Perencanaan terhadap Dokumen Rekam Medis In-aktif dan Ruang Pengelolaan Rekam Medis

Perencanaan terhadap Dokumen Rekam Medis In-aktif dan Ruang Pengelolaan Rekam Medis

Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat 

terbatasnya ruang penyimpanan. 

Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30). Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.

Ruangan Pengelolaan Rekam Medis 

Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran. 

Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut : 

- Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu. 

- Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip.

-Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. 

- Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). 

- Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda. 

- Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24). 

Tata Cara Pengambilan dan Pengangkatan Rekam Medis

Tata Cara Pengambilan dan Pengangkatan Rekam Medis

Pengambilan rekam medis

Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Pengeluaran rekam medis 

 Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah : 

- Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa 

tanda keluar/kartu permintaan. 

- Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya  setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. 

- Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. 

- Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. 

b. Petunjuk Keluar (Outguide) 

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali. 

c. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis 

 Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27). 

Pengangkutan Rekam Medis 

 Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang dilakukan dengan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengembalian ini ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Rekam medis yang dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian rekam medis. Beberapa rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian (Dep.Kes, 1991 :30). 

Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga. 

Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam 

medis yaitu:

ASAS

1. Sentralisasi 

 Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis. 

 Kebaikan sistem sentralisasi adalah : 

- Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. 

- Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan. 

- Efisiensi kerja petugas. 

- Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat. 

 Kelemahannya adalah : 

- Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis. 

- Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik. 

2. Desentralisasi 

 Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis.

 Kebaikan sistem desentralisasi adalah : 

- Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat. 

- Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan. 

- Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit. 

Kelemahannya adalah : 

- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah. 

- Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak. 

- Bentuk/isi rekam medis berbeda. 

- Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain. 

Sistem 

Dalam penyimpanan dokumen rekam medis memerlukan sebuah sistem untuk mendukung kemudahan temu balik arsip 

Numerik (berdasarkan angka atau nomor). 

Ada 3 (tiga) macam penyimpanan 

dengan sistem numerik yaitu: 

1. Sistem nomor langsung (straight numerical filing system) 

 

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam 

medis. 

Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026. 

 

 Kebaikan dari sistem ini adalah : 

- Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif. 

- Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan penyimpanan. 

 

 Kelemahannya adalah : 

- Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru. 

- Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan. 

- Pengawasan kerapian sukar dilakukan. 

2. Sistem angka akhir (terminal digit filing system) 

 Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. 

Contoh :
                   22                       50                              23
             angka ketiga      angka kedua         angka pertama
             (tertiary digits) (secondary digits)   (primary digits) 

 

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. 

 

 Contoh :
 22-50-23
 23-50-23
 24-50-23
 25-50-24
 26-50-25 

Kebaikan sistem angka akhir ini adalah : 

- Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. 

- Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata. 

- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut. 

-Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan perencanaan rak. 

- Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak. 

 

 Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan. 

3. Sistem angka tengah (middle digit)

Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. 

 

 Contoh :
                        22                   23                      50
                Angka kedua    angka pertama    angka ketiga 

 

 Kebaikan sistem angka tengah adalah : 

- Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya 

berurutan. 

- Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih 

muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. 

- Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem 

nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. 

- Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga 

kekeliruan menyimpan dapat di cegah. 

- Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas. 

- Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke 

tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 : 19). 

Otomasi Kearsipan

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine ReadableRecord.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :

a).  Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)

c).  Pita magnetik (magnetic tape)

d).  Kaset (cassette)

e).  Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan

Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

1.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3.    Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4.    Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

Pengelolaan Arsip Dinamis di Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan perguruan tinggi dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggii. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip, serta program arsip vital dan arsip terjaga. 

1. Penciptaan Arsip 

a. Pembuatan 

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal 

berikut:. 

1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks; 

2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik; 

3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat, maka pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses; 

4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 

5) Pembuatan arsip harus didokumentasiikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.

b. Penerimaan 

Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). 

Penerimaan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Arsip diterima dengan aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca; 

2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang; 

3) Arsip dalam bentuk faksimili dinggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip; 

4) Arsip diangggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak, dan penerimaan arsip itu harus didokumentasiikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh unit pengolah.; 

5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan. 

c. Registrasi 

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh perguruan tinggi kedalam sistem kearsipan, dengan 

memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsiten; 

2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode unik yang bertujuan untuk merekam informasi ringkas mengenai arsip; 

3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai standar metadata kearsipan, sekurang-kurangnya meliputi: nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, kode klasifikasi. 

d. Pendistribusian 

Pendistribusi arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap; 

2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman; 

3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lingkungan perguruan tinggi. Adapun prosedur distribusi arsip 

dilaksanakan melalui: 

a. Penyampaian arsip ke unit kerja di lingkungan perguruan tinggi; 

b. Pengendalian arsip; 

c. Penyampaian arsip ke pimpinan; 

d. Pengendalian terhadap pergerakan arsip di lingkungan perguruan 

tinggi. 

2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip 

a. Pemberkasan Arsip Aktif 

1) Arsip yang sudah diregistrasikan dan didistribusikan harus diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip; 

2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan: pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, pengelompokan, pelabelan, pembuatan daftar isi berkas, penyimpanan arsip, pembuatan daftar arsip aktif; 

3) Pemberkasan arsip aktif pada satuan di lingkungan perguruan tinggi ditujukan untuk tertatanya fisik dan informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif; 

4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas; 

5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, tahun, jumlah, keterangan; 

6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, keterangan; 

7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif pada unit kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh arsiparis; 

8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan II untuk disampaikan kepada LKPT sebagai simpul jaringan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

b. Penataan Arsip Inaktif 

1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan II dan unit kearsipan I dilaksanakan berdasarkan prinsip asas asal usul dan prinsip aturan asli, melalui kegiatan: pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif.

2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata: pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi; tahun, jumlah, keterangan. 

3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan I perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

5) Daftar arsip inaktif dari unit kearsipan II disampaikan kepada unit kearsipan I pada LKPT dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

c. Pemeliharaan Arsip 

1) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; 

2) Penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk dan 

media arsip ; 

3) Suhu dan kelembapan udara ruangan arsip diatur secara konstan sesuai dengan bentuk dan media arsip; 

4) Pelindungan dan pengamanan arsip dilaksanakan terhadap fisik dan informasinya. 

Sistem Kearsipan di China

BPK Komite Sentral dan Dewan Negara mengeluarkan "pada penguatan dan perbaikan situasi baru Files Work"

Author: Arsip Nasional Kantor Sumber: Arsip Nasional Kantor 4 Mei 2014

     Baru-baru ini, Komite Sentral CPC dan Dewan Negara mengeluarkan "Pendapat Penguatan dan Peningkatan kerja arsip di bawah situasi baru," dan mengeluarkan pemberitahuan mewajibkan semua lokasi dan departemen untuk serius mengimplementasikan sebenarnya.

    "Penguatan dan meningkatkan kerja arsip di bawah opini situasi baru" berbunyi sebagai berikut.

     Berkas sebagai pihak dan negara dan orang-orang yang bekerja pada berbagai aspek dari catatan yang benar adalah untuk mempromosikan perkembangan ilmiah negara kita, partai dan negara dan melindungi kepentingan mendasar rakyat dasar penting. Arsip partai dan negara pekerjaan pondasi diperlukan, jangan kerja arsip merupakan tanggung jawab penting dari berbagai departemen dan unit di semua wilayah.

     Saat ini, wajah situasi baru dan tugas-tugas baru dan persyaratan baru, masih ada beberapa arsip tempat yang tidak pantas, terutama: kurang memperhatikan beberapa daerah dan sektor arsip, kondisi keamanan berkas perlu untuk lebih meningkatkan pengembangan modus koleksi file, alat manajemen, mekanisme layanan perlu inovasi lebih lanjut, file perlu untuk lebih meningkatkan kualitas kader. Pekerjaan arsip dalam situasi yang baru, untuk promosi pengembangan ilmu pengetahuan ekonomi dan sosial, untuk menjaga keamanan nasional dan stabilitas sosial, melindungi hak-hak yang sah dan kepentingan rakyat, kemampuan partai untuk meningkatkan tingkat manajemen dan pemerintah memiliki makna penting. Untuk benar-benar menerapkan partai 18 dan semangat rapat pleno kedelapan Deng Xiaoping Teori, pikiran penting "Tiga Wakil" sebagai bimbingan konsep ilmiah tentang pembangunan, untuk membangun dan memperbaiki file rakyat yang meliputi sumber daya sistem, untuk memfasilitasi massa menggunakan sistem file untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dari sistem file file keamanan sebagai tujuan, untuk lebih meningkatkan arsip mekanisme kelembagaan untuk meningkatkan perlindungan untuk bekerja arsip untuk mendukung upaya untuk mempromosikan perkembangan ilmiah arsip.

     Pertama, untuk meningkatkan mekanisme kelembagaan arsip

    (A) mematuhi kepemimpinan terpadu dan prinsip-prinsip manajemen desentralisasi. Di atas departemen administrasi kabupaten di semua tingkatan kedua berkas arsip mengawasi wilayah administrasi otoritas membimbing partai, dan mengawasi wilayah administrasi kerja arsip membimbing instansi pemerintah dan unit lain, tingkat arsip nasional komprehensif baik manajemen terpusat kelas berkas organ partai, dan manajemen terpusat dari tingkat instansi pemerintah dan unit lain dari file. Menjunjung dan terus meningkatkan kepemimpinan komite partai dan pemerintah, departemen terpusat bertanggung jawab atas file, sistem file bekerja sama untuk berpartisipasi dalam semua aspek, untuk memastikan pembagian peran yang jelas, dalam koordinasi yang erat dan upaya bersama untuk mempromosikan pembangunan yang terkoordinasi arsip.

    (B) secara efektif meningkatkan bagian administrasi arsip kemampuan untuk melakukan tugas mereka sesuai dengan hukum. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan dari departemen administrasi file kelas arsip melakukan fungsi penegakan hukum memberikan kondisi administratif untuk meningkatkan pengawasan dan bimbingan dari kemampuannya untuk menegakkan hukum. Mendukung bagian administrasi arsip akan melakukan organ administrasi, unit layanan arsip, dan menghukum berat kasus ilegal berbagai jenis file. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkat harus secara aktif membimbing perusahaan milik negara untuk melaksanakan pekerjaan arsip, bimbingan, membantu organisasi ekonomi non-publik dan organisasi sosial melakukan pekerjaan arsip, aktif menciptakan model baru dari manajemen file akar rumput, mengembangkan daerah-daerah baru kerja arsip.

    (C) mendorong arsip komprehensif membangun tingkat nasional. Di semua tingkatan untuk fokus pada arsip nasional yang komprehensif disimpan oleh hukum untuk menerima partai tingkat yang sama dan organ-organ pemerintah, perusahaan, lembaga, organisasi sosial dari berbagai jenis file (termasuk file elektronik, sama di bawah), dan Lembaran Pemerintah dan informasi publik pemerintah lainnya, sementara memperluas lingkup file untuk menerima, tingkat masing-masing unit menerima file milik instansi; diminta untuk memberikan penggunaan masyarakat, dan secara efektif meningkatkan profil kapasitas pelayanan publik. Komite partai dan pemerintah di atas tingkat kabupaten adalah bangunan utama dari arsip National Comprehensive kelas, sesuai dengan "gedung Arsip standar" dan "desain bangunan Archives" persyaratan, arsip Nasional Komprehensif daerah dibangun kepatuhan, fasilitas, berfungsi penuh, layanan keamanan yang nyaman, hemat energi dasar penyimpanan file, patriotisme dasar pendidikan, arsip menggunakan pusat pemerintah pusat akses informasi publik, pusat backup file elektronik, menghilangkan "tidak ada museum perpustakaan", "building berbahaya" fenomena. Perencanaan keseluruhan, ilmiah dan pemeriksaan yang ketat untuk menetapkan tingkat set yang sama arsip profesional, berkas menerima jelas lingkup, mencegah duplikasi dan pengalihan sumber daya. Conditional arsip komprehensif nasional melalui direktori file integrasi, informasi file, file dan bentuk badan pengaturan cabang, mengintegrasikan sumber daya file arsip profesional tingkat lainnya. Arsip tingkat yang dapat diterima pengawasan dan bimbingan dari peer file departemen administrasi profesional.

    (D) membangun ruang pola file baru. Partai dan organ-organ pemerintah, perusahaan dan lembaga (termasuk cabang asing), organisasi sosial, menurut pekerjaan yang sebenarnya diperlukan untuk memperkuat manajemen file, dokumentasi yang baik dari unit sistem untuk mengumpulkan, mengatur, pekerjaan arsip, menjaga unit pengumpul terpusat dan menyediakan akses ke berbagai jenis file, untuk membawa file digital, Arsip Kompilasi, bursa bisnis berkas, pelatihan personil, sesuai dengan ketentuan dari Arsip Nasional to peer transfer file. Tergantung pada pemerintah daerah untuk arsip lembaga dan personil untuk integrasi yang efektif, untuk mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan efisiensi. Partai dan organ-organ pemerintah, perusahaan dan lembaga harus dengan penuh semangat mendukung file departemen untuk memperkuat koordinasi dan bimbingan operasional untuk memastikan bahwa bahan arsip untuk memenuhi persyaratan, informasi file ke dalam unit teknologi informasi dari perencanaan keseluruhan, penyebaran bersatu, pelaksanaan simultan untuk memastikan bahwa departemen file untuk mencapai pembentukan dokumen elektronik, akumulasi dan pengarsipan pengawasan dan bimbingan penuh. Desa organisasi ekonomi non-publik, masyarakat dan daerah, organisasi sosial untuk membangun atau menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk arsip arsip untuk mengumpulkan dan menjaga unit menyediakan akses ke file.

    (E) spesifikasi dan mendukung kekuatan sosial untuk berpartisipasi dalam file transaksi. Bermain penuh Archives Masyarakat dan organisasi sosial lainnya. Untuk mempromosikan pengadaan pemerintah layanan bahwa setiap layanan manajemen transaksi, pengenalan mekanisme persaingan kepada masyarakat melalui kontrak pembelian, komisi dan sarana lainnya. Spesifikasi dan mendukung lembaga berkas perantara, badan-badan profesional yang terlibat dalam layanan arsip, perusahaan dukungan, organisasi sosial dan individu untuk menyiapkan dana pengembangan arsip karir; mendukung keluarga yang memenuhi syarat mendirikan arsip keluarga, mendukung penjagaan pribadi, menampilkan koleksi arsip, ke Arsip Nasional Museum sumbangan atau hosting file di sumbangan penting, file berharga, diberikan insentif tertentu. Keluarga atau pribadi file yang tersimpan pada Negara dan masyarakat harus menghargai atau file rahasia, departemen administrasi arsip harus memperkuat pengawasan dan manajemen menurut hukum.

     Kedua, membangun dan meningkatkan file rakyat yang meliputi sumber daya sistem

    (Vi) meningkatkan intensitas berkas yang dikumpulkan. Semua daerah dan departemen dan unit harus bekerja sama dengan rencana kerja arsip lainnya, dengan penyebaran, dengan pelaksanaan untuk mencapai cakupan penuh. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan ketika Anda mendirikan badan kerja khusus atau badan koordinasi, sebagai departemen yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam profil absorpsi, pastikan untuk membuat file dan melaksanakan pekerjaan khusus secara bersamaan. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkatan harus memperkuat kerja arsip dikumpulkan diawasi, terutama untuk pekerjaan kunci, peristiwa besar, proyek-proyek konstruksi besar, proyek-proyek riset besar, proyek-proyek perlindungan ekologi utama dan daerah-daerah baru, profesional yang baru, organisasi baru , organisasi sosial baru, pengawasan dan bimbingan kepada pihak yang berkepentingan pada waktu yang tepat untuk membuat sistem file kerja.

    (Vii) memperbaiki sistem pengarsipan. Semua unit lembaga kearsipan harus sungguh-sungguh melaksanakan tugasnya, membangun dan meningkatkan dokumentasi sistem pengarsipan, pengarsipan dan tepat waktu mengembangkan atau merevisi lingkup dan jadwal retensi semua jenis dokumen dan bahan-bahan dari unit pada tingkat yang sama setelah pelaksanaan departemen administrasi arsip audit, jadi jangan Imputasi kembali, karena pajak. Setiap material harus diarsipkan dokumen (termasuk dokumen elektronik harus diarsipkan dan foto operator tradisional, audio, video, dll), ingin mentransfer unit organisasi berkas, setiap departemen atau individu Mei apropriasi atau menolak arsip. Untuk yang rusak, file yang hilang, departemen administrasi arsip untuk menyelidiki dan menghukum, dan mendesak file unit pembentuk aktif diperbaiki.

    (Delapan) tidak memperhatikan arsip mata pencaharian masyarakat. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkat harus mempelajari dan merumuskan lingkup mata pencaharian pengarsipan file, praktek manajemen, mengawasi koleksi file arsip mata pencaharian. Semua unit lembaga kearsipan harus erat dengan kepentingan vital massa dari berbagai dokumen yang terkait dengan materi arsip dikumpulkan sesuai dengan ketentuan yang relevan dari manajemen, penggunaan dan transfer yang disediakan. Tingkat Arsip Nasional harus secara aktif menerima file dari berbagai jenis mata pencaharian, file sumber daya penghidupan ke dalam sistem arsip nasional.

    (Ix) integrasi ilmu pengetahuan dan sumber daya informasi arsip. Pembentukan departemen administrasi arsip dipimpin bekerja sama dengan otoritas industri, kerangka kerja manajemen sumber daya arsip Archives (ruang) manajemen terpusat. Dalam reformasi kelembagaan, restrukturisasi perusahaan, proses penyesuaian pembagian administratif, dalam hubungannya dengan departemen terkait untuk berkas tepat waktu departemen administrasi mengalir file spesifikasi dengan benar untuk penanganan file, mencegah kehilangan file. Disposisi dari orang miskin, yang mengakibatkan hilangnya file harus dituntut untuk unit yang relevan dan tanggung jawab personel. Departemen administrasi arsip untuk mengkoordinasikan perencanaan, dukungan dan dorongan untuk memecah silo departemen dan mengintegrasikan departemen yang berbeda dalam unit yang sama, daerah yang sama semua arsip (ruang) dan bagian yang berbeda dari Archives (chamber) dari sumber daya berkas untuk mempromosikan sumber daya konfigurasi ilmu berkas dan efisiensi penggunaan.

     Ketiga, membangun dan meningkatkan kenyamanan orang menggunakan sistem file

    (J) bentuk layanan yang inovatif. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan harus memberikan layanan informasi file sebagai bagian dari pelayanan publik, untuk pengaturan koordinasi untuk layanan file, layanan informasi publik pemerintah dan pelayanan publik lainnya, dan berusaha untuk memberikan pelayanan satu atap, sehingga bermanfaat bagi masyarakat. Arsip Nasional di semua tingkatan harus secara aktif melaksanakan ketat sesuai dengan Undang-Undang Arsip dan pembukaan arsip penilaian harus membuka file. Berbagai arsip (ruang) untuk melakukan hukum layanan pencarian file, meningkatkan akses, menyederhanakan penggunaan prosedur, menghilangkan penggunaan biaya, maksimal untuk memenuhi permintaan pengguna, memperluas saluran layanan, erat di sekitar komite Partai, pemerintah, dan unit lain dan unit kebutuhan massa, inisiatif untuk mengembangkan sumber daya kearsipan, dan untuk menyediakan layanan file informasi, atau rekomendasi yang diajukan oleh informasi profil relevan, mengedit dan menerbitkan pilihan file, file yang mengorganisir pameran, produksi program televisi, jaringan distribusi video, distribusi produk audiovisual, mengirim informasi file ke dan bentuk lain dari masyarakat pedesaan dan, bagi masyarakat untuk menyediakan berbagai layanan informasi file. Rahasia layanan arsip informasi yang diberikan harus benar-benar mematuhi ketentuan kerahasiaan.

    (Xi) memperkuat fungsi pelayanan. Pada melayani, baik untuk departemen dan unit layanan, dan layanan untuk massa, baik untuk pembangunan perkotaan dan pelayanan publik, tetapi juga untuk pembangunan pedesaan baru dan petani. Pada layanan, kedua unit lakukan untuk membantu membangun dan mengelola file layanan terkait, dan menggunakan file dan Pemerintah untuk memberikan informasi umum untuk semua sektor masyarakat, layanan informasi lainnya, khususnya, untuk secara aktif melibatkan kehidupan berbagai jenis file, informasi menyelesaikan tepat waktu, mengidentifikasi prioritas untuk menyediakan akses ke dukungan orang perlindungan yang lebih baik bagi hak-hak dan kepentingan sah.

    (Xii) untuk meningkatkan upaya pembangunan. Berbagai arsip (ruang) untuk memperkuat analisis informasi arsip, pengolahan, pengembangan kedalaman terpadu, menyediakan mendalam, berkualitas tinggi produk informasi arsip, dan terus-menerus menekan nilai file, dan berusaha untuk "file mati" menjadi "informasi hidup" The "arsip" menjadi "think tank" dan lebih baik bagi komite partai dan pemerintah pengambilan keputusan, referensi manajemen.

    (Xiii) untuk mempercepat digitalisasi file vektor tradisional. Semua daerah dan departemen dan unit harus arsip digital (ruang) termasuk pembangunan teknologi informasi perencanaan, pengaturan koordinasi keseluruhan dari sumber daya manusia, keuangan dan materi untuk secara efektif mempromosikan dan penggunaan jaringan penyimpanan arsip digital. Berbagai arsip (ruang) untuk giat melakukan digitalisasi file vektor tradisional, pada waktu yang tepat untuk memberikan file digital bukan penggunaan asli dari file asli telah didigitalkan di penyimpanan, dalam penggunaan umum tidak lagi tersedia. Untuk mengambil langkah-langkah untuk mencegah hilangnya proses digitalisasi informasi, kebocoran dan rahasia bocor file rahasia digital harus benar-benar mematuhi ketentuan kerahasiaan.

    (Xiv) untuk mempromosikan berbagi sumber daya. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan untuk melaksanakan penargetan sumber daya informasi file sharing komunitas, koordinasi, membuat penuh penggunaan jaringan transmisi yang ada dan platform informasi, dan secara aktif mempromosikan sumber daya perkotaan dan arsip berbagi informasi, dukungan untuk arsip (ruang) untuk menjadi semua jenis publik mengajukan jaringan informasi upload, untuk melaksanakan penggunaan jarak jauh. The nasional bagian administrasi arsip untuk membangun sebuah platform nasional untuk file yang terbuka, dan docking dengan sistem informasi publik pemerintah, berbagi sumber daya, tingkat nasional yang komprehensif secara bertahap meng-upload file dan arsip telah dibuka di semua tingkat pemerintah untuk informasi publik pada platform, dan benar-benar membangun mudah digunakan file sistem dari massa, sehingga file pelayanan publik untuk mendapatkan keuntungan massa. Untuk mendirikan sebuah informasi rahasia file suara sensor publik informasi profil rahasia meninjau publik untuk memastikan informasi profil publik tidak melibatkan rahasia negara dan privasi pribadi.

     Keempat, membangun file suara untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan dari sistem keamanan berkas

    (Xv) untuk meningkatkan keamanan dan kerahasiaan upaya penegakan hukum dan inspeksi. Membangun dan meningkatkan pertahanan udara, anti-materi, anti-teknologi keamanan sistem berkas Trinity. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkatan harus bekerja sama dengan departemen terkait, sering Archives (ruang) untuk kerahasiaan keamanan penegakan hukum pemeriksaan, ditemukan tersembunyi di waktu yang tepat untuk mendorong penataan. Untuk insiden keamanan berkas terjadi, mereka akan bertanggung jawab atas kepemimpinan dan tanggung jawab. Berbagai arsip (ruang) untuk membangun dan memperbaiki dan ketat menegakkan aturan dan peraturan, sering melakukan pemeriksaan diri berkas keamanan dan kerahasiaan, untuk menemukan dan menghilangkan bahaya yang tersembunyi, pasang lubang untuk mencegah file korupsi dan hilangnya kebocoran terjadi.

    (XVI) untuk membangun sistem manajemen darurat keamanan file suara. Semua departemen dan unit untuk membentuk mekanisme koordinasi regional untuk keamanan file respon darurat dan keamanan file system manajemen darurat, pengembangan rencana kontingensi, arsip (ruang) termasuk dalam rentang kunci perlindungan, penyelamatan dan memastikan pembuangan yang tepat diberikan prioritas ketika file keamanan terganggu, untuk mengurangi kerugian seminimal mungkin.

    (Xvii) secara efektif memperbaiki kondisi pencatatan kerahasiaan. Sesuai ketat dengan norma-norma dan standar untuk mempercepat rekonstruksi atau pembangunan baru, penyimpanan catatan ekspansi, standar pencegahan bencana untuk lebih meningkatkan penyimpanan catatan keselamatan, dan penggunaan teknologi keamanan yang canggih, peralatan dan bahan-bahan untuk memperbaiki kondisi kerahasiaan dan pencatatan untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan file yang relevan.

    (Xviii) pelaksanaan heterogen penyimpanan offsite backup file penting. Tingkat di atas county arsip nasional yang komprehensif untuk partai tingkat yang sama dan organ-organ pemerintah, perusahaan, lembaga, organisasi sosial file penting (termasuk kategori berita film, televisi, foto, audio, video dan file audio dan video lainnya) untuk melaksanakan penyimpanan backup offsite, penting pelaksanaan file elektronik heterogen offsite penyimpanan backup, memastikan partai dan negara benar-benar file penting aman.

    (Xix) untuk melindungi keamanan informasi file. Menetapkan standar, untuk mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa dokumen elektronik, file elektronik pelestarian jangka panjang dan penggunaan. Buat keamanan sistem informasi manajemen file dan sistem proteksi kerahasiaan sesuai dengan peraturan negara, untuk mempromosikan tingkat sistem informasi klasifikasi keamanan arsip perlindungan dan konservasi. Lebih meningkatkan kriteria evaluasi arsip digital, pelaksanaan yang ketat dari sistem manajemen keamanan file di dokumen Internet, file pemeriksaan ketat, untuk mencegah penularan dari dokumen rahasia, file pada jaringan non-rahasia. Memperkuat sistem informasi rahasia, komputer, dan rahasia manajemen keamanan operator rahasia, menurut informasi yang melibatkan negara perlindungan rahasia sistem persyaratan penilaian untuk mencegah dokumen, file hilang selama transmisi kebocoran. Pada file rahasia, file penting media penyimpanan inspeksi dan sertifikasi untuk memastikan ketersediaan jangka panjang.

     Kelima, untuk meningkatkan dukungan bagi upaya-upaya untuk melindungi arsip

    (Dua puluh) untuk memperkuat kepemimpinan kerja arsip. Semua daerah dan departemen dan unit harus menunjuk penanggung jawab arsip, untuk memastikan file kerja ke daerah ini perencanaan pembangunan ekonomi dan sosial, departemen dan unit termasuk dalam rencana pembangunan dan rencana kerja tahunan, penilaian meliputi pemeriksaan isi pekerjaan; teratur mendengarkan arsip departemen laporan kerja, pengawasan dan pemeriksaan rutin, belajar dan bekerja dalam koordinasi untuk memecahkan masalah utama dalam file, pekerjaan file yang lancar untuk menyediakan manusia, keuangan, material dan aspek lain dari keamanan, dan mempromosikan pengembangan arsip selaras dengan pembangunan ekonomi dan sosial.

    (Xxi) file suara menyebabkan mekanisme input. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan harus arsip bangunan ke proyek-proyek infrastruktur, perencanaan keseluruhan, bersatu konstruksi. Sesuai dengan ketentuan yang relevan dari persiapan dan pengelolaan anggaran departemen, arsip ilmiah dan rasional menyetujui pendanaan untuk arsip (ruang) dalam koleksi arsip, perlindungan penyelamatan, keamanan, digital, manajemen modern, menyediakan pembelian akses, mengedit, display dan pameran peralatan dan pemeliharaan tingkat yang sama pendanaan dan aspek lain yang termasuk dalam anggaran. Memperkuat dukungan untuk penelitian dan file pekerjaan pendidikan. Dana proyek untuk memperkuat pengawasan dan kinerja audit file appraisal untuk memastikan mengalokasikan penggunaan ilmiah.

    (Xxii) memperkuat kader berkas. Semua daerah dan departemen dan unit harus mengajukan pelatihan kader, pertukaran, pelatihan dan penggunaan seleksi dan pengangkatan kader termasuk perencanaan terpadu, pengaturan koordinasi, penelitian dan pelatihan kader untuk file, latihan akar rumput pengujian, seperti untuk menciptakan kondisi untuk pertukaran bekerja untuk terus meningkatkan profil dari kader kualitas, departemen untuk file dengan tim kepemimpinan yang kuat, pertumbuhan kader berkas perawatan, bantuan praktis mereka memecahkan masalah praktis dan kekhawatiran, menyimpan file-file kader stabil. Gunakan sistem teoritis sosialisme dengan karakteristik Cina, pikiran file kader bersenjata dan mendorong mereka untuk bekerja keras, rela berkorban, terus maju, membangun mekanisme ilmiah yang dikutip hanya Yucai, pengenalan dan file pelatihan profesional, aktif menggunakan kader berkas untuk melaksanakan pendidikan jarak jauh melanjutkan pendidikan, biarkan file tersebut untuk menerima pelatihan profesional kader, dan berusaha untuk menciptakan, gaya kerja politik yang kuat keras, berkualitas tinggi file kader disiplin.

    (Xxiii) untuk memperkuat publisitas profil. Membuat penuh penggunaan semua jenis media berita di semua tingkat, dan penuh semangat mempromosikan arsip departemen untuk menerapkan inisiatif baru dari kebijakan partai dan negara, baru kerja file hasil untuk melayani masyarakat, untuk bergabung dengan semangat zaman arsiparis modernisasi. Sepenuhnya memanfaatkan realitas file sumber daya dan nilai sejarah, desain promosi tema, bentuk-bentuk inovatif dari propaganda, pengenalan sejumlah karakteristik berkas, pengaruh sosial, dicintai oleh massa mengajukan kualitas kerja publisitas, memberikan dukungan publik yang kuat untuk pengembangan ilmiah arsip. Memperkuat kerja arsip devisa, dan terus-menerus meningkatkan kerja arsip kami dalam pengaruh internasional.

Editor: SAAC

Sumber: http://www.saac.gov.cn/zt/2014-05/04/content_44880.htm

Mendambakan Sosok Presiden Yang Peduli Dengan Nasib Kearsipan

BERHARAP PRESIDEN YANG NANTINYA TERPILIH PERDULI DENGAN KEARSIPAN?

Sumber: http://www.kearsipanonline.com/2014/06/Mendambakan-Sosok-Presiden-Yang-Peduli-Dengan-Nasib-Kearsipan.html?spref=tw

Mendambakan Sosok Presiden Yang Peduli Dengan Nasib Kearsipan

Monday, June 16, 2014  Artikel Kearsipan  No comments

Jakarta - Indonesia saat ini sedang diramaikan dengan hiruk pikuk Pemilihan Presiden dan Wakil Presiden yang sedianya akan diselenggarakan pada 9 Juli 2014. Dua pasangan calon yang akan memperebutkan kursi Presiden dan Wakil Presiden Indonesia Tahun 2014-2019 antara lain Prabowo Subianto, Ketua Partai Gerindra bersanding dengan Hatta Rajasa, Ketua Umum PAN sedangkan lawannya adalah Joko Widodo, Gubernur DKI Jakarta non aktif dan pasangannya Jusuf Kalla mantan wakil presiden Tahun 2004-2009.

Dari dua pasangan calon yang telah disebutkan diatas, telah memaparkan berbagai visi dan misinya dari bidang perekonomian hingga urusan keseahteraan rakyat, tetapi belum ada yang secara spesifik dari kedua calon yang menyinggung mengenai perbaikan di sektor kearsipan.

Wajar kiranya insan kearsipan di Indonesia berharap akan adanya perhatian yang lebih dari pemerintah untuk perbaikan sistem kearsipan nasional. Dimulai dari sumber daya manusia yang kurang pembinaan karena minimnya dana dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan hingga pengadaan anggaran bagi sektor kearsipan baik di pusat maupun daerah yang tergolong sangat kecil.

Kalau dikupas lebih dalam, urusan kearsipan ini sebenarnya sangat potensial, sisi fleksibilitas kearsipan yang dapat masuk ke semua urusan pemerintahan menjadi nilai tambah tersendiri bagi kearsipan.

Isu sentral mengenai arsip aset yang terbengkalai tidak diurus dengan benar sehingga menimbulkan potensi hilangnya aset-aset negara yang vital, arsip kontrak karya yang hingga kini belum dapat diakuisisi oleh Arsip Nasional selaku lembaga kearsipan nasional yang bertanggung jawab mengelola memori kolektif bangsa hingga minimnya kesadaran pengelolaan arsip perbatasan negara yang berpotensi hilangnya bukti vital jika terdapat negara yang mengklaim batas wilayah negara kita.

Dari apa yang telah disebutkan diatas, apakah para calon pemimpin bangsa tersebut masih bisa menyepelekan kearsipan? Kalau bicara tentang disintegrasi bangsa, kebocoran anggaran, rendahnya pertumbuhan ekonomi dan lain sebagainya, hendaknya mereka menengok melalui kearsipannya terlebih dahulu.