SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN

SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN

Dilihat dari organisasi pelaksanaan, ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi dan kombinasi kedua sistem (Quible : 2001). Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa efektif letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya. 

1. Sistem Sentralisasi 

Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. 

Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : 

a. Mencegah duplikasi. Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau pengguna akan terekam dengan baik, termasuk waktu peminjaman hingga durasi peminjaman. Apabila berbagai tebusan akan dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut telah tersimpan dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen 2 inaktif, hanya satu dokumen saja yang disimpan sedangkan kerta lain (tembusan) dapat dimusnahkan. 

b. Layanan yang lebih baik. Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing–masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. Dapat dibayangkan apabila seorang stenografer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan dokumen, maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugas atau keahliannya. 

c. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasannya. 

d. Menghemat waktu. Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada satu tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi atau dokumen yang dibutuhkan. 

e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya (folder, filing cabinet dan lain-lain). Hal tersebut menyebabkan ruang yang digunakan juga semakin sempit dan efisien yang tentunya akan menghemat penggunaan ruang kantor. 

f. Jasa kepada bagian lain. Sistem ini akan membebaskan bagian atau depertemen lain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. 

g. Memungkinkan pengamanan lebih terpadu. Sistem ini juga kan menjadikan keamanan dokumen lebih terjamin, karena sistem pengamanan dokumen yang terpusat sehingga lebih mudah dalam pengawasannya. 

h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen. Hal ini tentunya penting untuk dipertimbangkan, karena kaan mengurangi kemungkinan penggunaan sistem yang bermacam – macam pada satu organisasi. Apabila departemen keuangan menggunakan sistem arsip yang pengklasifikasian dokumennya berdasarkan abjad nama subjek, sedangkan depertemen penjualan menggunakan letak geografis pelanggan akan meningkatkan kemungkinan terjadinyan double work pada suatu organisasi. 

i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Sistem sentralisasi memungkinkan dilakukan pelayanan dokumen maupun arsip di bawah satu atap, sehingga lebih efisien waktu maupun biaya. 

Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: 

a. Kesulitan fisik. Tidak semua departemen letaknya dekat dengan Pusat Dokumen dan hal ini mengakibatkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen. Juga perlu waktu untuk membawa dokumen dari Pusat Dokumen ke ruangan petugas yang memerlukannya sehingga kurang efisien. 

b. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang terpusat, akan terjadi kekhwatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting anatara berbagai bagian yang berbeda-beda. Hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing–masing.

c. Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang–kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di Pusat Dokumen disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan dibagian lain. 

d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi, apabila dokumen di pusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. Oleh karena itu, disarankan untuk memiliki salinan dokumen di masing–masing departemen atau bagian. 

e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar dokumen yang dihasilkan oleh organsasi, perusahaan, atau badan disimpan di bawah pengawasan Manajer Dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan prosedur standar dan hanya dilayani apabila telah memenuhi prosedur yang dimaksud. 

2. Sistem Desentralisasi 

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing–masing unit. 

Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain; 

a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainnya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya. 

b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian, disimpan di bagian yang bersangkutan. 

c. Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan. 

Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:

a. Pengawasan relatif lebih sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing–masing bagian dan sangat lazim apabila masing–masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda–beda. 

b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. 

c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. 

d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. 

e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuagnan yang menggunakan kertas berukran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuitansi, sementara departement produksi akan menyesuaikannya dengan ukuran bill of Materials yang mereka gunakan. 

f. Masing–masing bagian akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. 

3. Sistem Kombinasi 

Pada setiap kominasi, masing–masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan apda masing–masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan erusahaan seligus anak perusahaannya. 

Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : 

a. Adanya sistem penyimpanaan dan temu balik yang seragam. 

b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang. 

c. Menekan duplikasi dokumen. 

d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih mudah. 

e. Memudahkan kontrol gerak dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. 

Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut. 

a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditemapatkan di tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.

b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum ada atau tidak ada. 

c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaanya dilakukan secara dan tepat. 

Dilihat dari cara kerja penyimpanannya, sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi :

1. Sistem hastawi (manual) 

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen sebelum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup :

a. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun masih kurang efisien karena sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. 

c. Pemakaian kartu keluar diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisiikan kolom pemakai, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian. 

2. Sistem barcoding 

Sistem ini dilakukan dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertika pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehinga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual. Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkan kepada orang lain tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus barcode, berkas akan dapat dilacak di manapun berkas itu berada. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Peran Arsip Bisnis di Negara China

Pemberitahuan tentang pelaksanaan kisaran Arsip Nasional 'dokumen bisnis dan file arsip Ketentuan Retensi material " 

Author: Sumber: 28 Oktober 2013 

Provinsi, daerah otonom dan kota Archives, kotamadya Archives, Archives of Produksi Xinjiang dan Konstruksi Corps, manajemen pusat dari departemen arsip perusahaan: 

    "Enterprise dokumentasi pengarsipan dan file yang periode retensi kisaran tertentu" (National Archives Order No 10, selanjutnya disebut sebagai "Peraturan") dilaksanakan dengan efek dari 1 Februari 2013. Untuk melakukan pekerjaan dengan baik "membutuhkan" pembelajaran, advokasi, pelaksanaan dan penegakan kerja, pemberitahuan dari masalah ini adalah sebagai berikut. 

    Sebuah pemahaman yang mendalam mengenai pelaksanaan "persyaratan" tentang pentingnya 

    Saat ini, pembangunan sistem ekonomi pasar sosialis, Cina telah memasuki periode sejarah baru pembangunan, berkas perusahaan standarisasi manajemen perusahaan, manajemen produksi tambahan, pemeliharaan kepentingan perusahaan, meningkatkan ekonomi hukum, memecahkan sengketa bisnis dan pelacakan peran kualitas produk dan aspek lain dari tumbuh. Untuk memenuhi peningkatan ekonomi pasar, persyaratan kepatuhan terhadap peraturan, Arsip Nasional mengembangkan "peraturan" dalam rangka untuk lebih mengatur perusahaan swasta dan investasi asing milik negara, dan jenis-jenis dokumentasi dan retensi berbagai pengarsipan file memungkinkan perusahaan untuk menjadi perusahaan file pengendalian internal , meningkatkan manajemen, standarisasi dasar yang kuat beroperasi secara legal dan menjadi dasar penting untuk memenuhi negara dan perusahaan publik beroperasi sesuai dengan mengawasi manajemen, kegiatan menjadi perusahaan pelayanan yang efektif, bantalan catatan sebenarnya dari proses pengembangan usaha. 

    "Kebutuhan" adalah bagian penting dari peraturan di bawah situasi baru pembangunan layanan file perusahaan merupakan prestasi baru praktek kerja arsip perusahaan sejak reformasi dan membuka diri, adalah definisi ilmiah dokumen perusahaan dan bahan-bahan yang diajukan jangkauan, penggambaran akurat dari retensi berkas panduan periode untuk bertindak. "Kebutuhan" pelaksanaan ruang lingkup perusahaan ilmiah dan mempersiapkan dokumentasi arsip jadwal retensi arsip, mempromosikan perusahaan dan sumber daya nasional arsip penting. 

    Kedua, sadar mempelajari dan memahami "aturan" isi dasar dan persyaratan 

    "Kebutuhan" didasarkan pada praktek kerja arsip, menggambar pada karya peraturan perusahaan arsip dan dokumen normatif dan arsip luar negeri pengalaman, ruang lingkup dokumentasi perusahaan dan pengarsipan berkas Retensi mengatur. "Peraturan" dibandingkan dengan kisaran sebelumnya bahan arsip yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan dokumen file dengan jadwal retensi, baik dalam bentuk dan isi perubahan yang lebih besar. Pertama, reformasi penyimpanan file enterprise metode pembagian periode, asli "permanen", "panjang", "jangka pendek" metode divisi Retention diubah menjadi "permanen", "biasa", "biasa" melaksanakan re-format standar, umum dibagi menjadi 30 atau 10 tahun. Kedua ini didasarkan pada tren perkembangan saat ini perusahaan Cina dan karakteristik dari sejumlah dokumen dan bahan-bahan untuk memperkaya dan menyoroti beberapa manajemen file, lebih menyempurnakan dan menyoroti rapat pemegang saham, Dewan Pengawas dan dokumen tata kelola perusahaan lain membentuk manajemen proses, manajemen modal File direklasifikasi sesuai dengan isi entri yang ditetapkan operasi modal kerja; menyoroti kontrak manajemen, perjanjian dan dokumen kontrak lainnya dan bahan konstruksi; menyoroti fungsi manajemen audit, manajemen risiko, tanggung jawab sosial didokumentasikan, bekerja pada entri informasi ; file pelatihan staf ke dalam dokumen manajemen sumber daya manusia, dalam "kerja partai" tambah "triple besar" isi file arsip. Ketiga, beberapa file pada periode penyimpanan untuk membuat penyesuaian yang diperlukan. Keempat, memperkuat pengawasan. Badan usaha milik negara untuk menetapkan ruang lingkup dan dokumentasi arsip tinjauan jadwal retensi file system untuk memastikan jadwal retensi dokumentasi dan pengarsipan file lingkup kualitas persiapan. 

    Departemen administrasi arsip di semua tingkatan dan berbagai organisasi bisnis di semua tingkatan harus sungguh-sungguh "membutuhkan" belajar dan advokasi, untuk lulus "kebutuhan" dari isi dan semangat dari perusahaan akar rumput, bimbingan dan membantu perusahaan memahami isi dari file tersebut benar memahami esensi spiritual. Sejalan dengan "aturan" dari studi, Arsip Nasional menyelenggarakan penyusunan "Dokumen <enterprise lingkup materi arsip dan pencatatan Panduan Penerapan deadlines>", akan segera diterbitkan secara resmi sebagai pembelajaran "membutuhkan" bahan konseling. 

    Ketiga, standarisasi persiapan dokumentasi perusahaan dan mengajukan pengarsipan berbagai jadwal retensi 

    Rentang dokumen bisnis dan file arsip jadwal retensi materi adalah dasar dari pekerjaan arsip, yang akan dilaksanakan di departemen administrasi arsip dan pengawasan perusahaan yang lebih tinggi dan bimbingan. Dalam persiapan harus memperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut: 

    (A) lingkup yang jelas. Berbagai perusahaan di wilayah Republik Rakyat China (termasuk negara, non-state) harus mempersiapkan dokumentasi dan pengarsipan file lingkup jadwal retensi dari perusahaan sesuai dengan "Peraturan" kebutuhan. Lembaga perusahaan teknologi yang dimiliki harus merujuk kepada "membutuhkan" persiapan yang baik dokumentasi dan pengarsipan mengajukan berbagai jadwal retensi. 

    (B) perkembangan penyusunan program kerja. Penyusunan program harus terintegrasi perusahaan skema klasifikasi berkas, menyoroti skala usaha, organisasi produksi, produk dan layanan fitur, dan dengan "profil bisnis job spesifikasi" dikombinasikan secara konsisten. Tugas berat perusahaan harus menyiapkan dipimpin oleh para pemimpin yang bertanggung jawab atas arsip departemen, fungsi, dokumen bisnis dan bahan berbagai komposisi dan berkas jadwal retensi pengarsipan tim disiapkan. Staffing harus investigasi dan studi, pemahaman praktis dari arsip perusahaan melalui penelitian mendalam, kebutuhan riil dari file arsip ke dalam bahan arsip dan akurat menggambarkan ruang lingkup periode tahanan. 

    (C) menentukan cakupan persiapan. Perusahaan tidak hanya untuk persiapan manajemen, administrasi, manajemen produksi, kerja massal dan berbagai kelas manajemen dokumentasi arsip lain dan jadwal retensi arsip, sementara juga kembali persiapan dan penelitian lainnya, berbagai produk dan layanan dokumentasi dan file jadwal retensi pengarsipan . 

    (D) untuk menguasai metode persiapan. Usaha dalam analisis sistematis proses bisnis, fungsi dan menghasilkan dokumen dan bahan-bahan pada fungsi manajemen file kelas yang disusun oleh lembaga atau, produk dan catatan bisnis disusun berdasarkan kategori produk, ringkasan akhir dari total biaya dari tabel bisnis. Proses persiapan harus meminta pandangan pekerja garis depan dan rekayasa dan tenaga teknis dari perusahaan, untuk memastikan efektivitas dan kualitas persiapan. 

    Ketika semua jenis bahan arsip untuk menentukan periode retensi, untuk mematuhi orang-berorientasi, prinsip progresif perkembangan ilmiah, periode retensi yang terkait dengan orang tersebut file ekstensi yang sesuai, untuk sepenuhnya memahami semua dokumen dan bahan-bahan yang diproduksi dalam semua aspek bisnis isi dan struktur, dengan khususnya inovasi bisnis perhatian dan perubahan proses bisnis yang dihasilkan dari dokumen arsip dan bahan dimasukkan ke dalam kisaran, ruang lingkup untuk meningkatkan dokumentasi dan pengarsipan file jadwal retensi pengoperasian mungkin untuk memperbaiki lingkup arsip, untuk sepenuhnya menganalisis nilai realistis dan sejarah dan peran dokumen identifikasi bentuk perusahaan dan bahan, dengan mempertimbangkan undang-undang lain yang relevan dan peraturan tentang persyaratan periode retensi berkas, dan mempertimbangkan persyaratan manajemen dokumen kertas dari bahan lain dan dokumen dukungan material, dokumen arsip dan bahan-bahan untuk secara akurat menentukan ruang lingkup dan pastikan periode penyimpanan file. 

    (V) sesuai dengan proses pemeriksaan. Badan usaha milik negara (kantor pusat) berbagai dokumen dan file arsip jadwal retensi material, setelah disetujui oleh perusahaan yang terutama bertanggung jawab untuk "aturan" job description kebutuhan material, bersama-sama dengan laporan ke departemen administrasi arsip badan untuk pemeriksaan dan persetujuan sebelum pelaksanaan, tanpa sama pra-arsip bagian administrasi untuk pemeriksaan dan persetujuan, masih menggunakan persyaratan asli. BUMN (termasuk yang sepenuhnya dimiliki dan dikendalikan) dokumentasi dan pengarsipan file berbagai Retensi perusahaan dan lembaga ilmu pengetahuan dan teknologi, bersama-sama dengan penyusunan pernyataan tubuh material dan melaporkan lebih tinggi perusahaan deskripsi pekerjaan sepakat untuk melaksanakan setelah review. Pemeriksa Otoritas untuk amandemen yang diusulkan untuk pelaksanaan tepat waktu, modifikasi di tempat, review harus disepakati sesegera mungkin di perusahaan ini. 

    Perusahaan non-negara menyiapkan dokumentasi dan pengarsipan file kisaran Jadwal Retensi pada tinjauan ini tidak fokus. 

    Keempat, bimbingan pekerjaan yang sangat baik dan review 

    (A) memperkuat bimbingan operasional. Departemen administrasi arsip di semua tingkat, usaha harus memiliki penelitian unit mendalam bawahan untuk mengetahui wilayah, profil sebenarnya dari arsip perusahaan Grup dan museum kerja, permintaan untuk penggunaan bahan dokumen perusahaan untuk memahami aturan dan karakteristik, untuk mengembangkan praktis program mentoring bisnis. Melalui pohon khas, menggenggam demonstrasi, pertemuan situs, pelatihan dan cara lain untuk membantu dan membimbing perusahaan untuk mengembangkan berbagai kualitas tinggi dokumentasi perusahaan dan jadwal retensi pengarsipan file. 

    (B) untuk melakukan review. Departemen administrasi arsip di semua tingkatan, bisnis memiliki unit bawahan untuk segera meninjau review tahapan rencana pembangunan, dan pada akhir setiap tahun untuk review tingkat berikutnya yang lebih tinggi dari bagian administrasi arsip. 

    (C) memperkuat kepemimpinan proses pemeriksaan. Review dari Arsip Nasional bertanggung jawab untuk manajemen pusat dokumentasi perusahaan dan pengarsipan file berbagai jadwal retensi. Sekitar bagian administrasi arsip bertanggung jawab untuk meninjau pekerjaan tingkat yang sama perusahaan milik negara daerah dan perusahaan terafiliasi dokumentasi dan pengarsipan file berbagai jadwal retensi. Selama proses peninjauan harus mengidentifikasi sensor yang jelas, standarisasi proses review, pemeriksaan ketat untuk menghindari akan melalui gerakan atau memanjakan diri tanpa pengadilan. 

    Provinsi, daerah otonom, kota, secara terpisah terdaftar kota Arsip dan perusahaan dikelola secara terpusat harus mengikuti "aturan" persyaratan, dikombinasikan dengan daerah, perkembangan aktual perusahaan untuk melaksanakan lingkup dokumentasi perusahaan dan berkas persiapan jadwal retensi pengarsipan program kerja, dan berusaha akan selesai dalam waktu tiga tahun persiapan dan ulasan. 

    Studi komprehensif, mempublikasikan, dan menerapkan "aturan" merupakan tugas penting dan titik awal utama untuk dua tahun terakhir tingkat perusahaan manajemen arsip perusahaan saat ini dan masa promosi pekerjaan arsip di masa depan. Departemen administrasi arsip di semua tingkat, semua departemen harus melampirkan sangat penting untuk arsip perusahaan, terorganisir dengan baik, terus, terus belajar, advokasi, pelaksanaan "ketentuan" dari pekerjaan untuk memperdalam dan lebih mempromosikan pembangunan operasi berbasis file perusahaan, meningkatkan berkas perusahaan tingkat pekerjaan. 

SIKN dan JIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)

SIKN dan JIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)

SIKN

Pembangunan SIKN

Tujuan dibangunnya sebuah Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu untuk mendukung pengolahan arsip dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh, ANRI bertanggungjawab membangun dan mengelola SIKN. 

Pembangunan SIKN dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN. Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui:

a. Penetapan kebijakan SIKN; dan
b. Penyelenggaraan SIKN.

a. Penetapan kebijakan SIKN. 
    Penetapan kebijakan SIKN meliputi;

    - kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan.
    - kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan.

    Penetapan kebijakan SIKN dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 
b. Penyelenggaraan SIKN

    Penyelenggaraan SIKN dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan sesuai             dengan ketentuan perundang-undangan    Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan               dikoordinasikan oleh ANRI.   

JIKN

Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. JIKN merupakan sistem jaringan informasi kearsipan dan sarana pelayanan untuk; 

a. Arsip dinamis, dan
b. Arsip statis

Pembentukan JIKN dilakukan pada pusat jaringan yang diselenggarakan oleh ANRI dan simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.
Lembaga kearsipan perguruan tinggi dan swasta dapat menjadi simpul jaringan.

Tanggung Jawab 

ANRI Sebagai pusat jaringan nasional bertanggungjawab atas;

• Penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam daftar arsip dinamis.
• Penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam daftar arsip statis nasional;
• Pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara nasional. 
• Layanan informasi kearsipan melalui JIKN. 
• Pengelolaan sistem dan jaringan. 
• Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional. 
• Koordinasi simpul jaringan dalam satu kessatuan JIKN.   

Simpul Jaringan bertanggung jawab atas: 

• Penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis;
• Penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat jaringan nasional;
• Pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN dilingkungan simpul jaringan; 
• Penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN, dan 
• Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. 

Tugas

ANRI Sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas;

a. Mengkoordinasikan simpul jaringan; dan
b. Membina simpul jaringan

Tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional meliputi bidang; 

• informasi kearsipan 

• sumber daya manusia

• prasarana dan sarana, dan/atau

• pendanaan

Simpul Jaringan di provinsi memiliki tugas mengkoordinasikan dan membina simpul jaringan kabupaten/kota

Penggunaan Informasi Kearsipan

Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat. Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 

Informasi Kearsipan sekurang kurangnya memuat:

• Pencipta arsip;
• Nomor arsip;
• Kode klasifikasi;
• Uraian informasi arsip;
• Kurun waktu;
• Jumlah arsip; dan
• Keterangan

 

Menguak Peran Sentral Arsip Dalam Menjaga Kedaulatan Indonesia

Menguak Peran Sentral Arsip Dalam Menjaga Kedaulatan Indonesia
Sumber: http://www.kearsipanonline.com/2014/05/menguak-peran-sentral-arsip-dalam-menjaga-kedaulatan-indonesia.html

Di tengah arus informasi yang semakin terbuka dan juga situasi global yang semakin menyatu,batas batas kedaulatan sebuah negara akan semakin rentan terhadap konflik baik itu dengan negara tetangga yang berupa sengketa wilayah maupun dengan daerah sendiri yang berupa perpecahan atau disintegrasi. Hal ini disebabkan bahwa arus informasi yang semakin mudah aksesnya memungkinkan setiap individu menemukan jejak sejarahnya masing-masing di dunia maya (internet). 

Kondisi demikian kalau tidak diantisipasi dengan baik maka individu akan memperoleh informasi yang tidak kredibel karena  otentisitas maupun reliabilitas  dari informasi yang tersaji tersebut masih perlu ditanyakan kembali. Bila kita ambil contoh apabila warga negara tetangga memperoleh peta wilayah negerinya dari internet, dan di  situ tersaji peta yang menunjukkan batas-batas negerinya dan dengan serta merta peta itu dijadikan sandaran sebagai bukti wilayah negaranya tentunya akan timbul konflik dan akan menganggu kedaulatan negara tetangganya. Terganggunya kedaulatan dua negara tersebut sering kali karena konflik kepentingan di sebuah wilayah tertentu di sebuah negara tersebut. 

Dari paparan singkat di atas bisa kita lihat akar persoalan yang sering terjadi bahwa antara kedua negara tersebut tidak menggunakan  informasi yang kredibel untuk menunjukkan pada dunia internasional mengenai  batas batas wilayah kedaulatannya. Di sinilah peran arsip sebagai sumber primer menunjukkan data dan fakta yang otentik dan reliabel mengenai kondisi yang terjadi di masa lampau hingga terwujudnya sebuah negara yang berdaulat. Karena arsip merupakan memori kolektif sebuah bangsa kemampuan untuk menyajikan data dan fakta menjadikannya lebih dipercaya di dunia internasional.

Nilai  Kebuktian Arsip 

Bisa kita bayangkan bagaimana seandainya kemerdekaan kita tanpa  ada teks proklamasi, tentunya  kemerdekaan kita tak akan bernilai di mata dunia internasional dan hanya dianggap isapan jempol belaka. Teks proklamasi menjadi surat sakti yang menunjukkan akan terbentuknya sebuah negara yaitu indonesia di
tengah komunitas  dunia. Keabsahannya begitu bernilai karena ditandatangani oleh dua orang    proklamator  yang mengatasnamakan bangsa indonesia. 

Dari peristiwa  proklamasi tersebut Indonesia menyatakan diri sebagai bangsa yang berdaulat yang berkuasa atas wilayahnya sendiri. Tidak hanya berhenti di situ, bahwa segala jenis transaksi sebagai sebuah negara semenjak diproklamirkan sudah mulai dihimpun sebagai bukti akan adanya aktifitas sebuah negara yang berdaulat. Dokumen-dokumen kewilayahan (peta)  juga dokumen  tentang institusi pemerintah yang berada di wilayah kedaulatan  Republik Indonesia merupakan arsip penting yang bisa menunjukkan pada dunia internasional tentang negara yang baru terbentuk yaitu Republik Indonesia. Di sinilah terlihat peranan arsip, yang di  dalamnya mengandung nilai  kebuktian  (evidential)  yang merupakan bukti otentik mengenai  proses penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara yang pada akhirnya  membawa kesadaran dunia internasional akan keberadaan sebuah negara yang berdaulat juga membentuk kesadaran  setiap warga
negara akan identitas nasionalnya.   

Kontrol Terhadap Arsip Wilayah Perbatasan Untuk Mengamankan Kedaulatan Dari Ancaman Penyerobotan Wilayah Oleh Pihak Asing Serta  Disintegrasi (Pemisahan) Keberadaan sebuah wilayah merupakan syarat mutlak sebuah kedaulatan di  samping unsur unsur lainnya. Dengan kejelasan wilayah yang menjadi kekuasaannya sebuah bangsa atau negara mempunyai hak untuk mengelola wilayah tersebut sesuai dengan kewenangannya. Terkait dengan kewilayahan ini peranan arsip kartografik (peta) menjadi mutlak diperlukan demi kepastian hukum sebagai bukti keberadaan  wilayah kedaulatan negara. Tanpa peta yang otentik  akan muncul konflik dari kedua wilayah yang bertetangga karena masing-masing menganggap sebuah daerah menjadi wilayah kekuasaannya. 

Sebagaimana yang diamanatkan oleh  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 3 huruf (g) bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. Untuk itu kontrol terhadap arsip arsip kewilayahan mutlak diprioritaskan untuk mengamankan aset nasional yang tentunya juga perwujudan dari kedaulatan negara. Di samping  itu, penyelenggaraan  kearsipan di wilayah perbatasan juga perlu dilakukan kontrol untuk mengamankan rekaman kegiatan atau peristiwa sebagai bukti adanya aktifitas  kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara di wilayah perbatasan. 

Hal ini penting karena kita tidak bisa hanya mengandalkan bukti peta kewilayahan tanpa bisa menunjukkan adanya aktifitas kehidupan bermasyarakat di wilayah tersebut apakah sudah sesuai dengan hukum yang dianut oleh   pemerintah yang mempunyai kedaulatan atas wilayah tersebut. Bila kita ambil contoh, akan terlihat aneh apabila kita mengakui keberadaan wilayah sebuah daerah  adalah  bagian dari kedaulatan kita tetapi aktifitas yang terjadi di daerah tersebut  lebih menunjukkan kesesuaian dengan aturan hukum di negara tetangga kita. Misalnya,  sebagai contoh kecil, dalam kegiatan ekonomi,  mata uang   yang dipakai sebagai alat transaksi sehari hari  di daerah tersebut  adalah mata uang negara tetangga, bahkan ketika bersekolah pun mereka bersekolah di negara tetangga dan tidak mengetahui sama sekali tentang  sistim  pendidikan yang dimiliki oleh pemerintahnya. Kondisi seperti ini banyak terjadi di wilayah wilayah terluar Negara Kesatuan Republik Indonesia tercinta ini. Keadaan ini tentunya bisa dihindari jika pemerintah lebih memperhatikan proses kehidupan bermasyarakat dan bernegara di daerah perbatasan. 

Bahwa upaya untuk menjaga kedaulatan negara perlu partisipasi seluruh elemen negara baik pusat maupun lokal. Penyelenggaraan kearsipan baik pusat maupun lokal  (daerah perbatasan)  harus terkontrol sebagai wujud penyelenggaraan kearsipan untuk  menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. Dengan keterlibatan unsur lokal (daerah perbatasan) dalam penyelenggaraan kearsipan diharapkan ancaman penyerobotan wilayah kedaulatan serta  disintegrasi wilayah bisa diminimalisir karena warga perbatasan bisa memahami jati dirinya sebagai bagian dari Negara Kesatuan Republik Indosesia tercinta ini.  Sekali lagi ditegaskan bahwa nilai guna kebuktian arsip adalah arsip yang mempunyai nilai informasi yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakan fungsi dan tugasnya. Dengan adanya arsip yang berkenaan daerah perbatasan baik itu arsip tentang kewilayahan (arsip Kartografik) maupun arsip tekstual lainnya yang merupakan bukti rekaman kegiatan atau peristiwa pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara di  wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia maka Kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia bisa dijaga keutuhannya.

Penulis,
Agus Buchori, A.Md.

Peran Administrasi Publik dalam Reformasi Birokrasi di Indonesia

Peran Administrasi Publik dalam Reformasi Birokrasi di Indonesia

oleh : Rum Riyanto

Sebagaimana yang dirumuskan oleh  Pfiffner dan Presthus pada tahun 1967, Administrasi publik adalah suatu disiplin ilmu yang secara khusus mempelajari cara-cara menerapkan nilai-nilai politik. Definisi ini sejalan dengan gagasan awal yang disampaikan oleh Woodrow Wilson pada tahun 1988 yang diyakini sebagai orang yang menginspirasi lahirnya cabang ilmu administrasi publik modern di Negara Amerika. Wilson menyatakan bahwa ilmu administrasi publik adalah produk dari perkembangan ilmu politik. Namun demikian Wilson juga mengusulkan adanya pemisahan antara disiplin ilmu politik dan administrasi. Gagasan Wilson inilah yang akhirnya dikenal sebagai dikotomi politik-administrasi. Masih menurut Wilson, ilmu adinistrasi terutama sangat berkaitan dengan dua hal yaitu “Apa yang dapat dilakukan oleh pemerintah dengan baik” dan “Bagaimana pemerintah melakukannya dengan efektif dan efisien.

Berdasarkan gagasan Woodrow Wilson di atas, dapat kita yakini bahwa peran administrasi publik dapat menjadi positif dalam mengawal proses demokratisasi suatu Negara agar sampai pada tujuan yang dicita-citakan. Hal ini karena administrasi publik pada dasarnya berkaitan dengan masalah bagaimana menetapkan to do the right thing dan juga to do the things right. Dengan kata lain tidak saja administrasi publik berkaitan dengan cara-cara yang efisien dalam melakukan proses demokratisasi namun juga memiliki kemampuan dalam menetapkan tujuan proses demokratisasi itu sendiri, terutama berupa bentuk penyelenggaraan pelayanan publik yang efektif sebagai perwujudan dari penjaminan hak-hak konstitusional yang menjadi milik semua warga negara.

Masalah saat ini adalah apakah mungkin para administrator publik mau menjadi tumpuan dalam proses demokratisasi. Jawaban empirik yang diberikan untuk menjawab pertanyaan tersebut memiliki dua versi. Peran para administrator publkik, dalam suatu situasi dalam menyelesaikan bermacam-macam masalah yang berurusan dengan proses demokratisasi cukup signifikan. Sebagai contoh, di Taiwan dan beberapa Negara berkembang lainnya pemerintah berurusan dengan berbagai masalah dilematis tentang bagaimana merekonsiliasi pertentangan yang terjadi antara industrialisasi, kultur demokrasi baru dan budaya tradisional sebagai usaha Negara untuk mengembangkan ekonomi. Untuk mengatasi masalah tersebut, para ahli administrasi publik berperan membantu para pengambil keputusan di Negara Taiwan untuk mengatasi reformasi administrasi yang cukup rumit dengan cara pendekatan perencanaan yang strategis.

O’toole pada tahun 1997 membuat kesimpulan mengenai peran para administrator publik tersebut bahwa administrasi yang berkembang sampai saat ini sangat berperan positif dalam proses demokratisasi karena sudah tidak lagi terlalu paroksial dan hirarkis melainkan lebih mirip sebuah jaringan kerja atau network. Adanya kecenderungan ini menimbulkan implikasi yang sangat positif dan penting bagi perkembangan demokrasi termasuk di dalamnya tanggung jawab yang dinamis terhadap pemenuhan preferensi publik, kepentingan publik dan perluasan liberalisasi publik. Administrasi publik yang memiliki bentuk jaringan ini mampu mengatasi persoalan menuju pengelolaan yang demokratis sehingga dapat membuka peluang memperkuat pemerintahan yang sangat bergantung pada nilai-nlai serta tindakan-tindakan administrasi publik. Hal-hal tersebut disampaikan oleh O’tool untuk mengenang Dwight Waljo yang pernah pula menyampaikan bahwa apabila administrasi merupakan inti pemerintahan maka teori demokrasi yang ada harus mencakup administrasi.

Pada situasi yang lain, untuk menjadi katalisator proses administrasi , administrasi publik tidak dapat diharapkan. Seperti juga di tempat lain, di Negara-negara Afrika sub-sahara ketika rezim militer telah menguasai pemerintahan, mereka menjalankan pemerintahan itu dengan komando diantaranya melumpuhkan lembaga-lembaga legislative dan memerintah dengan komando. Akibatnya bagi warga Negara tidak ada saluran institusi politik pada proses pengambilan keputusan.Biasanya penguasa militer mendapatkan masukan bagi proses perumusan serta pengambilan keputusan dengan cara memasukkan elit politik sipil. Ini dilakukan sebagai tanggapan terhadap tuntutan transisi pada pihak sipil serta sebagai metode politik untuk menjalankan proses sipilisasi rezim militer.

Berdasarkan pengalaman empiris, keterlibatan pihak sipil dalam suatu rezim militer adalah suatu petunjuk bahwa rezim itu akan mengikuti aturan-aturan militer dan bukan kebalikannya. Dalam konteks semacam ini administrasi publik menjadi tidak kondusif dalam proses kristalisasi demokrasi namun malah berbalik menjadi katalisator bagi alat melanggengkan kekuasaan pemerintahan lama yang bersifat otoriter. Reformasi politik yang ada sampai saat ini dalam banyak hal tampak sekali lagi berada dalam jalur yang benar. Namun diperlukan kesabaran untuk bertahan dan konsisten dalam melakukan langkah-langkah yang sistematik yang dibutuhkan. Di Indonesia proses demokratisasi tak hanya diuji melalui adanya pemilihan pemimpin Negara secara langsung tetapi juga mendapat tantangan agar mampu keluar dari berbagai persoalan supaya dapat memenangkan kompetisi dengan bangsa-bangsa lain.

Berdasarkan yang telah disampaikan di atas, asal memenuhi persyaratan tertentu administrasi publik dapat bertempat di jantung gerakan demokratisasi politik. Ketiga persyaratan itu yang pertama adalah mampu menjalankan perencanaan strategis yang bersifat menyeluruh sebagaimana yang dilakukan di Taiwan sebagaimana yang disampaikan Sun dan Gargan. Syarat kedua memiliki struktur organisasi yang tidak terlalu paroksial dan hirarkis sebagaimana yang dikemukakan O’toole. Ketiga, terbebas dari pendekatan serta kultur materialistik dalam menjalankan pelayanan publik. Indonesia dalam hal perencanaan strategis memiliki pengalaman serta insititusi perencanaan seperti Bappeda di tingkat daerah dan Bappenas di tingkat nasional. Yang perlu dilakukan adalah reposisi serta revitalisasi fungsi-fungsi institusional yang dibuat sejalan dengan konteks demokrasi yang diinginkan. Mekanisme perencanaan yang bersifat bottom-up seharusnya terus dilakukan bukan hanya untuk mencari legitimasi serta sekedar basa-basi. Bagi kedua syarat terakhir yaitu kultur birokrasi dan struktur masih memerlukan ketekunan dan kesabaran untuk melakukan perubahan secara gradual untuk mengurangi atau bahkan menghindari biaya ekonomi, sosial dan politik yang tinggi. Pembicaraan mengenai reformasi administrasi dalam hubungan ini tetap memiliki keterkaitan. Dari sini muncul pertanyaan yang berikutnya yaitu reformasi ke arah manakah yang dikehendaki?

Apa yang disampaikan di atas minimal merupakan sebuah petunjuk mengenai ke arah mana reformasi administrasi publik Indonesia harus menuju. Pada awal tahun 90-an suatu gerakan reformasi publik yang sempat menjadi popular tampil dalam kemasan reinventing government yang memiliki akar pada tradisi serta perspektif New publik management yaitu kristalisasi dari praktik administrasi publik yang ada di Amerika Serikat. Pendapat dari para pendukung gerakan tersebut menyatakan bahwa institusi-institusi administrasi yang telah dikembangkan dalam kerangka brokrasi model pengawasan dan komando telah secara signifikan berubah selama abad ke-20 namun harus tetap diubah. Birokrasi semacam itu tak lagi efektif dan efisien bahkan telah ketinggalan zaman bila kita melihat tatanan ekonomi politik dunia yang saat ini semakin mengglobal. Sebagai contoh, brokrasi di Amerika oleh karena itu harus menjalankan reformasi institusi administrasi publik agar dapat mempunyai karakter kewirausahaan. Satu lagi pertanyaan kemudian muncul apakan administrasi publik semacam itu dapat menjadi model bagi reformasi administrasi pubik di Indonesia. Untuk mendapatkan jawabannya perlu kita menyimak lebih teliti berbagai penelitian yang masih dilakukan mengenai  reinventing government  ataupun  reformasi birokrasi .

Sumber: 

http://www.lpmpjateng.go.id/web/index.php/arsip/artikel/580-peran-administrasi-publik-dalam-reformasi-birokrasi-di-indonesia

Menumbuhkembangkan Peran Masyarakat dalam Pembangunan Kearsipan

Oleh : Musliichah

Dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dinyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saatini belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Kondisi ini menjadi salah satu pertimbangan lahirnya UU tersebut. Tujuan dari penyelenggaraan kearsipan yang ditetapkan dalam UU No. 43 Tahun 2009 diantaranya adalah :

a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; dan
c) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Membaca dari alasan diterbitkannya UU Kearsipan yang baru serta tujuan-tujuan yang hendak dicapai dapatlah ditarik suatu benang merah bahwa nasib kearsipan tidak hanya ditentukan oleh lembaga pemerintah seperti lembaga kearsipan, para pejabat dan pegawai pemerintah saja, tapi masyarakat luas pun turut serta berperan.

Masyarakat secara umum baik berkelompok dalam organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan sangat berperan baik sebagai subyek maupun obyek. Hal tersebut diatur secara rinci dalam UU No. 43 Tahun 2009 pada Bab VII Bagian Kedua Pasal 71 sampai dengan Pasal 77. Ruang lingkup peran masyarakat tersebut dalam pasal 71 jelaskan meliputi pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Sangat luas sekali ruang lingkup tersebut. Hal ini tentu memerlukan pemahaman dan penghayatan yang mendalam, disamping itu juga komitmen yang kuat.

Diantara peran-peran tersebut yang menarik dan menyentuh langsung akar permasalahan kearsipan yang sering muncul adalah :

a. peran serta dalam pengelolaan arsip dengan menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual, menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku;
b. peran serta dalam penyelamatan arsip dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan dan melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa memalui prosedur yang berlaku;

Apabila dua peran diatas benar-benar dapat dijalankan oleh setiap masyarakat tentu tidak akan ada lagi masalah peristiwa penting dan bersejarah berkaitan dengan kehidupan berkebangsaan yang tidak terekam, masalah perebutan atau sengketa aset karena tidak ada dokumen atau bukti yang sah, tidak ada lagi masalah pencurian hak intelektual atau plagiat yang tidak dapat diselesaikan dengan benar dan adil, tidak ada lagi masalah arsip hilang, dan lain sebagainya.

Satu lagi yang menarik dari UU ini adalah adanya reward and punishment. Penghargaan bagi masyarakat yang berperan aktif dalam pembangunan kearsipan diatur dalam pasal 73 ayat 2 dan 3, yaitu bahwa pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada masyarakat yag berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip dan pemerintah dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA. Klausul ini dapat menjadi rangsangan positif bagi masyarakat untuk berperan aktif di bidang kearsipan. Masalahnya sekarang adalah seberapa jauh komitmen pemerintah untuk mewujudkan janji tersebut, jangan sampai klausul itu hanya menjadi janji kosong. Disamping itu sejauh mana lembaga kearsipan yang ada mampu membuat umpan bagi masyarakat untuk berperan aktif. Sebut saja, sudah adakah lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA (Daftar Pencarian Arsip)? Jika belum ada lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA bagaimana masyarakat bisa tahu bahwa arsip yang dimiliki atau diketahui keberadaannya merupakan arsip yang sedang dicari oleh pemerintah.

Ibarat ada surga ada neraka, pemerintah pun juga menerapkan sanksi yang cukup berat (sanksi pidana) bagi siapapun termasuk masyarakat yang melanggar ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam UU tersebut pada Bab IX Pasal 81 sampai dengan Pasal 88. Ketentuan pidana yang apabila benar-benar diterapkan akan dapat menjaring pelakunya adalah :

a. setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 81);
b. setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama satu tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah) (pasal 83);
c. setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 86);
d. setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain diluar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) (pasal 87); dan
e. pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 58 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 88).

Ketentuan pidana ini bisa menjadi penangkal dan pencegah tindakan penyelewengan dan kejahatan di bidang kearsipan. Ibarat rumah penuh barang berharga, ketentuan-ketentuan pidana tersebut diumpamakan sebagai anjing penjaga yang siap menyalak dan menggigit siapapun yang hendak mencuri dan merusak barang berharga yang tersimpan dalam rumah tersebut. Dengan adanya penjaga-penjaga tersebut tentu saja semua berharap bahwa barang berharga yang ada senantiasa aman dan terselamatkan. Rumah yang dijaga ketat tersebut belum tentu selalu aman dan terbebas dari gangguan. Satu dua oknum pasti akan selalu berusaha untuk mengambil barang berharga tersebut. Apa jadinya bila para penjaga tersebut tidak pernah beraksi dan menunjukkan taringnya? Tentu oknum-oknum itu akan dengan mudah keluar masuk mencuri atau merusak barang berharga tersebut.

Tindakan beberapa oknum akan mewabah dan menggiring oknum-oknum yang lain untuk mengikuti jejaknya. Mereka tentu beranggapan bahwa para penjaga yang ada hanyalah anjing ompong yang tidak bisa menggigit. Demikian halnya apabila ketentuan pidana yang telah diatur sedemikian rupa seolah olah hanya dijadikan pajangan untuk menakut-nakuti saja artinya tidak sungguh-sungguh diterapkan tentu masyarakat akan tetap dengan mudah melakukan kegiatan yang termasuk kategori kejahatan dokumen. Mereka akan enteng-enteng saja melakukan perbuatan tersebut toh tidak ada konsekuensi dan sanksi yang harus mereka tanggung.

Mengingat ruang lingkup kearsipan begitu luas dan peran arsip yang sangat penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara maka kita semua harus serius dan berkomitmen tinggi dalam mengembangkan dan membangun kearsipan di Indonesia. Siapa yang bertanggungjawab dalam hal ini? Tentu saja seluruh elemen negara dari pemerintah, swasta, dan masyarakat secara umum. Apabila tugas ini hanya dibebankan pada pemerintah saja niscaya cita-cita mewujudkan dunia kearsipan yang maju dan modern sulit dicapai, seperti pepatah bagai pungguk merindukan bulan. Masyarakat umum baik secara berkelompok dalam organisasi politik, sosial kemasyarakatan maupun secara individu atau perorangan memiliki andil yang sangat besar dalam pengembangan dan pembangunan kearsipan. Oleh karena itu pemerintah harus mendorong dan menumbuhkembangkan peran dari masyarakat tersebut.

Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa banyak arsip-arsip penting yang masuk dalam kategori arsip statis bahkan arsip vital yang berkaitan dalam kehidupan berkebangsaan dan bernegara secara umum maupun lebih sempit lagi ruang lingkupnya arsip statis dan arsip vital suatu instansi pemerintah banyak yang hilang. Bahkan tidak jarang beberapa kali menemukan arsip-arsip statis bahkan arsip vital menjadi bungkus makanan atau menjadi bahan dagangan di penjual kertas bekas. Ini fenomena yang sudah tidak bisa dipungkiri lagi sangat sering terjadi. Banyak instansi yang menjual arsipnya karena sudah memenuhi ruangan atau gudang penyimpan tanpa didahului dengan pendataan dan penilaian arsip-arsip tersebut. Padahal dalam UU No. 43 Tahun 2009 jelas itu merupakan tindak pidana dengan sanksi yang cukup berat. Transaksi arsip itu jelas melibatkan masyarakat, minimal pembelinya, kuli/tukang angkut, dan pegawai/pekerja di bagian pengepul kertasnya.

Banyak kalangan masyarakat yang memiliki dan menyimpan arsip-arsip statis. Biasanya mereka adalah pelaku sejarah. Pengalaman di tempat kerja penulis, ada beberapa arsip yang kehilangan jejak artinya ada informasi mengenai adanya suatu arsip dan arsip itu banyak dicari dan dibutuhkan seperti sk pendirian fakultas dan arsip-arsip lain terkait perkembangan fakultas dan universitas tetapi secara fisik arsip tersebut tidak ada dan tidak tersimpan. Dalam buku sejarah atau profil fakultas dan universitas dijelaskan suatu peristiwa atau keadaan dengan menyebutkan arsip yang menjadi dasar peristiwa atau keadaan itu. Jadi kami mengetahui informasi ada arsip tentang suatu masalah tertentu tetapi kami tidak memiliki fisik arsip tersebut. Langkah yang ditempuh antara lain memburu arsip tersebut ke lembaga kearsipan baik tingkat propinsi maupun di ANRI, dan browsing di internet. Namun hasilnya belum memuaskan, masih banyak arsip yang belum ditemukan. Langkah selanjutnya yang ditempuh adalah memburu arsip-arsip tersebut pada tokoh-tokoh atau pelaku sejarah yang namanya tercantum dalam arsip atau buku sejarah tersebut. Hasilnya sangat memuaskan, banyak arsip yang ditemukan. Lebih dari itu kami bahkan mendapatkan arsip-arsip lain diluar pengetahuan kami yang dimiliki oleh para tokoh atau pelaku sejarah tersebut. Ini menunjukkan bahwa secara umum banyak arsip-arsip statis dan vital yang disimpan secara pribadi oleh masyarakat.

Peristiwa-peristiwa tersebut di atas merupakan contoh betapa peran masyarakat umum khususnya secara perorangan sangat berperan dan berpengaruh dalam kearsipan di Indonesia. Saat ini kita berpacu dengan waktu sehingga harus secepat mungkin bertindak. Jangan sampai semakin banyak terjadi pemusnahan arsip secara ilegal dan jual beli arsip dan para tokoh atau pelaku sejarah itu meninggal sebelum kita melacak arsip-arsip statis atau mereka menyerahkan arsip statis yang mereka miliki. Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan hilangnya memori kolektif bangsa itu bisa disebab dua kemungkinan. Kemungkinan pertama karena para pelaku tidak mengetahui bahwa arsip yang mereka musnahkan, mereka jual, atau mereka simpan secara pribadi itu penting dan harus diserahkan kepada negara melalui lembaga kearsipan dan tindakan-tindakan tersebut merupakan tindak pidana. Kemungkinan kedua mereka mengetahui hal tersebut tetapi malas karena tidak mau repot dan berharap keuntungan lebih serta menganggap bahwa pemerintah tidak serius dalam menerapkan peraturan yang ada. Nyatanya banyak orang yang memusnahkan arsip, memperjualbelikan arsip dan menyimpan serta memiliki arsip yang seharusnya diserahkan kepada negara mereka tetap aman-aman saja, tidak tersentuh oleh hukum. Mereka juga berfikir apa untungnya bila arsip-arsip tersebut diberikan kepada negara. Mereka berfikir demikian karena negara dalam hal ini pemerintah sepertinya kurang serius dalam memberikan penghargaan dan imbalan kepada mereka yang turut serta dalam membangun kearsipan ini. Artinya yang baik dan yang jahat mendapat perlakuan yang sama. Jadi buat apa berbuat baik, lebih baik berbuat jahat dengan memperjualbelikan arsip kan dapat untung. Inilah pemahaman yang terjadi di masyarakat.

Undang-undang telah dibuat sekarang saatnya untuk melaksanakannya. Untuk dapat melaksanakan atau mengimplementasikan UU tersebut diperlukan sosialisasi. Sosialisasi ini harus segera dan secara gencar dilakukan oleh pemerintah dalam hal ini diwakili oleh ANRI dan lembaga kearsipan tingkat provinsi dan kabupaten. Minimal dalam jangka waktu satu tahun sejak diundangkannya UU No. 43 Tahun 2009 sosialisasi mengenai keberadaan UU tersebut dan peran serta dan kedudukan masyarakat dalam UU tersebut harus sudah berjalan. Selama ini pemerintah terkesan hanya fokus pada instansi pemerintah dan para pejabat atau pegawai pemerintah saja sedangkan masyarakat umum hampir tidak tersentuh. Paradigma ini harus diubah, artinya perlu ditanamkan pemahaman bahwa yang bertanggungjawab dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa ini adalah seluruh elemen bangsa termasuk masyarakat. Untuk itu masyarakat pun harus dibekali dengan ilmu, pengetahuan, dan keterampilan yang memadai mengenai kearsipan.

Langkah konkret yang dapat segera ditempuh pemerintah antara lain melakukan sosialisasi dan propaganda baik melalui media massa maupun door to door di kalangan masyarakat. Seperti layaknya melakukan penyuluhan kesehatan, penyuluhan arsip pun sudah saatnya terjun langsung ke bawah disampaikan dalam pertemuan formal atau informal di masyarakat seperti bersamaan dengan arisan, pengajian, rapat, atau kesempatan-kesempatan lainnya. Konsekuensinya pemerintah harus memiliki kader-kader militan yang siap terjun ke bawah. Ini dapat dicontoh dari suksesnya pemerintah di era 80-an dalam menggalakkan KB. Dimana pemerintah mengangkat kader-kader yang dibekali pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan penyuluhan sekaligus pendampingan. Bila langkah ini akan dijalankan juga dalam bidang kearsipan, kiranya perlu dicoba untuk membuka posko pendaftaran sukarelawan. Pemerintah membuka peluang sekaligus memfasilitasi masyarakat yang tertarik dan terpanggil untuk berperan serta dalam membangun kearsipan di Indonesia.

Setidaknya dengan cara tersebut di atas kita dapat membumikan undang-undang kearsipan yang selama ini kita tunggu-tunggu. Jangan sampai undang-undang itu hanya kita gantung setinggi langit, namun kita simpan rapi dilemari dan hanya kita buka apabila kita memerlukan saja. Undang-undang tersebut akan lebih bermanfaat apabila kita simpan dalam otak dan hati artinya kita pelajari dan kita hayati, selanjutnya secara bersama-sama kita bumikan dengan menjalankan dan mengamalkannya.

DAFTAR PUSTAKA

UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Agus Dwiyanto, dkk. 2002. Reformasi Birokrasi Publik di Indonesia, Yogyakarta : Galang Printika
Hadi Abubakar.1997. Cara-Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan efisien, Jakarta : Djambatan

Gambar diambil dari: http://swcenter.fortlewis.edu/records.shtml

Sumber: http://www.duniaarsip.com/menumbuhkembangkan-peran-masyarakat-dalam-pembangunan-kearsipan.html/

PERAN ARSIP DALAM PENDIDIKAN KARAKTER BANGSA

PERAN ARSIP DALAM PENDIDIKAN KARAKTER BANGSA

Pendahuluan

 Sejak  berlangsungnya era  reformasi pertengahan  tahun 1998 an, yang ditandai dengan mundurnya Suharto sebagai Presiden Indonesia,  banyak harapan anak  bangsa akan adanya perubahan yang fundamental terjadi. Perubahan yang lebih baik dalam berbagai aspek yang bermuara kepada kemajuan dan kesejahteraan rakyat.  Memang perubahan  terjadi,  tetapi  bukan perubahan yang menuju keadilan dan kemakmuran   bangsa, melainkan deraan krisis dan persoalan mengecamuk dalam perjalanan kehidupan bangsa ini.

 Dengan kasat mata apa yang disaksikan dan dirasakan saat ini adalah munculnya  beragam  persoalan   seperti  persoalan ekonomi, pengangguran, keamanan, kekerasan dan  korupsi. Khususnya tindakan  korupsi justru semakin marak seakan-akan keterbukaan dilampiaskan dengan berbagai tindakan yang kebablasan. Bagaikan  gelombang, gelombang  kehancuran makin mendekati  bangsa Indonesia

Maraknya perilaku korupsi dan kolusi maupun nepotisme  masih saja belum dapat dikikis Prilaku tak  baik tersebut masuk ke dalam berbagai lapisan, seperti di  lingkungan instanasi pemerintah (eksekutif), legistlatif dan yudikatif, bahkan  yang melibatkan pihak swasta maupun  oknum dari partai politik.

  Di samping itu  prilaku  kekerasan  terjadi di seperti yang dipertontonkan oleh generasi intelektual yaitu  mahasiswa. Ada tawuran mahasiswa dengan mahasiswa di luar kampus, ada antara mahasiswa yang satu kampus, ada kekerasanan mahasiswa terhadap pihak kampus, tawuran antar  pelajar, perkelahian antar organisasi kemasyarakatan,  dan pertarungan  antar pendukung masing-masing calon kepala daerah, serta  konflik antar  elemen masyarakat dengan aparat keamanan.

Kekerasan yang terjadi kepada anak-anak juga sungguh memprihatikan. Ketua Umum Komisi Nasional Perlindungan Anak Arist Merdeka Sirait mengungkapkan, dalam empat bulan pertama di tahun 2011, pihaknya menerima 435 kasus kekerasan yang melibatkan anak. Artinya, terjadi kasus kekerasan anak setiap bulan. Pada  tahun 2010, Komisi Nasional Perlindungan Anak  mendapat 2.339 laporan kekerasan terhadap anak. Kekerasan juga terjadi kepada para wartawan, yang berdasarkan data dari   Aliansi Jurnalis Independen (AJI) Indonesia,  sejak bulan Januari hingga Mei tahun 2011, kekerasan terhadap wartawan  telah  terjadi 23 kasus.

Bagaikan sudah berurat akar, sulit untuk mengurai jaring-jaring persoalannya yang melanda bangsa Indonesia  saat terjangan gelombang kekerasan yang  melanda bangsa ini. Begitupun bak kata mutiara badai pasti berlalu, maka yang diperlukan sekarang adalah  merumuskan permasalahan utamanya sekaligus mencari jalan keluar dari permasalahan tersebut.

           Adapun  permasalahan utama yang dapat dideintifikasi menurut penulis adalah bagaimana peran arsip  dalam  pendidikan karakter bangsa.

Kedudukan Arsip  dalam Konteks kelembagaan

Arsip Nasional  Republik Indonesia merupaka  Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 7 tahun 1971tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian dirubah menjadiUndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

 Undang Undang  Nomor  43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat  (1)  menyebutkan Kearsipan  adalah  hal-hal yang berkenaan dengan arsip.  Pada pasal 1 ayat (2)  Undang  Undang tersebut di atas menyebutkan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga.

Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia yang  melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan menyelenggarakan fungsi yaitu    :

1.  Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;

2.  Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;

3.  Fasilitasi    dan    pembinaan  terhadap   kegiatan  instansi pemerintah  di bidang kearsipan;

4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.

Arsip Nasional Republik Indonesia  mengedepankan Visinya sebagai  “ Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”, dengan misi  :

a. Memberdayakan   arsip    sebagai    tulang  punggung  manajemen pemerintahan dan pembangunan;

b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;

c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;

d. Melestarikan   arsip  sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia;

e. Memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,

    pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

Pendidikan Karakter Bangsa

Pemahaman tentang  Pendidikan Karakter Bangsa yang  satu dua tahun terakhir ini mulai di dengungkan, dapat diperjealas dengan menguraikan tiga kata  yang membentuknya yaitu pendidikan, karakter dan bangsa.

 Ki Hajar Dewantara mengemukaan pengertian Pendidikan adalah  daya upaya untuk memajukan bertumbuhnya  budi pekerti (kekuatan, batin dan karakter, pikiran (intellect) dan  tubuh anak. Bagian-bagian itu tidak boleh dipisahkan agar kita dapat memajukan kesermpurnaan hidup anak-anak kita.

Menurut  Edgar Dalle,  Pendidikan adalah usaha sadar yang dilakukan oleh keluarga, masyarakat, dan pemerintah melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, dan latihan, yang berlangsung di sekolah dan di luar sekolah sepanjang hayat untuk mempersiapkan peserta didik agar dapat mempermainkan peranan dalam berbagai lingkungan hidup secara tetap untuk masa yang akan datang.

Undang Undang  Nomor . 20 tahun 2003  Tentang Sistem Pendidikan nasional menyebutkan bahwa Pendidikan adalah usaha sadar terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritualkeagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan darinya, masyarakat, bangsa, dan negara.

Pada pasal 3 Undang Undang  Nomor . 20 tahun 2003  Tentang Sistem Pendidikan Nasional menyebutkan Pendidikan nasional berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, bertujuan untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab

Adapun pengertian  Karakter  menurut  Kamus Lengkap Bahasa Indonesia  Hoetomo MA yaitu   sifat-sifat kejiwaan, akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari yang lain; tabiat; watak.

Karakter erat kaitannya  dengan kekuatan moral, berkonotasi positif bukan netral. Jadi, orang berkarakter adalah orang punya kualitas moral (tertentu) yang positif. Bangsa yang berkarakter ada;ah bangsa yang memiliki  mutu moralitas yang baik, yang meliputi kepada nilai nilai antara lain : 

1. Taat Beribadah

2. Kejujuran

3. Percaya Diri

4. Saling Menghargai

5. Semangat Belajar/Berkerja

6. Kerja Sama

Sedangkan berkaitan dengan bangsa, beberapa ahli menajakan buah pikirannya antara lain apa yang  dikemukan Otto Bauer mendefinisikan bangsa adalah kelompok  manusia yang mempunyai persamaan karakter. Karakteristik tumbuh karena adanya persamaan nasib.

Menurut Friederich Hertz tiap bangsa mempunyai 4 unsur aspirasi yakni:
1. Keinginan untuk mencapai kesatuan nasional.

2. Keinginan  untuk mencapai kemerdekaan dan kebebasan nasionalisme sepenuhnya.

3. Keinginan dalam kemandirian, keunggulan, individualitas, keaslian atau kekhasan.

4. Keinginan  untuk menonjol dari antara bangsa-bangsa dalam mengejar kehormatan, pengaruh, dan prestise.

Memformulasikan peran arsip dalam pendidikan karakter bangsa

Bangsa Indonesia  pada hakikatnya bangsa yang besar, yang memiliki nilai-nilai luhur sebagai manusia. Hal itu telah tumbuh sejak zaman nenek moyang  seperti nilai-nilai  kebersamaan, gotong royong, saling menghormati dan menghargai perbedaan, serta memiliki nilai juang tinggi.

Sejarah telah merekam semuanya bagaimana para pendiri bangsa ini tanpa pamrih berjuang apakah  secara lokal seperti yang dilakukan banyak pahlawan seperti Sultan Hasanuddin,  Teungku  Cit dik Tiro,  Cut Nyak Dhien, Teuku Umar, Pangeran Diponegoro, Raja Sisingamangaraja XII, Raden  Ajeng Kartini, Dewi Sartika, Budi Oetomo, Martha Christina Tiahahu  hingga Ir Soekarno, Muhammad Hatta, Jenderal Sudirman, dan para pahlawan  maupun pejuang lainnya. Mereka berani melakukan perlawanan terhadap penjajah meskipun harus berkorbankan  tenaga, harta bahkan nyawa.

NIlai – nilai yang terkandung dalam prilaku   para pahlawan  dan generasi endiri bangsa ini, maupun para leluhur  pada hakikatnya merupakan  perwujudan karakter bangsa yang sejatinya. Nilai-nilai tersebut juga merupakan upaya perwujudan amanat Pancasila dan Pembukaan UUD 1945.

Oleh karena itu pendidikan karakter bangsa tidak lain upaya yang berkesinambungan untuk   menanamkan kebiasaan (habituation) tentang hal mana yang baik sehingga peserta didik menjadi paham (kognitif) tentang mana yang benar dan salah, mampu merasakan (afektif) nilai yang baik dan biasa melakukannya (psikomotor). Dengan kata lain, pendidikan karakter yang baik harus melibatkan bukan saja aspek “pengetahuan yang baik (moral knowing), akan tetapi juga “merasakan dengan baik atau loving good (moral feeling), dan perilaku yang baik (moral action).

Peran arsip dalam hal ini adalah memberikan informasi yang lurus dan benar tentang sejarah perjalanan bangsa. Kegiatan kearsipan yang dilakukan bukan semata-mata pemenuhan  ketentuan standar  yang ada tetapi harus mampu memberikan konstirbusi   secara nyata bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Karena  ‘ruh’  dari kearsipan itu sendiri pada hakikatnya adalah mengolah informasi, maka selain pengelolaan fisik arsip,  idelanya  juga mengolah dan memanfaatkan informasi yang terkandung dalam arsip dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan pengembangan pendidikan termasuk pendidikan karakter bangsa. Realisasinya dapat dilakukan dalam lingkup  :

1. Satuan Pendidikan, mulai dari satuan atau jenajang  Sekolah Dasar (SD) hingga  Perguruan Tinggi. Pada jenjang Sekolah Dasar porsinya justru lebih besar dibandingkan jenjang pendidikan lainnya,  dengan harapan akan lebih melekat  bagi  siswa sekolah dasar hingga mereka dewasa. Pendekatan yang dilakukan melalui :

   a. Pendekatan terintegrasi dalam semua mata pelajaran,

   b. Pengembangan budaya satuan pendidikan,

   c. Pelaksanaan kegiatan kokurikuler dan ekstrakurikuler,

   d. pembiasaan perilaku dalam kehidupan di lingkungan sekolah/kampus

2. Pemerintahan, prosesnya dapat dimulai sejak CPNS  hingga  PNS yang terus menerus dilaksanakan melalui Pendidikan dan Latihan seperti Prajabatan, Diklat Adum, Spama dan Spamen serta Sepati, maupun di dalam Kursus maupun Diklat Fungsional, agar terbangun keteladanan dalam diri Pegawai Negeri Sipil, maupun para pejabat.

3. Masyarakat  Sipil,   melalui organisasi – organisasi kemasyarakatan sehingga para anggotanya dapat mentranformasikannya di lingkungan keluarga dan di tengah – tengah masyarakat di mana mereka tinggal.

4. Masyarakat Politik,  hal ini perlu menjadi  perhatian  serius bagi  partai politik, mengingat  keterbukaan  yang ada saat ini,  banyak  kader  dan calon legislatif  bermunculan,  yang menjadi bagian penyelenggara Negara seperti di legislatif maupun Kepala Daerah. Ibarat pesawat terbang  kader partai politik bagaikan pilot dan pramugara atau pramugarinya, sedangkan rakyat atau masyarakat adalah penumpang. Maka dari itu wajar pendidikan politik yang dilakukan  oleh partai politik memasukkan juga pendidikan karakter bangsa didalam kegiatan tersebut.

5. Dunia Usaha dan Industri,  dengan  elemen organisasinya seperi Kadin, Himpi dan  organisasi usaha lainnya,  dapat melaksanakan program pendidikan karakter bangsa  kepada para pelaku  ekonomi, agar memiliki daya juang dan kompetensi dibidang usahanya, sehingga persaingan sehat itu tumbuh berkembang, menguatnya  kewirausahaan, dan cinta terhadap produk dalam negeri.

6. Media Massa, mengingat seperti apa yang dikemukan   Laswell, media massaapakah cetak dan elektornik memiliki  fungsi  sebagai  :  Fungsi pengawasan (surveillance), penyediaan informasi tentang berbagai hal:  Fungsi penghubungan (correlation), dimana terjadi penyajian pilihan solusi untuk suatu masalah; Fungsi pentransferan budaya (transmission), adanya sosialisasi dan pendidikan. dan  Fungsi hiburan (entertainment) yang diperkenalkan oleh Charles Wright. Dengan kata lain media massa dapat menjadi wahana bagi  arsip  dalam menginfomasikan peran arsip  dalam  pendidikan karakater bangsa.

Penutup

Arsip memainkan peran yang signifikan  dalam pendidikan karakter bangsa karena arsip  melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa, sehingga  komponen bangsa bisa mengetahui sejarah para pahlawan yang mengandung nilai-nilai yang bisa dijadikan teladan. sumber Intinya adalah arsip  merupakan sumber  informasi dan warisan  budaya .

Sebagai  sumber  informasi  dapat  digunakan  dalam konteks apapun, dan sebagai warisan budaya  tentu ia memiliki nilai nilai    kebaikan  yang universal  yang  dapat menjadi  bahan  pencerahan bagi generasi selanjutnya.

Penerapan ke dua hal tersebut   dapat dilakukan di ruang lingkup seperti satuan  pendidikan,  di lingkungan keluarga, pemerintahan, masyarakat politik, dunia usaha dengan beragam format antara lain kurikulum pendidikan, buku,  pameran,  poster, film, cerita, diorama dan sebagainya.

Sumber: http://semenja-rasa.blogspot.com/2012/03/peran-arsip-dalam-pendidikan-karakter.html