SIKN dan JIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)

SIKN dan JIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)

SIKN

Pembangunan SIKN

Tujuan dibangunnya sebuah Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu untuk mendukung pengolahan arsip dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh, ANRI bertanggungjawab membangun dan mengelola SIKN. 

Pembangunan SIKN dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN. Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui:

a. Penetapan kebijakan SIKN; dan
b. Penyelenggaraan SIKN.

a. Penetapan kebijakan SIKN. 
    Penetapan kebijakan SIKN meliputi;

    - kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan.
    - kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan.

    Penetapan kebijakan SIKN dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 
b. Penyelenggaraan SIKN

    Penyelenggaraan SIKN dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan sesuai             dengan ketentuan perundang-undangan    Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan               dikoordinasikan oleh ANRI.   

JIKN

Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. JIKN merupakan sistem jaringan informasi kearsipan dan sarana pelayanan untuk; 

a. Arsip dinamis, dan
b. Arsip statis

Pembentukan JIKN dilakukan pada pusat jaringan yang diselenggarakan oleh ANRI dan simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.
Lembaga kearsipan perguruan tinggi dan swasta dapat menjadi simpul jaringan.

Tanggung Jawab 

ANRI Sebagai pusat jaringan nasional bertanggungjawab atas;

• Penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam daftar arsip dinamis.
• Penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam daftar arsip statis nasional;
• Pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara nasional. 
• Layanan informasi kearsipan melalui JIKN. 
• Pengelolaan sistem dan jaringan. 
• Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional. 
• Koordinasi simpul jaringan dalam satu kessatuan JIKN.   

Simpul Jaringan bertanggung jawab atas: 

• Penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis;
• Penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat jaringan nasional;
• Pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN dilingkungan simpul jaringan; 
• Penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN, dan 
• Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. 

Tugas

ANRI Sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas;

a. Mengkoordinasikan simpul jaringan; dan
b. Membina simpul jaringan

Tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional meliputi bidang; 

• informasi kearsipan 

• sumber daya manusia

• prasarana dan sarana, dan/atau

• pendanaan

Simpul Jaringan di provinsi memiliki tugas mengkoordinasikan dan membina simpul jaringan kabupaten/kota

Penggunaan Informasi Kearsipan

Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat. Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 

Informasi Kearsipan sekurang kurangnya memuat:

• Pencipta arsip;
• Nomor arsip;
• Kode klasifikasi;
• Uraian informasi arsip;
• Kurun waktu;
• Jumlah arsip; dan
• Keterangan