SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN

SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN

Dilihat dari organisasi pelaksanaan, ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi dan kombinasi kedua sistem (Quible : 2001). Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa efektif letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya. 

1. Sistem Sentralisasi 

Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. 

Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : 

a. Mencegah duplikasi. Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau pengguna akan terekam dengan baik, termasuk waktu peminjaman hingga durasi peminjaman. Apabila berbagai tebusan akan dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut telah tersimpan dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen 2 inaktif, hanya satu dokumen saja yang disimpan sedangkan kerta lain (tembusan) dapat dimusnahkan. 

b. Layanan yang lebih baik. Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing–masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. Dapat dibayangkan apabila seorang stenografer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan dokumen, maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugas atau keahliannya. 

c. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasannya. 

d. Menghemat waktu. Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada satu tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi atau dokumen yang dibutuhkan. 

e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya (folder, filing cabinet dan lain-lain). Hal tersebut menyebabkan ruang yang digunakan juga semakin sempit dan efisien yang tentunya akan menghemat penggunaan ruang kantor. 

f. Jasa kepada bagian lain. Sistem ini akan membebaskan bagian atau depertemen lain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. 

g. Memungkinkan pengamanan lebih terpadu. Sistem ini juga kan menjadikan keamanan dokumen lebih terjamin, karena sistem pengamanan dokumen yang terpusat sehingga lebih mudah dalam pengawasannya. 

h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen. Hal ini tentunya penting untuk dipertimbangkan, karena kaan mengurangi kemungkinan penggunaan sistem yang bermacam – macam pada satu organisasi. Apabila departemen keuangan menggunakan sistem arsip yang pengklasifikasian dokumennya berdasarkan abjad nama subjek, sedangkan depertemen penjualan menggunakan letak geografis pelanggan akan meningkatkan kemungkinan terjadinyan double work pada suatu organisasi. 

i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Sistem sentralisasi memungkinkan dilakukan pelayanan dokumen maupun arsip di bawah satu atap, sehingga lebih efisien waktu maupun biaya. 

Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: 

a. Kesulitan fisik. Tidak semua departemen letaknya dekat dengan Pusat Dokumen dan hal ini mengakibatkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen. Juga perlu waktu untuk membawa dokumen dari Pusat Dokumen ke ruangan petugas yang memerlukannya sehingga kurang efisien. 

b. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang terpusat, akan terjadi kekhwatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting anatara berbagai bagian yang berbeda-beda. Hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing–masing.

c. Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang–kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di Pusat Dokumen disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan dibagian lain. 

d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi, apabila dokumen di pusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. Oleh karena itu, disarankan untuk memiliki salinan dokumen di masing–masing departemen atau bagian. 

e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar dokumen yang dihasilkan oleh organsasi, perusahaan, atau badan disimpan di bawah pengawasan Manajer Dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan prosedur standar dan hanya dilayani apabila telah memenuhi prosedur yang dimaksud. 

2. Sistem Desentralisasi 

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing–masing unit. 

Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain; 

a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainnya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya. 

b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian, disimpan di bagian yang bersangkutan. 

c. Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan. 

Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:

a. Pengawasan relatif lebih sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing–masing bagian dan sangat lazim apabila masing–masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda–beda. 

b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. 

c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. 

d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. 

e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuagnan yang menggunakan kertas berukran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuitansi, sementara departement produksi akan menyesuaikannya dengan ukuran bill of Materials yang mereka gunakan. 

f. Masing–masing bagian akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. 

3. Sistem Kombinasi 

Pada setiap kominasi, masing–masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan apda masing–masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan erusahaan seligus anak perusahaannya. 

Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : 

a. Adanya sistem penyimpanaan dan temu balik yang seragam. 

b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang. 

c. Menekan duplikasi dokumen. 

d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih mudah. 

e. Memudahkan kontrol gerak dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. 

Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut. 

a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditemapatkan di tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.

b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum ada atau tidak ada. 

c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaanya dilakukan secara dan tepat. 

Dilihat dari cara kerja penyimpanannya, sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi :

1. Sistem hastawi (manual) 

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen sebelum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup :

a. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun masih kurang efisien karena sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. 

c. Pemakaian kartu keluar diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisiikan kolom pemakai, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian. 

2. Sistem barcoding 

Sistem ini dilakukan dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertika pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehinga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual. Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkan kepada orang lain tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus barcode, berkas akan dapat dilacak di manapun berkas itu berada. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.