Peran Arsip Bisnis di Negara China

Pemberitahuan tentang pelaksanaan kisaran Arsip Nasional 'dokumen bisnis dan file arsip Ketentuan Retensi material " 

Author: Sumber: 28 Oktober 2013 

Provinsi, daerah otonom dan kota Archives, kotamadya Archives, Archives of Produksi Xinjiang dan Konstruksi Corps, manajemen pusat dari departemen arsip perusahaan: 

    "Enterprise dokumentasi pengarsipan dan file yang periode retensi kisaran tertentu" (National Archives Order No 10, selanjutnya disebut sebagai "Peraturan") dilaksanakan dengan efek dari 1 Februari 2013. Untuk melakukan pekerjaan dengan baik "membutuhkan" pembelajaran, advokasi, pelaksanaan dan penegakan kerja, pemberitahuan dari masalah ini adalah sebagai berikut. 

    Sebuah pemahaman yang mendalam mengenai pelaksanaan "persyaratan" tentang pentingnya 

    Saat ini, pembangunan sistem ekonomi pasar sosialis, Cina telah memasuki periode sejarah baru pembangunan, berkas perusahaan standarisasi manajemen perusahaan, manajemen produksi tambahan, pemeliharaan kepentingan perusahaan, meningkatkan ekonomi hukum, memecahkan sengketa bisnis dan pelacakan peran kualitas produk dan aspek lain dari tumbuh. Untuk memenuhi peningkatan ekonomi pasar, persyaratan kepatuhan terhadap peraturan, Arsip Nasional mengembangkan "peraturan" dalam rangka untuk lebih mengatur perusahaan swasta dan investasi asing milik negara, dan jenis-jenis dokumentasi dan retensi berbagai pengarsipan file memungkinkan perusahaan untuk menjadi perusahaan file pengendalian internal , meningkatkan manajemen, standarisasi dasar yang kuat beroperasi secara legal dan menjadi dasar penting untuk memenuhi negara dan perusahaan publik beroperasi sesuai dengan mengawasi manajemen, kegiatan menjadi perusahaan pelayanan yang efektif, bantalan catatan sebenarnya dari proses pengembangan usaha. 

    "Kebutuhan" adalah bagian penting dari peraturan di bawah situasi baru pembangunan layanan file perusahaan merupakan prestasi baru praktek kerja arsip perusahaan sejak reformasi dan membuka diri, adalah definisi ilmiah dokumen perusahaan dan bahan-bahan yang diajukan jangkauan, penggambaran akurat dari retensi berkas panduan periode untuk bertindak. "Kebutuhan" pelaksanaan ruang lingkup perusahaan ilmiah dan mempersiapkan dokumentasi arsip jadwal retensi arsip, mempromosikan perusahaan dan sumber daya nasional arsip penting. 

    Kedua, sadar mempelajari dan memahami "aturan" isi dasar dan persyaratan 

    "Kebutuhan" didasarkan pada praktek kerja arsip, menggambar pada karya peraturan perusahaan arsip dan dokumen normatif dan arsip luar negeri pengalaman, ruang lingkup dokumentasi perusahaan dan pengarsipan berkas Retensi mengatur. "Peraturan" dibandingkan dengan kisaran sebelumnya bahan arsip yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan dokumen file dengan jadwal retensi, baik dalam bentuk dan isi perubahan yang lebih besar. Pertama, reformasi penyimpanan file enterprise metode pembagian periode, asli "permanen", "panjang", "jangka pendek" metode divisi Retention diubah menjadi "permanen", "biasa", "biasa" melaksanakan re-format standar, umum dibagi menjadi 30 atau 10 tahun. Kedua ini didasarkan pada tren perkembangan saat ini perusahaan Cina dan karakteristik dari sejumlah dokumen dan bahan-bahan untuk memperkaya dan menyoroti beberapa manajemen file, lebih menyempurnakan dan menyoroti rapat pemegang saham, Dewan Pengawas dan dokumen tata kelola perusahaan lain membentuk manajemen proses, manajemen modal File direklasifikasi sesuai dengan isi entri yang ditetapkan operasi modal kerja; menyoroti kontrak manajemen, perjanjian dan dokumen kontrak lainnya dan bahan konstruksi; menyoroti fungsi manajemen audit, manajemen risiko, tanggung jawab sosial didokumentasikan, bekerja pada entri informasi ; file pelatihan staf ke dalam dokumen manajemen sumber daya manusia, dalam "kerja partai" tambah "triple besar" isi file arsip. Ketiga, beberapa file pada periode penyimpanan untuk membuat penyesuaian yang diperlukan. Keempat, memperkuat pengawasan. Badan usaha milik negara untuk menetapkan ruang lingkup dan dokumentasi arsip tinjauan jadwal retensi file system untuk memastikan jadwal retensi dokumentasi dan pengarsipan file lingkup kualitas persiapan. 

    Departemen administrasi arsip di semua tingkatan dan berbagai organisasi bisnis di semua tingkatan harus sungguh-sungguh "membutuhkan" belajar dan advokasi, untuk lulus "kebutuhan" dari isi dan semangat dari perusahaan akar rumput, bimbingan dan membantu perusahaan memahami isi dari file tersebut benar memahami esensi spiritual. Sejalan dengan "aturan" dari studi, Arsip Nasional menyelenggarakan penyusunan "Dokumen <enterprise lingkup materi arsip dan pencatatan Panduan Penerapan deadlines>", akan segera diterbitkan secara resmi sebagai pembelajaran "membutuhkan" bahan konseling. 

    Ketiga, standarisasi persiapan dokumentasi perusahaan dan mengajukan pengarsipan berbagai jadwal retensi 

    Rentang dokumen bisnis dan file arsip jadwal retensi materi adalah dasar dari pekerjaan arsip, yang akan dilaksanakan di departemen administrasi arsip dan pengawasan perusahaan yang lebih tinggi dan bimbingan. Dalam persiapan harus memperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut: 

    (A) lingkup yang jelas. Berbagai perusahaan di wilayah Republik Rakyat China (termasuk negara, non-state) harus mempersiapkan dokumentasi dan pengarsipan file lingkup jadwal retensi dari perusahaan sesuai dengan "Peraturan" kebutuhan. Lembaga perusahaan teknologi yang dimiliki harus merujuk kepada "membutuhkan" persiapan yang baik dokumentasi dan pengarsipan mengajukan berbagai jadwal retensi. 

    (B) perkembangan penyusunan program kerja. Penyusunan program harus terintegrasi perusahaan skema klasifikasi berkas, menyoroti skala usaha, organisasi produksi, produk dan layanan fitur, dan dengan "profil bisnis job spesifikasi" dikombinasikan secara konsisten. Tugas berat perusahaan harus menyiapkan dipimpin oleh para pemimpin yang bertanggung jawab atas arsip departemen, fungsi, dokumen bisnis dan bahan berbagai komposisi dan berkas jadwal retensi pengarsipan tim disiapkan. Staffing harus investigasi dan studi, pemahaman praktis dari arsip perusahaan melalui penelitian mendalam, kebutuhan riil dari file arsip ke dalam bahan arsip dan akurat menggambarkan ruang lingkup periode tahanan. 

    (C) menentukan cakupan persiapan. Perusahaan tidak hanya untuk persiapan manajemen, administrasi, manajemen produksi, kerja massal dan berbagai kelas manajemen dokumentasi arsip lain dan jadwal retensi arsip, sementara juga kembali persiapan dan penelitian lainnya, berbagai produk dan layanan dokumentasi dan file jadwal retensi pengarsipan . 

    (D) untuk menguasai metode persiapan. Usaha dalam analisis sistematis proses bisnis, fungsi dan menghasilkan dokumen dan bahan-bahan pada fungsi manajemen file kelas yang disusun oleh lembaga atau, produk dan catatan bisnis disusun berdasarkan kategori produk, ringkasan akhir dari total biaya dari tabel bisnis. Proses persiapan harus meminta pandangan pekerja garis depan dan rekayasa dan tenaga teknis dari perusahaan, untuk memastikan efektivitas dan kualitas persiapan. 

    Ketika semua jenis bahan arsip untuk menentukan periode retensi, untuk mematuhi orang-berorientasi, prinsip progresif perkembangan ilmiah, periode retensi yang terkait dengan orang tersebut file ekstensi yang sesuai, untuk sepenuhnya memahami semua dokumen dan bahan-bahan yang diproduksi dalam semua aspek bisnis isi dan struktur, dengan khususnya inovasi bisnis perhatian dan perubahan proses bisnis yang dihasilkan dari dokumen arsip dan bahan dimasukkan ke dalam kisaran, ruang lingkup untuk meningkatkan dokumentasi dan pengarsipan file jadwal retensi pengoperasian mungkin untuk memperbaiki lingkup arsip, untuk sepenuhnya menganalisis nilai realistis dan sejarah dan peran dokumen identifikasi bentuk perusahaan dan bahan, dengan mempertimbangkan undang-undang lain yang relevan dan peraturan tentang persyaratan periode retensi berkas, dan mempertimbangkan persyaratan manajemen dokumen kertas dari bahan lain dan dokumen dukungan material, dokumen arsip dan bahan-bahan untuk secara akurat menentukan ruang lingkup dan pastikan periode penyimpanan file. 

    (V) sesuai dengan proses pemeriksaan. Badan usaha milik negara (kantor pusat) berbagai dokumen dan file arsip jadwal retensi material, setelah disetujui oleh perusahaan yang terutama bertanggung jawab untuk "aturan" job description kebutuhan material, bersama-sama dengan laporan ke departemen administrasi arsip badan untuk pemeriksaan dan persetujuan sebelum pelaksanaan, tanpa sama pra-arsip bagian administrasi untuk pemeriksaan dan persetujuan, masih menggunakan persyaratan asli. BUMN (termasuk yang sepenuhnya dimiliki dan dikendalikan) dokumentasi dan pengarsipan file berbagai Retensi perusahaan dan lembaga ilmu pengetahuan dan teknologi, bersama-sama dengan penyusunan pernyataan tubuh material dan melaporkan lebih tinggi perusahaan deskripsi pekerjaan sepakat untuk melaksanakan setelah review. Pemeriksa Otoritas untuk amandemen yang diusulkan untuk pelaksanaan tepat waktu, modifikasi di tempat, review harus disepakati sesegera mungkin di perusahaan ini. 

    Perusahaan non-negara menyiapkan dokumentasi dan pengarsipan file kisaran Jadwal Retensi pada tinjauan ini tidak fokus. 

    Keempat, bimbingan pekerjaan yang sangat baik dan review 

    (A) memperkuat bimbingan operasional. Departemen administrasi arsip di semua tingkat, usaha harus memiliki penelitian unit mendalam bawahan untuk mengetahui wilayah, profil sebenarnya dari arsip perusahaan Grup dan museum kerja, permintaan untuk penggunaan bahan dokumen perusahaan untuk memahami aturan dan karakteristik, untuk mengembangkan praktis program mentoring bisnis. Melalui pohon khas, menggenggam demonstrasi, pertemuan situs, pelatihan dan cara lain untuk membantu dan membimbing perusahaan untuk mengembangkan berbagai kualitas tinggi dokumentasi perusahaan dan jadwal retensi pengarsipan file. 

    (B) untuk melakukan review. Departemen administrasi arsip di semua tingkatan, bisnis memiliki unit bawahan untuk segera meninjau review tahapan rencana pembangunan, dan pada akhir setiap tahun untuk review tingkat berikutnya yang lebih tinggi dari bagian administrasi arsip. 

    (C) memperkuat kepemimpinan proses pemeriksaan. Review dari Arsip Nasional bertanggung jawab untuk manajemen pusat dokumentasi perusahaan dan pengarsipan file berbagai jadwal retensi. Sekitar bagian administrasi arsip bertanggung jawab untuk meninjau pekerjaan tingkat yang sama perusahaan milik negara daerah dan perusahaan terafiliasi dokumentasi dan pengarsipan file berbagai jadwal retensi. Selama proses peninjauan harus mengidentifikasi sensor yang jelas, standarisasi proses review, pemeriksaan ketat untuk menghindari akan melalui gerakan atau memanjakan diri tanpa pengadilan. 

    Provinsi, daerah otonom, kota, secara terpisah terdaftar kota Arsip dan perusahaan dikelola secara terpusat harus mengikuti "aturan" persyaratan, dikombinasikan dengan daerah, perkembangan aktual perusahaan untuk melaksanakan lingkup dokumentasi perusahaan dan berkas persiapan jadwal retensi pengarsipan program kerja, dan berusaha akan selesai dalam waktu tiga tahun persiapan dan ulasan. 

    Studi komprehensif, mempublikasikan, dan menerapkan "aturan" merupakan tugas penting dan titik awal utama untuk dua tahun terakhir tingkat perusahaan manajemen arsip perusahaan saat ini dan masa promosi pekerjaan arsip di masa depan. Departemen administrasi arsip di semua tingkat, semua departemen harus melampirkan sangat penting untuk arsip perusahaan, terorganisir dengan baik, terus, terus belajar, advokasi, pelaksanaan "ketentuan" dari pekerjaan untuk memperdalam dan lebih mempromosikan pembangunan operasi berbasis file perusahaan, meningkatkan berkas perusahaan tingkat pekerjaan.