Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam
medis yaitu:
ASAS
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.
Kebaikan sistem sentralisasi adalah :
- Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
- Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
- Efisiensi kerja petugas.
- Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.
Kelemahannya adalah :
- Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
- Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis.
Kebaikan sistem desentralisasi adalah :
- Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
- Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan.
- Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit.
Kelemahannya adalah :
- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah.
- Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak.
- Bentuk/isi rekam medis berbeda.
- Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.
Sistem
Dalam penyimpanan dokumen rekam medis memerlukan sebuah sistem untuk mendukung kemudahan temu balik arsip
Numerik (berdasarkan angka atau nomor).
Ada 3 (tiga) macam penyimpanan
dengan sistem numerik yaitu:
1. Sistem nomor langsung (straight numerical filing system)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam
medis.
Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026.
Kebaikan dari sistem ini adalah :
- Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif.
- Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan penyimpanan.
Kelemahannya adalah :
- Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
- Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan.
- Pengawasan kerapian sukar dilakukan.
2. Sistem angka akhir (terminal digit filing system)
Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Contoh :
22 50 23
angka ketiga angka kedua angka pertama
(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.
Contoh :
22-50-23
23-50-23
24-50-23
25-50-24
26-50-25
Kebaikan sistem angka akhir ini adalah :
- Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
- Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata.
- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut.
-Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan perencanaan rak.
- Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak.
Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.
3. Sistem angka tengah (middle digit)
Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
Contoh :
22 23 50
Angka kedua angka pertama angka ketiga
Kebaikan sistem angka tengah adalah :
- Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya
berurutan.
- Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih
muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.
- Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem
nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.
- Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga
kekeliruan menyimpan dapat di cegah.
- Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas.
- Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke
tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 : 19).
No comments:
Post a Comment