Pengelolaan Arsip Dinamis di Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan perguruan tinggi dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggii. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip, serta program arsip vital dan arsip terjaga. 

1. Penciptaan Arsip 

a. Pembuatan 

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal 

berikut:. 

1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks; 

2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik; 

3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat, maka pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses; 

4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 

5) Pembuatan arsip harus didokumentasiikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.

b. Penerimaan 

Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). 

Penerimaan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Arsip diterima dengan aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca; 

2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang; 

3) Arsip dalam bentuk faksimili dinggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip; 

4) Arsip diangggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak, dan penerimaan arsip itu harus didokumentasiikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh unit pengolah.; 

5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan. 

c. Registrasi 

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh perguruan tinggi kedalam sistem kearsipan, dengan 

memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsiten; 

2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode unik yang bertujuan untuk merekam informasi ringkas mengenai arsip; 

3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai standar metadata kearsipan, sekurang-kurangnya meliputi: nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, kode klasifikasi. 

d. Pendistribusian 

Pendistribusi arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal berikut: 

1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap; 

2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman; 

3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lingkungan perguruan tinggi. Adapun prosedur distribusi arsip 

dilaksanakan melalui: 

a. Penyampaian arsip ke unit kerja di lingkungan perguruan tinggi; 

b. Pengendalian arsip; 

c. Penyampaian arsip ke pimpinan; 

d. Pengendalian terhadap pergerakan arsip di lingkungan perguruan 

tinggi. 

2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip 

a. Pemberkasan Arsip Aktif 

1) Arsip yang sudah diregistrasikan dan didistribusikan harus diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip; 

2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan: pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, pengelompokan, pelabelan, pembuatan daftar isi berkas, penyimpanan arsip, pembuatan daftar arsip aktif; 

3) Pemberkasan arsip aktif pada satuan di lingkungan perguruan tinggi ditujukan untuk tertatanya fisik dan informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif; 

4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas; 

5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, tahun, jumlah, keterangan; 

6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, keterangan; 

7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif pada unit kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh arsiparis; 

8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan II untuk disampaikan kepada LKPT sebagai simpul jaringan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

b. Penataan Arsip Inaktif 

1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan II dan unit kearsipan I dilaksanakan berdasarkan prinsip asas asal usul dan prinsip aturan asli, melalui kegiatan: pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif.

2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata: pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi; tahun, jumlah, keterangan. 

3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan I perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh arsiparis. 

5) Daftar arsip inaktif dari unit kearsipan II disampaikan kepada unit kearsipan I pada LKPT dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN. 

c. Pemeliharaan Arsip 

1) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; 

2) Penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk dan 

media arsip ; 

3) Suhu dan kelembapan udara ruangan arsip diatur secara konstan sesuai dengan bentuk dan media arsip; 

4) Pelindungan dan pengamanan arsip dilaksanakan terhadap fisik dan informasinya.