Menumbuhkembangkan Peran Masyarakat dalam Pembangunan Kearsipan

Oleh : Musliichah

Dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dinyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saatini belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Kondisi ini menjadi salah satu pertimbangan lahirnya UU tersebut. Tujuan dari penyelenggaraan kearsipan yang ditetapkan dalam UU No. 43 Tahun 2009 diantaranya adalah :

a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; dan
c) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Membaca dari alasan diterbitkannya UU Kearsipan yang baru serta tujuan-tujuan yang hendak dicapai dapatlah ditarik suatu benang merah bahwa nasib kearsipan tidak hanya ditentukan oleh lembaga pemerintah seperti lembaga kearsipan, para pejabat dan pegawai pemerintah saja, tapi masyarakat luas pun turut serta berperan.

Masyarakat secara umum baik berkelompok dalam organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan sangat berperan baik sebagai subyek maupun obyek. Hal tersebut diatur secara rinci dalam UU No. 43 Tahun 2009 pada Bab VII Bagian Kedua Pasal 71 sampai dengan Pasal 77. Ruang lingkup peran masyarakat tersebut dalam pasal 71 jelaskan meliputi pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Sangat luas sekali ruang lingkup tersebut. Hal ini tentu memerlukan pemahaman dan penghayatan yang mendalam, disamping itu juga komitmen yang kuat.

Diantara peran-peran tersebut yang menarik dan menyentuh langsung akar permasalahan kearsipan yang sering muncul adalah :

a. peran serta dalam pengelolaan arsip dengan menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual, menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku;
b. peran serta dalam penyelamatan arsip dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan dan melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa memalui prosedur yang berlaku;

Apabila dua peran diatas benar-benar dapat dijalankan oleh setiap masyarakat tentu tidak akan ada lagi masalah peristiwa penting dan bersejarah berkaitan dengan kehidupan berkebangsaan yang tidak terekam, masalah perebutan atau sengketa aset karena tidak ada dokumen atau bukti yang sah, tidak ada lagi masalah pencurian hak intelektual atau plagiat yang tidak dapat diselesaikan dengan benar dan adil, tidak ada lagi masalah arsip hilang, dan lain sebagainya.

Satu lagi yang menarik dari UU ini adalah adanya reward and punishment. Penghargaan bagi masyarakat yang berperan aktif dalam pembangunan kearsipan diatur dalam pasal 73 ayat 2 dan 3, yaitu bahwa pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada masyarakat yag berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip dan pemerintah dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA. Klausul ini dapat menjadi rangsangan positif bagi masyarakat untuk berperan aktif di bidang kearsipan. Masalahnya sekarang adalah seberapa jauh komitmen pemerintah untuk mewujudkan janji tersebut, jangan sampai klausul itu hanya menjadi janji kosong. Disamping itu sejauh mana lembaga kearsipan yang ada mampu membuat umpan bagi masyarakat untuk berperan aktif. Sebut saja, sudah adakah lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA (Daftar Pencarian Arsip)? Jika belum ada lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA bagaimana masyarakat bisa tahu bahwa arsip yang dimiliki atau diketahui keberadaannya merupakan arsip yang sedang dicari oleh pemerintah.

Ibarat ada surga ada neraka, pemerintah pun juga menerapkan sanksi yang cukup berat (sanksi pidana) bagi siapapun termasuk masyarakat yang melanggar ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam UU tersebut pada Bab IX Pasal 81 sampai dengan Pasal 88. Ketentuan pidana yang apabila benar-benar diterapkan akan dapat menjaring pelakunya adalah :

a. setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 81);
b. setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama satu tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah) (pasal 83);
c. setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 86);
d. setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain diluar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) (pasal 87); dan
e. pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 58 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 88).

Ketentuan pidana ini bisa menjadi penangkal dan pencegah tindakan penyelewengan dan kejahatan di bidang kearsipan. Ibarat rumah penuh barang berharga, ketentuan-ketentuan pidana tersebut diumpamakan sebagai anjing penjaga yang siap menyalak dan menggigit siapapun yang hendak mencuri dan merusak barang berharga yang tersimpan dalam rumah tersebut. Dengan adanya penjaga-penjaga tersebut tentu saja semua berharap bahwa barang berharga yang ada senantiasa aman dan terselamatkan. Rumah yang dijaga ketat tersebut belum tentu selalu aman dan terbebas dari gangguan. Satu dua oknum pasti akan selalu berusaha untuk mengambil barang berharga tersebut. Apa jadinya bila para penjaga tersebut tidak pernah beraksi dan menunjukkan taringnya? Tentu oknum-oknum itu akan dengan mudah keluar masuk mencuri atau merusak barang berharga tersebut.

Tindakan beberapa oknum akan mewabah dan menggiring oknum-oknum yang lain untuk mengikuti jejaknya. Mereka tentu beranggapan bahwa para penjaga yang ada hanyalah anjing ompong yang tidak bisa menggigit. Demikian halnya apabila ketentuan pidana yang telah diatur sedemikian rupa seolah olah hanya dijadikan pajangan untuk menakut-nakuti saja artinya tidak sungguh-sungguh diterapkan tentu masyarakat akan tetap dengan mudah melakukan kegiatan yang termasuk kategori kejahatan dokumen. Mereka akan enteng-enteng saja melakukan perbuatan tersebut toh tidak ada konsekuensi dan sanksi yang harus mereka tanggung.

Mengingat ruang lingkup kearsipan begitu luas dan peran arsip yang sangat penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara maka kita semua harus serius dan berkomitmen tinggi dalam mengembangkan dan membangun kearsipan di Indonesia. Siapa yang bertanggungjawab dalam hal ini? Tentu saja seluruh elemen negara dari pemerintah, swasta, dan masyarakat secara umum. Apabila tugas ini hanya dibebankan pada pemerintah saja niscaya cita-cita mewujudkan dunia kearsipan yang maju dan modern sulit dicapai, seperti pepatah bagai pungguk merindukan bulan. Masyarakat umum baik secara berkelompok dalam organisasi politik, sosial kemasyarakatan maupun secara individu atau perorangan memiliki andil yang sangat besar dalam pengembangan dan pembangunan kearsipan. Oleh karena itu pemerintah harus mendorong dan menumbuhkembangkan peran dari masyarakat tersebut.

Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa banyak arsip-arsip penting yang masuk dalam kategori arsip statis bahkan arsip vital yang berkaitan dalam kehidupan berkebangsaan dan bernegara secara umum maupun lebih sempit lagi ruang lingkupnya arsip statis dan arsip vital suatu instansi pemerintah banyak yang hilang. Bahkan tidak jarang beberapa kali menemukan arsip-arsip statis bahkan arsip vital menjadi bungkus makanan atau menjadi bahan dagangan di penjual kertas bekas. Ini fenomena yang sudah tidak bisa dipungkiri lagi sangat sering terjadi. Banyak instansi yang menjual arsipnya karena sudah memenuhi ruangan atau gudang penyimpan tanpa didahului dengan pendataan dan penilaian arsip-arsip tersebut. Padahal dalam UU No. 43 Tahun 2009 jelas itu merupakan tindak pidana dengan sanksi yang cukup berat. Transaksi arsip itu jelas melibatkan masyarakat, minimal pembelinya, kuli/tukang angkut, dan pegawai/pekerja di bagian pengepul kertasnya.

Banyak kalangan masyarakat yang memiliki dan menyimpan arsip-arsip statis. Biasanya mereka adalah pelaku sejarah. Pengalaman di tempat kerja penulis, ada beberapa arsip yang kehilangan jejak artinya ada informasi mengenai adanya suatu arsip dan arsip itu banyak dicari dan dibutuhkan seperti sk pendirian fakultas dan arsip-arsip lain terkait perkembangan fakultas dan universitas tetapi secara fisik arsip tersebut tidak ada dan tidak tersimpan. Dalam buku sejarah atau profil fakultas dan universitas dijelaskan suatu peristiwa atau keadaan dengan menyebutkan arsip yang menjadi dasar peristiwa atau keadaan itu. Jadi kami mengetahui informasi ada arsip tentang suatu masalah tertentu tetapi kami tidak memiliki fisik arsip tersebut. Langkah yang ditempuh antara lain memburu arsip tersebut ke lembaga kearsipan baik tingkat propinsi maupun di ANRI, dan browsing di internet. Namun hasilnya belum memuaskan, masih banyak arsip yang belum ditemukan. Langkah selanjutnya yang ditempuh adalah memburu arsip-arsip tersebut pada tokoh-tokoh atau pelaku sejarah yang namanya tercantum dalam arsip atau buku sejarah tersebut. Hasilnya sangat memuaskan, banyak arsip yang ditemukan. Lebih dari itu kami bahkan mendapatkan arsip-arsip lain diluar pengetahuan kami yang dimiliki oleh para tokoh atau pelaku sejarah tersebut. Ini menunjukkan bahwa secara umum banyak arsip-arsip statis dan vital yang disimpan secara pribadi oleh masyarakat.

Peristiwa-peristiwa tersebut di atas merupakan contoh betapa peran masyarakat umum khususnya secara perorangan sangat berperan dan berpengaruh dalam kearsipan di Indonesia. Saat ini kita berpacu dengan waktu sehingga harus secepat mungkin bertindak. Jangan sampai semakin banyak terjadi pemusnahan arsip secara ilegal dan jual beli arsip dan para tokoh atau pelaku sejarah itu meninggal sebelum kita melacak arsip-arsip statis atau mereka menyerahkan arsip statis yang mereka miliki. Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan hilangnya memori kolektif bangsa itu bisa disebab dua kemungkinan. Kemungkinan pertama karena para pelaku tidak mengetahui bahwa arsip yang mereka musnahkan, mereka jual, atau mereka simpan secara pribadi itu penting dan harus diserahkan kepada negara melalui lembaga kearsipan dan tindakan-tindakan tersebut merupakan tindak pidana. Kemungkinan kedua mereka mengetahui hal tersebut tetapi malas karena tidak mau repot dan berharap keuntungan lebih serta menganggap bahwa pemerintah tidak serius dalam menerapkan peraturan yang ada. Nyatanya banyak orang yang memusnahkan arsip, memperjualbelikan arsip dan menyimpan serta memiliki arsip yang seharusnya diserahkan kepada negara mereka tetap aman-aman saja, tidak tersentuh oleh hukum. Mereka juga berfikir apa untungnya bila arsip-arsip tersebut diberikan kepada negara. Mereka berfikir demikian karena negara dalam hal ini pemerintah sepertinya kurang serius dalam memberikan penghargaan dan imbalan kepada mereka yang turut serta dalam membangun kearsipan ini. Artinya yang baik dan yang jahat mendapat perlakuan yang sama. Jadi buat apa berbuat baik, lebih baik berbuat jahat dengan memperjualbelikan arsip kan dapat untung. Inilah pemahaman yang terjadi di masyarakat.

Undang-undang telah dibuat sekarang saatnya untuk melaksanakannya. Untuk dapat melaksanakan atau mengimplementasikan UU tersebut diperlukan sosialisasi. Sosialisasi ini harus segera dan secara gencar dilakukan oleh pemerintah dalam hal ini diwakili oleh ANRI dan lembaga kearsipan tingkat provinsi dan kabupaten. Minimal dalam jangka waktu satu tahun sejak diundangkannya UU No. 43 Tahun 2009 sosialisasi mengenai keberadaan UU tersebut dan peran serta dan kedudukan masyarakat dalam UU tersebut harus sudah berjalan. Selama ini pemerintah terkesan hanya fokus pada instansi pemerintah dan para pejabat atau pegawai pemerintah saja sedangkan masyarakat umum hampir tidak tersentuh. Paradigma ini harus diubah, artinya perlu ditanamkan pemahaman bahwa yang bertanggungjawab dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa ini adalah seluruh elemen bangsa termasuk masyarakat. Untuk itu masyarakat pun harus dibekali dengan ilmu, pengetahuan, dan keterampilan yang memadai mengenai kearsipan.

Langkah konkret yang dapat segera ditempuh pemerintah antara lain melakukan sosialisasi dan propaganda baik melalui media massa maupun door to door di kalangan masyarakat. Seperti layaknya melakukan penyuluhan kesehatan, penyuluhan arsip pun sudah saatnya terjun langsung ke bawah disampaikan dalam pertemuan formal atau informal di masyarakat seperti bersamaan dengan arisan, pengajian, rapat, atau kesempatan-kesempatan lainnya. Konsekuensinya pemerintah harus memiliki kader-kader militan yang siap terjun ke bawah. Ini dapat dicontoh dari suksesnya pemerintah di era 80-an dalam menggalakkan KB. Dimana pemerintah mengangkat kader-kader yang dibekali pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan penyuluhan sekaligus pendampingan. Bila langkah ini akan dijalankan juga dalam bidang kearsipan, kiranya perlu dicoba untuk membuka posko pendaftaran sukarelawan. Pemerintah membuka peluang sekaligus memfasilitasi masyarakat yang tertarik dan terpanggil untuk berperan serta dalam membangun kearsipan di Indonesia.

Setidaknya dengan cara tersebut di atas kita dapat membumikan undang-undang kearsipan yang selama ini kita tunggu-tunggu. Jangan sampai undang-undang itu hanya kita gantung setinggi langit, namun kita simpan rapi dilemari dan hanya kita buka apabila kita memerlukan saja. Undang-undang tersebut akan lebih bermanfaat apabila kita simpan dalam otak dan hati artinya kita pelajari dan kita hayati, selanjutnya secara bersama-sama kita bumikan dengan menjalankan dan mengamalkannya.

DAFTAR PUSTAKA

UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Agus Dwiyanto, dkk. 2002. Reformasi Birokrasi Publik di Indonesia, Yogyakarta : Galang Printika
Hadi Abubakar.1997. Cara-Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan efisien, Jakarta : Djambatan

Gambar diambil dari: http://swcenter.fortlewis.edu/records.shtml

Sumber: http://www.duniaarsip.com/menumbuhkembangkan-peran-masyarakat-dalam-pembangunan-kearsipan.html/

PERAN ARSIP DALAM PENDIDIKAN KARAKTER BANGSA

PERAN ARSIP DALAM PENDIDIKAN KARAKTER BANGSA

Pendahuluan

 Sejak  berlangsungnya era  reformasi pertengahan  tahun 1998 an, yang ditandai dengan mundurnya Suharto sebagai Presiden Indonesia,  banyak harapan anak  bangsa akan adanya perubahan yang fundamental terjadi. Perubahan yang lebih baik dalam berbagai aspek yang bermuara kepada kemajuan dan kesejahteraan rakyat.  Memang perubahan  terjadi,  tetapi  bukan perubahan yang menuju keadilan dan kemakmuran   bangsa, melainkan deraan krisis dan persoalan mengecamuk dalam perjalanan kehidupan bangsa ini.

 Dengan kasat mata apa yang disaksikan dan dirasakan saat ini adalah munculnya  beragam  persoalan   seperti  persoalan ekonomi, pengangguran, keamanan, kekerasan dan  korupsi. Khususnya tindakan  korupsi justru semakin marak seakan-akan keterbukaan dilampiaskan dengan berbagai tindakan yang kebablasan. Bagaikan  gelombang, gelombang  kehancuran makin mendekati  bangsa Indonesia

Maraknya perilaku korupsi dan kolusi maupun nepotisme  masih saja belum dapat dikikis Prilaku tak  baik tersebut masuk ke dalam berbagai lapisan, seperti di  lingkungan instanasi pemerintah (eksekutif), legistlatif dan yudikatif, bahkan  yang melibatkan pihak swasta maupun  oknum dari partai politik.

  Di samping itu  prilaku  kekerasan  terjadi di seperti yang dipertontonkan oleh generasi intelektual yaitu  mahasiswa. Ada tawuran mahasiswa dengan mahasiswa di luar kampus, ada antara mahasiswa yang satu kampus, ada kekerasanan mahasiswa terhadap pihak kampus, tawuran antar  pelajar, perkelahian antar organisasi kemasyarakatan,  dan pertarungan  antar pendukung masing-masing calon kepala daerah, serta  konflik antar  elemen masyarakat dengan aparat keamanan.

Kekerasan yang terjadi kepada anak-anak juga sungguh memprihatikan. Ketua Umum Komisi Nasional Perlindungan Anak Arist Merdeka Sirait mengungkapkan, dalam empat bulan pertama di tahun 2011, pihaknya menerima 435 kasus kekerasan yang melibatkan anak. Artinya, terjadi kasus kekerasan anak setiap bulan. Pada  tahun 2010, Komisi Nasional Perlindungan Anak  mendapat 2.339 laporan kekerasan terhadap anak. Kekerasan juga terjadi kepada para wartawan, yang berdasarkan data dari   Aliansi Jurnalis Independen (AJI) Indonesia,  sejak bulan Januari hingga Mei tahun 2011, kekerasan terhadap wartawan  telah  terjadi 23 kasus.

Bagaikan sudah berurat akar, sulit untuk mengurai jaring-jaring persoalannya yang melanda bangsa Indonesia  saat terjangan gelombang kekerasan yang  melanda bangsa ini. Begitupun bak kata mutiara badai pasti berlalu, maka yang diperlukan sekarang adalah  merumuskan permasalahan utamanya sekaligus mencari jalan keluar dari permasalahan tersebut.

           Adapun  permasalahan utama yang dapat dideintifikasi menurut penulis adalah bagaimana peran arsip  dalam  pendidikan karakter bangsa.

Kedudukan Arsip  dalam Konteks kelembagaan

Arsip Nasional  Republik Indonesia merupaka  Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 7 tahun 1971tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian dirubah menjadiUndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

 Undang Undang  Nomor  43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat  (1)  menyebutkan Kearsipan  adalah  hal-hal yang berkenaan dengan arsip.  Pada pasal 1 ayat (2)  Undang  Undang tersebut di atas menyebutkan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga.

Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia yang  melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan menyelenggarakan fungsi yaitu    :

1.  Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;

2.  Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;

3.  Fasilitasi    dan    pembinaan  terhadap   kegiatan  instansi pemerintah  di bidang kearsipan;

4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.

Arsip Nasional Republik Indonesia  mengedepankan Visinya sebagai  “ Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”, dengan misi  :

a. Memberdayakan   arsip    sebagai    tulang  punggung  manajemen pemerintahan dan pembangunan;

b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;

c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;

d. Melestarikan   arsip  sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia;

e. Memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,

    pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

Pendidikan Karakter Bangsa

Pemahaman tentang  Pendidikan Karakter Bangsa yang  satu dua tahun terakhir ini mulai di dengungkan, dapat diperjealas dengan menguraikan tiga kata  yang membentuknya yaitu pendidikan, karakter dan bangsa.

 Ki Hajar Dewantara mengemukaan pengertian Pendidikan adalah  daya upaya untuk memajukan bertumbuhnya  budi pekerti (kekuatan, batin dan karakter, pikiran (intellect) dan  tubuh anak. Bagian-bagian itu tidak boleh dipisahkan agar kita dapat memajukan kesermpurnaan hidup anak-anak kita.

Menurut  Edgar Dalle,  Pendidikan adalah usaha sadar yang dilakukan oleh keluarga, masyarakat, dan pemerintah melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, dan latihan, yang berlangsung di sekolah dan di luar sekolah sepanjang hayat untuk mempersiapkan peserta didik agar dapat mempermainkan peranan dalam berbagai lingkungan hidup secara tetap untuk masa yang akan datang.

Undang Undang  Nomor . 20 tahun 2003  Tentang Sistem Pendidikan nasional menyebutkan bahwa Pendidikan adalah usaha sadar terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritualkeagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan darinya, masyarakat, bangsa, dan negara.

Pada pasal 3 Undang Undang  Nomor . 20 tahun 2003  Tentang Sistem Pendidikan Nasional menyebutkan Pendidikan nasional berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, bertujuan untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab

Adapun pengertian  Karakter  menurut  Kamus Lengkap Bahasa Indonesia  Hoetomo MA yaitu   sifat-sifat kejiwaan, akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari yang lain; tabiat; watak.

Karakter erat kaitannya  dengan kekuatan moral, berkonotasi positif bukan netral. Jadi, orang berkarakter adalah orang punya kualitas moral (tertentu) yang positif. Bangsa yang berkarakter ada;ah bangsa yang memiliki  mutu moralitas yang baik, yang meliputi kepada nilai nilai antara lain : 

1. Taat Beribadah

2. Kejujuran

3. Percaya Diri

4. Saling Menghargai

5. Semangat Belajar/Berkerja

6. Kerja Sama

Sedangkan berkaitan dengan bangsa, beberapa ahli menajakan buah pikirannya antara lain apa yang  dikemukan Otto Bauer mendefinisikan bangsa adalah kelompok  manusia yang mempunyai persamaan karakter. Karakteristik tumbuh karena adanya persamaan nasib.

Menurut Friederich Hertz tiap bangsa mempunyai 4 unsur aspirasi yakni:
1. Keinginan untuk mencapai kesatuan nasional.

2. Keinginan  untuk mencapai kemerdekaan dan kebebasan nasionalisme sepenuhnya.

3. Keinginan dalam kemandirian, keunggulan, individualitas, keaslian atau kekhasan.

4. Keinginan  untuk menonjol dari antara bangsa-bangsa dalam mengejar kehormatan, pengaruh, dan prestise.

Memformulasikan peran arsip dalam pendidikan karakter bangsa

Bangsa Indonesia  pada hakikatnya bangsa yang besar, yang memiliki nilai-nilai luhur sebagai manusia. Hal itu telah tumbuh sejak zaman nenek moyang  seperti nilai-nilai  kebersamaan, gotong royong, saling menghormati dan menghargai perbedaan, serta memiliki nilai juang tinggi.

Sejarah telah merekam semuanya bagaimana para pendiri bangsa ini tanpa pamrih berjuang apakah  secara lokal seperti yang dilakukan banyak pahlawan seperti Sultan Hasanuddin,  Teungku  Cit dik Tiro,  Cut Nyak Dhien, Teuku Umar, Pangeran Diponegoro, Raja Sisingamangaraja XII, Raden  Ajeng Kartini, Dewi Sartika, Budi Oetomo, Martha Christina Tiahahu  hingga Ir Soekarno, Muhammad Hatta, Jenderal Sudirman, dan para pahlawan  maupun pejuang lainnya. Mereka berani melakukan perlawanan terhadap penjajah meskipun harus berkorbankan  tenaga, harta bahkan nyawa.

NIlai – nilai yang terkandung dalam prilaku   para pahlawan  dan generasi endiri bangsa ini, maupun para leluhur  pada hakikatnya merupakan  perwujudan karakter bangsa yang sejatinya. Nilai-nilai tersebut juga merupakan upaya perwujudan amanat Pancasila dan Pembukaan UUD 1945.

Oleh karena itu pendidikan karakter bangsa tidak lain upaya yang berkesinambungan untuk   menanamkan kebiasaan (habituation) tentang hal mana yang baik sehingga peserta didik menjadi paham (kognitif) tentang mana yang benar dan salah, mampu merasakan (afektif) nilai yang baik dan biasa melakukannya (psikomotor). Dengan kata lain, pendidikan karakter yang baik harus melibatkan bukan saja aspek “pengetahuan yang baik (moral knowing), akan tetapi juga “merasakan dengan baik atau loving good (moral feeling), dan perilaku yang baik (moral action).

Peran arsip dalam hal ini adalah memberikan informasi yang lurus dan benar tentang sejarah perjalanan bangsa. Kegiatan kearsipan yang dilakukan bukan semata-mata pemenuhan  ketentuan standar  yang ada tetapi harus mampu memberikan konstirbusi   secara nyata bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Karena  ‘ruh’  dari kearsipan itu sendiri pada hakikatnya adalah mengolah informasi, maka selain pengelolaan fisik arsip,  idelanya  juga mengolah dan memanfaatkan informasi yang terkandung dalam arsip dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan pengembangan pendidikan termasuk pendidikan karakter bangsa. Realisasinya dapat dilakukan dalam lingkup  :

1. Satuan Pendidikan, mulai dari satuan atau jenajang  Sekolah Dasar (SD) hingga  Perguruan Tinggi. Pada jenjang Sekolah Dasar porsinya justru lebih besar dibandingkan jenjang pendidikan lainnya,  dengan harapan akan lebih melekat  bagi  siswa sekolah dasar hingga mereka dewasa. Pendekatan yang dilakukan melalui :

   a. Pendekatan terintegrasi dalam semua mata pelajaran,

   b. Pengembangan budaya satuan pendidikan,

   c. Pelaksanaan kegiatan kokurikuler dan ekstrakurikuler,

   d. pembiasaan perilaku dalam kehidupan di lingkungan sekolah/kampus

2. Pemerintahan, prosesnya dapat dimulai sejak CPNS  hingga  PNS yang terus menerus dilaksanakan melalui Pendidikan dan Latihan seperti Prajabatan, Diklat Adum, Spama dan Spamen serta Sepati, maupun di dalam Kursus maupun Diklat Fungsional, agar terbangun keteladanan dalam diri Pegawai Negeri Sipil, maupun para pejabat.

3. Masyarakat  Sipil,   melalui organisasi – organisasi kemasyarakatan sehingga para anggotanya dapat mentranformasikannya di lingkungan keluarga dan di tengah – tengah masyarakat di mana mereka tinggal.

4. Masyarakat Politik,  hal ini perlu menjadi  perhatian  serius bagi  partai politik, mengingat  keterbukaan  yang ada saat ini,  banyak  kader  dan calon legislatif  bermunculan,  yang menjadi bagian penyelenggara Negara seperti di legislatif maupun Kepala Daerah. Ibarat pesawat terbang  kader partai politik bagaikan pilot dan pramugara atau pramugarinya, sedangkan rakyat atau masyarakat adalah penumpang. Maka dari itu wajar pendidikan politik yang dilakukan  oleh partai politik memasukkan juga pendidikan karakter bangsa didalam kegiatan tersebut.

5. Dunia Usaha dan Industri,  dengan  elemen organisasinya seperi Kadin, Himpi dan  organisasi usaha lainnya,  dapat melaksanakan program pendidikan karakter bangsa  kepada para pelaku  ekonomi, agar memiliki daya juang dan kompetensi dibidang usahanya, sehingga persaingan sehat itu tumbuh berkembang, menguatnya  kewirausahaan, dan cinta terhadap produk dalam negeri.

6. Media Massa, mengingat seperti apa yang dikemukan   Laswell, media massaapakah cetak dan elektornik memiliki  fungsi  sebagai  :  Fungsi pengawasan (surveillance), penyediaan informasi tentang berbagai hal:  Fungsi penghubungan (correlation), dimana terjadi penyajian pilihan solusi untuk suatu masalah; Fungsi pentransferan budaya (transmission), adanya sosialisasi dan pendidikan. dan  Fungsi hiburan (entertainment) yang diperkenalkan oleh Charles Wright. Dengan kata lain media massa dapat menjadi wahana bagi  arsip  dalam menginfomasikan peran arsip  dalam  pendidikan karakater bangsa.

Penutup

Arsip memainkan peran yang signifikan  dalam pendidikan karakter bangsa karena arsip  melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa, sehingga  komponen bangsa bisa mengetahui sejarah para pahlawan yang mengandung nilai-nilai yang bisa dijadikan teladan. sumber Intinya adalah arsip  merupakan sumber  informasi dan warisan  budaya .

Sebagai  sumber  informasi  dapat  digunakan  dalam konteks apapun, dan sebagai warisan budaya  tentu ia memiliki nilai nilai    kebaikan  yang universal  yang  dapat menjadi  bahan  pencerahan bagi generasi selanjutnya.

Penerapan ke dua hal tersebut   dapat dilakukan di ruang lingkup seperti satuan  pendidikan,  di lingkungan keluarga, pemerintahan, masyarakat politik, dunia usaha dengan beragam format antara lain kurikulum pendidikan, buku,  pameran,  poster, film, cerita, diorama dan sebagainya.

Sumber: http://semenja-rasa.blogspot.com/2012/03/peran-arsip-dalam-pendidikan-karakter.html

Perencanaan terhadap Dokumen Rekam Medis In-aktif dan Ruang Pengelolaan Rekam Medis

Perencanaan terhadap Dokumen Rekam Medis In-aktif dan Ruang Pengelolaan Rekam Medis

Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat 

terbatasnya ruang penyimpanan. 

Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30). Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.

Ruangan Pengelolaan Rekam Medis 

Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran. 

Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut : 

- Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu. 

- Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip.

-Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. 

- Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). 

- Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda. 

- Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24). 

Tata Cara Pengambilan dan Pengangkatan Rekam Medis

Tata Cara Pengambilan dan Pengangkatan Rekam Medis

Pengambilan rekam medis

Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Pengeluaran rekam medis 

 Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah : 

- Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa 

tanda keluar/kartu permintaan. 

- Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya  setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. 

- Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. 

- Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. 

b. Petunjuk Keluar (Outguide) 

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali. 

c. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis 

 Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27). 

Pengangkutan Rekam Medis 

 Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang dilakukan dengan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengembalian ini ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Rekam medis yang dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian rekam medis. Beberapa rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian (Dep.Kes, 1991 :30). 

Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga. 

Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam 

medis yaitu:

ASAS

1. Sentralisasi 

 Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis. 

 Kebaikan sistem sentralisasi adalah : 

- Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. 

- Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan. 

- Efisiensi kerja petugas. 

- Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat. 

 Kelemahannya adalah : 

- Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis. 

- Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik. 

2. Desentralisasi 

 Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis.

 Kebaikan sistem desentralisasi adalah : 

- Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat. 

- Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan. 

- Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit. 

Kelemahannya adalah : 

- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah. 

- Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak. 

- Bentuk/isi rekam medis berbeda. 

- Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain. 

Sistem 

Dalam penyimpanan dokumen rekam medis memerlukan sebuah sistem untuk mendukung kemudahan temu balik arsip 

Numerik (berdasarkan angka atau nomor). 

Ada 3 (tiga) macam penyimpanan 

dengan sistem numerik yaitu: 

1. Sistem nomor langsung (straight numerical filing system) 

 

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam 

medis. 

Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026. 

 

 Kebaikan dari sistem ini adalah : 

- Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif. 

- Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan penyimpanan. 

 

 Kelemahannya adalah : 

- Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru. 

- Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan. 

- Pengawasan kerapian sukar dilakukan. 

2. Sistem angka akhir (terminal digit filing system) 

 Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. 

Contoh :
                   22                       50                              23
             angka ketiga      angka kedua         angka pertama
             (tertiary digits) (secondary digits)   (primary digits) 

 

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. 

 

 Contoh :
 22-50-23
 23-50-23
 24-50-23
 25-50-24
 26-50-25 

Kebaikan sistem angka akhir ini adalah : 

- Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. 

- Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata. 

- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut. 

-Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan perencanaan rak. 

- Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak. 

 

 Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan. 

3. Sistem angka tengah (middle digit)

Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. 

 

 Contoh :
                        22                   23                      50
                Angka kedua    angka pertama    angka ketiga 

 

 Kebaikan sistem angka tengah adalah : 

- Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya 

berurutan. 

- Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih 

muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. 

- Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem 

nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. 

- Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga 

kekeliruan menyimpan dapat di cegah. 

- Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas. 

- Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke 

tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 : 19). 

Otomasi Kearsipan

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine ReadableRecord.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :

a).  Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)

c).  Pita magnetik (magnetic tape)

d).  Kaset (cassette)

e).  Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan

Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

1.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3.    Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4.    Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

Pengelolaan Arsip Dinamis di Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan perguruan tinggi dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggii. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip, serta program arsip vital dan arsip terjaga. 

1. Penciptaan Arsip 

a. Pembuatan 

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal 

berikut:. 

1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks; 

2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik; 

3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat, maka pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses; 

4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 

5) Pembuatan arsip harus didokumentasiikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.

b. Penerimaan 

Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). 

Penerimaan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Arsip diterima dengan aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca; 

2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang; 

3) Arsip dalam bentuk faksimili dinggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip; 

4) Arsip diangggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak, dan penerimaan arsip itu harus didokumentasiikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh unit pengolah.; 

5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan. 

c. Registrasi 

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh perguruan tinggi kedalam sistem kearsipan, dengan 

memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsiten; 

2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode unik yang bertujuan untuk merekam informasi ringkas mengenai arsip; 

3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai standar metadata kearsipan, sekurang-kurangnya meliputi: nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, kode klasifikasi. 

d. Pendistribusian 

Pendistribusi arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap; 

2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman; 

3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lingkungan perguruan tinggi. Adapun prosedur distribusi arsip 

dilaksanakan melalui: 

a. Penyampaian arsip ke unit kerja di lingkungan perguruan tinggi; 

b. Pengendalian arsip; 

c. Penyampaian arsip ke pimpinan; 

d. Pengendalian terhadap pergerakan arsip di lingkungan perguruan 

tinggi. 

2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip 

a. Pemberkasan Arsip Aktif 

1) Arsip yang sudah diregistrasikan dan didistribusikan harus diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip; 

2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan: pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, pengelompokan, pelabelan, pembuatan daftar isi berkas, penyimpanan arsip, pembuatan daftar arsip aktif; 

3) Pemberkasan arsip aktif pada satuan di lingkungan perguruan tinggi ditujukan untuk tertatanya fisik dan informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif; 

4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas; 

5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, tahun, jumlah, keterangan; 

6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, keterangan; 

7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif pada unit kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh arsiparis; 

8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan II untuk disampaikan kepada LKPT sebagai simpul jaringan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

b. Penataan Arsip Inaktif 

1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan II dan unit kearsipan I dilaksanakan berdasarkan prinsip asas asal usul dan prinsip aturan asli, melalui kegiatan: pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif.

2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata: pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi; tahun, jumlah, keterangan. 

3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan I perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

5) Daftar arsip inaktif dari unit kearsipan II disampaikan kepada unit kearsipan I pada LKPT dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

c. Pemeliharaan Arsip 

1) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; 

2) Penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk dan 

media arsip ; 

3) Suhu dan kelembapan udara ruangan arsip diatur secara konstan sesuai dengan bentuk dan media arsip; 

4) Pelindungan dan pengamanan arsip dilaksanakan terhadap fisik dan informasinya.