Sistem Kearsipan di China

BPK Komite Sentral dan Dewan Negara mengeluarkan "pada penguatan dan perbaikan situasi baru Files Work"

Author: Arsip Nasional Kantor Sumber: Arsip Nasional Kantor 4 Mei 2014

     Baru-baru ini, Komite Sentral CPC dan Dewan Negara mengeluarkan "Pendapat Penguatan dan Peningkatan kerja arsip di bawah situasi baru," dan mengeluarkan pemberitahuan mewajibkan semua lokasi dan departemen untuk serius mengimplementasikan sebenarnya.

    "Penguatan dan meningkatkan kerja arsip di bawah opini situasi baru" berbunyi sebagai berikut.

     Berkas sebagai pihak dan negara dan orang-orang yang bekerja pada berbagai aspek dari catatan yang benar adalah untuk mempromosikan perkembangan ilmiah negara kita, partai dan negara dan melindungi kepentingan mendasar rakyat dasar penting. Arsip partai dan negara pekerjaan pondasi diperlukan, jangan kerja arsip merupakan tanggung jawab penting dari berbagai departemen dan unit di semua wilayah.

     Saat ini, wajah situasi baru dan tugas-tugas baru dan persyaratan baru, masih ada beberapa arsip tempat yang tidak pantas, terutama: kurang memperhatikan beberapa daerah dan sektor arsip, kondisi keamanan berkas perlu untuk lebih meningkatkan pengembangan modus koleksi file, alat manajemen, mekanisme layanan perlu inovasi lebih lanjut, file perlu untuk lebih meningkatkan kualitas kader. Pekerjaan arsip dalam situasi yang baru, untuk promosi pengembangan ilmu pengetahuan ekonomi dan sosial, untuk menjaga keamanan nasional dan stabilitas sosial, melindungi hak-hak yang sah dan kepentingan rakyat, kemampuan partai untuk meningkatkan tingkat manajemen dan pemerintah memiliki makna penting. Untuk benar-benar menerapkan partai 18 dan semangat rapat pleno kedelapan Deng Xiaoping Teori, pikiran penting "Tiga Wakil" sebagai bimbingan konsep ilmiah tentang pembangunan, untuk membangun dan memperbaiki file rakyat yang meliputi sumber daya sistem, untuk memfasilitasi massa menggunakan sistem file untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dari sistem file file keamanan sebagai tujuan, untuk lebih meningkatkan arsip mekanisme kelembagaan untuk meningkatkan perlindungan untuk bekerja arsip untuk mendukung upaya untuk mempromosikan perkembangan ilmiah arsip.

     Pertama, untuk meningkatkan mekanisme kelembagaan arsip

    (A) mematuhi kepemimpinan terpadu dan prinsip-prinsip manajemen desentralisasi. Di atas departemen administrasi kabupaten di semua tingkatan kedua berkas arsip mengawasi wilayah administrasi otoritas membimbing partai, dan mengawasi wilayah administrasi kerja arsip membimbing instansi pemerintah dan unit lain, tingkat arsip nasional komprehensif baik manajemen terpusat kelas berkas organ partai, dan manajemen terpusat dari tingkat instansi pemerintah dan unit lain dari file. Menjunjung dan terus meningkatkan kepemimpinan komite partai dan pemerintah, departemen terpusat bertanggung jawab atas file, sistem file bekerja sama untuk berpartisipasi dalam semua aspek, untuk memastikan pembagian peran yang jelas, dalam koordinasi yang erat dan upaya bersama untuk mempromosikan pembangunan yang terkoordinasi arsip.

    (B) secara efektif meningkatkan bagian administrasi arsip kemampuan untuk melakukan tugas mereka sesuai dengan hukum. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan dari departemen administrasi file kelas arsip melakukan fungsi penegakan hukum memberikan kondisi administratif untuk meningkatkan pengawasan dan bimbingan dari kemampuannya untuk menegakkan hukum. Mendukung bagian administrasi arsip akan melakukan organ administrasi, unit layanan arsip, dan menghukum berat kasus ilegal berbagai jenis file. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkat harus secara aktif membimbing perusahaan milik negara untuk melaksanakan pekerjaan arsip, bimbingan, membantu organisasi ekonomi non-publik dan organisasi sosial melakukan pekerjaan arsip, aktif menciptakan model baru dari manajemen file akar rumput, mengembangkan daerah-daerah baru kerja arsip.

    (C) mendorong arsip komprehensif membangun tingkat nasional. Di semua tingkatan untuk fokus pada arsip nasional yang komprehensif disimpan oleh hukum untuk menerima partai tingkat yang sama dan organ-organ pemerintah, perusahaan, lembaga, organisasi sosial dari berbagai jenis file (termasuk file elektronik, sama di bawah), dan Lembaran Pemerintah dan informasi publik pemerintah lainnya, sementara memperluas lingkup file untuk menerima, tingkat masing-masing unit menerima file milik instansi; diminta untuk memberikan penggunaan masyarakat, dan secara efektif meningkatkan profil kapasitas pelayanan publik. Komite partai dan pemerintah di atas tingkat kabupaten adalah bangunan utama dari arsip National Comprehensive kelas, sesuai dengan "gedung Arsip standar" dan "desain bangunan Archives" persyaratan, arsip Nasional Komprehensif daerah dibangun kepatuhan, fasilitas, berfungsi penuh, layanan keamanan yang nyaman, hemat energi dasar penyimpanan file, patriotisme dasar pendidikan, arsip menggunakan pusat pemerintah pusat akses informasi publik, pusat backup file elektronik, menghilangkan "tidak ada museum perpustakaan", "building berbahaya" fenomena. Perencanaan keseluruhan, ilmiah dan pemeriksaan yang ketat untuk menetapkan tingkat set yang sama arsip profesional, berkas menerima jelas lingkup, mencegah duplikasi dan pengalihan sumber daya. Conditional arsip komprehensif nasional melalui direktori file integrasi, informasi file, file dan bentuk badan pengaturan cabang, mengintegrasikan sumber daya file arsip profesional tingkat lainnya. Arsip tingkat yang dapat diterima pengawasan dan bimbingan dari peer file departemen administrasi profesional.

    (D) membangun ruang pola file baru. Partai dan organ-organ pemerintah, perusahaan dan lembaga (termasuk cabang asing), organisasi sosial, menurut pekerjaan yang sebenarnya diperlukan untuk memperkuat manajemen file, dokumentasi yang baik dari unit sistem untuk mengumpulkan, mengatur, pekerjaan arsip, menjaga unit pengumpul terpusat dan menyediakan akses ke berbagai jenis file, untuk membawa file digital, Arsip Kompilasi, bursa bisnis berkas, pelatihan personil, sesuai dengan ketentuan dari Arsip Nasional to peer transfer file. Tergantung pada pemerintah daerah untuk arsip lembaga dan personil untuk integrasi yang efektif, untuk mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan efisiensi. Partai dan organ-organ pemerintah, perusahaan dan lembaga harus dengan penuh semangat mendukung file departemen untuk memperkuat koordinasi dan bimbingan operasional untuk memastikan bahwa bahan arsip untuk memenuhi persyaratan, informasi file ke dalam unit teknologi informasi dari perencanaan keseluruhan, penyebaran bersatu, pelaksanaan simultan untuk memastikan bahwa departemen file untuk mencapai pembentukan dokumen elektronik, akumulasi dan pengarsipan pengawasan dan bimbingan penuh. Desa organisasi ekonomi non-publik, masyarakat dan daerah, organisasi sosial untuk membangun atau menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk arsip arsip untuk mengumpulkan dan menjaga unit menyediakan akses ke file.

    (E) spesifikasi dan mendukung kekuatan sosial untuk berpartisipasi dalam file transaksi. Bermain penuh Archives Masyarakat dan organisasi sosial lainnya. Untuk mempromosikan pengadaan pemerintah layanan bahwa setiap layanan manajemen transaksi, pengenalan mekanisme persaingan kepada masyarakat melalui kontrak pembelian, komisi dan sarana lainnya. Spesifikasi dan mendukung lembaga berkas perantara, badan-badan profesional yang terlibat dalam layanan arsip, perusahaan dukungan, organisasi sosial dan individu untuk menyiapkan dana pengembangan arsip karir; mendukung keluarga yang memenuhi syarat mendirikan arsip keluarga, mendukung penjagaan pribadi, menampilkan koleksi arsip, ke Arsip Nasional Museum sumbangan atau hosting file di sumbangan penting, file berharga, diberikan insentif tertentu. Keluarga atau pribadi file yang tersimpan pada Negara dan masyarakat harus menghargai atau file rahasia, departemen administrasi arsip harus memperkuat pengawasan dan manajemen menurut hukum.

     Kedua, membangun dan meningkatkan file rakyat yang meliputi sumber daya sistem

    (Vi) meningkatkan intensitas berkas yang dikumpulkan. Semua daerah dan departemen dan unit harus bekerja sama dengan rencana kerja arsip lainnya, dengan penyebaran, dengan pelaksanaan untuk mencapai cakupan penuh. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan ketika Anda mendirikan badan kerja khusus atau badan koordinasi, sebagai departemen yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam profil absorpsi, pastikan untuk membuat file dan melaksanakan pekerjaan khusus secara bersamaan. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkatan harus memperkuat kerja arsip dikumpulkan diawasi, terutama untuk pekerjaan kunci, peristiwa besar, proyek-proyek konstruksi besar, proyek-proyek riset besar, proyek-proyek perlindungan ekologi utama dan daerah-daerah baru, profesional yang baru, organisasi baru , organisasi sosial baru, pengawasan dan bimbingan kepada pihak yang berkepentingan pada waktu yang tepat untuk membuat sistem file kerja.

    (Vii) memperbaiki sistem pengarsipan. Semua unit lembaga kearsipan harus sungguh-sungguh melaksanakan tugasnya, membangun dan meningkatkan dokumentasi sistem pengarsipan, pengarsipan dan tepat waktu mengembangkan atau merevisi lingkup dan jadwal retensi semua jenis dokumen dan bahan-bahan dari unit pada tingkat yang sama setelah pelaksanaan departemen administrasi arsip audit, jadi jangan Imputasi kembali, karena pajak. Setiap material harus diarsipkan dokumen (termasuk dokumen elektronik harus diarsipkan dan foto operator tradisional, audio, video, dll), ingin mentransfer unit organisasi berkas, setiap departemen atau individu Mei apropriasi atau menolak arsip. Untuk yang rusak, file yang hilang, departemen administrasi arsip untuk menyelidiki dan menghukum, dan mendesak file unit pembentuk aktif diperbaiki.

    (Delapan) tidak memperhatikan arsip mata pencaharian masyarakat. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkat harus mempelajari dan merumuskan lingkup mata pencaharian pengarsipan file, praktek manajemen, mengawasi koleksi file arsip mata pencaharian. Semua unit lembaga kearsipan harus erat dengan kepentingan vital massa dari berbagai dokumen yang terkait dengan materi arsip dikumpulkan sesuai dengan ketentuan yang relevan dari manajemen, penggunaan dan transfer yang disediakan. Tingkat Arsip Nasional harus secara aktif menerima file dari berbagai jenis mata pencaharian, file sumber daya penghidupan ke dalam sistem arsip nasional.

    (Ix) integrasi ilmu pengetahuan dan sumber daya informasi arsip. Pembentukan departemen administrasi arsip dipimpin bekerja sama dengan otoritas industri, kerangka kerja manajemen sumber daya arsip Archives (ruang) manajemen terpusat. Dalam reformasi kelembagaan, restrukturisasi perusahaan, proses penyesuaian pembagian administratif, dalam hubungannya dengan departemen terkait untuk berkas tepat waktu departemen administrasi mengalir file spesifikasi dengan benar untuk penanganan file, mencegah kehilangan file. Disposisi dari orang miskin, yang mengakibatkan hilangnya file harus dituntut untuk unit yang relevan dan tanggung jawab personel. Departemen administrasi arsip untuk mengkoordinasikan perencanaan, dukungan dan dorongan untuk memecah silo departemen dan mengintegrasikan departemen yang berbeda dalam unit yang sama, daerah yang sama semua arsip (ruang) dan bagian yang berbeda dari Archives (chamber) dari sumber daya berkas untuk mempromosikan sumber daya konfigurasi ilmu berkas dan efisiensi penggunaan.

     Ketiga, membangun dan meningkatkan kenyamanan orang menggunakan sistem file

    (J) bentuk layanan yang inovatif. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan harus memberikan layanan informasi file sebagai bagian dari pelayanan publik, untuk pengaturan koordinasi untuk layanan file, layanan informasi publik pemerintah dan pelayanan publik lainnya, dan berusaha untuk memberikan pelayanan satu atap, sehingga bermanfaat bagi masyarakat. Arsip Nasional di semua tingkatan harus secara aktif melaksanakan ketat sesuai dengan Undang-Undang Arsip dan pembukaan arsip penilaian harus membuka file. Berbagai arsip (ruang) untuk melakukan hukum layanan pencarian file, meningkatkan akses, menyederhanakan penggunaan prosedur, menghilangkan penggunaan biaya, maksimal untuk memenuhi permintaan pengguna, memperluas saluran layanan, erat di sekitar komite Partai, pemerintah, dan unit lain dan unit kebutuhan massa, inisiatif untuk mengembangkan sumber daya kearsipan, dan untuk menyediakan layanan file informasi, atau rekomendasi yang diajukan oleh informasi profil relevan, mengedit dan menerbitkan pilihan file, file yang mengorganisir pameran, produksi program televisi, jaringan distribusi video, distribusi produk audiovisual, mengirim informasi file ke dan bentuk lain dari masyarakat pedesaan dan, bagi masyarakat untuk menyediakan berbagai layanan informasi file. Rahasia layanan arsip informasi yang diberikan harus benar-benar mematuhi ketentuan kerahasiaan.

    (Xi) memperkuat fungsi pelayanan. Pada melayani, baik untuk departemen dan unit layanan, dan layanan untuk massa, baik untuk pembangunan perkotaan dan pelayanan publik, tetapi juga untuk pembangunan pedesaan baru dan petani. Pada layanan, kedua unit lakukan untuk membantu membangun dan mengelola file layanan terkait, dan menggunakan file dan Pemerintah untuk memberikan informasi umum untuk semua sektor masyarakat, layanan informasi lainnya, khususnya, untuk secara aktif melibatkan kehidupan berbagai jenis file, informasi menyelesaikan tepat waktu, mengidentifikasi prioritas untuk menyediakan akses ke dukungan orang perlindungan yang lebih baik bagi hak-hak dan kepentingan sah.

    (Xii) untuk meningkatkan upaya pembangunan. Berbagai arsip (ruang) untuk memperkuat analisis informasi arsip, pengolahan, pengembangan kedalaman terpadu, menyediakan mendalam, berkualitas tinggi produk informasi arsip, dan terus-menerus menekan nilai file, dan berusaha untuk "file mati" menjadi "informasi hidup" The "arsip" menjadi "think tank" dan lebih baik bagi komite partai dan pemerintah pengambilan keputusan, referensi manajemen.

    (Xiii) untuk mempercepat digitalisasi file vektor tradisional. Semua daerah dan departemen dan unit harus arsip digital (ruang) termasuk pembangunan teknologi informasi perencanaan, pengaturan koordinasi keseluruhan dari sumber daya manusia, keuangan dan materi untuk secara efektif mempromosikan dan penggunaan jaringan penyimpanan arsip digital. Berbagai arsip (ruang) untuk giat melakukan digitalisasi file vektor tradisional, pada waktu yang tepat untuk memberikan file digital bukan penggunaan asli dari file asli telah didigitalkan di penyimpanan, dalam penggunaan umum tidak lagi tersedia. Untuk mengambil langkah-langkah untuk mencegah hilangnya proses digitalisasi informasi, kebocoran dan rahasia bocor file rahasia digital harus benar-benar mematuhi ketentuan kerahasiaan.

    (Xiv) untuk mempromosikan berbagi sumber daya. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan untuk melaksanakan penargetan sumber daya informasi file sharing komunitas, koordinasi, membuat penuh penggunaan jaringan transmisi yang ada dan platform informasi, dan secara aktif mempromosikan sumber daya perkotaan dan arsip berbagi informasi, dukungan untuk arsip (ruang) untuk menjadi semua jenis publik mengajukan jaringan informasi upload, untuk melaksanakan penggunaan jarak jauh. The nasional bagian administrasi arsip untuk membangun sebuah platform nasional untuk file yang terbuka, dan docking dengan sistem informasi publik pemerintah, berbagi sumber daya, tingkat nasional yang komprehensif secara bertahap meng-upload file dan arsip telah dibuka di semua tingkat pemerintah untuk informasi publik pada platform, dan benar-benar membangun mudah digunakan file sistem dari massa, sehingga file pelayanan publik untuk mendapatkan keuntungan massa. Untuk mendirikan sebuah informasi rahasia file suara sensor publik informasi profil rahasia meninjau publik untuk memastikan informasi profil publik tidak melibatkan rahasia negara dan privasi pribadi.

     Keempat, membangun file suara untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan dari sistem keamanan berkas

    (Xv) untuk meningkatkan keamanan dan kerahasiaan upaya penegakan hukum dan inspeksi. Membangun dan meningkatkan pertahanan udara, anti-materi, anti-teknologi keamanan sistem berkas Trinity. Di atas departemen administrasi kabupaten arsip di semua tingkatan harus bekerja sama dengan departemen terkait, sering Archives (ruang) untuk kerahasiaan keamanan penegakan hukum pemeriksaan, ditemukan tersembunyi di waktu yang tepat untuk mendorong penataan. Untuk insiden keamanan berkas terjadi, mereka akan bertanggung jawab atas kepemimpinan dan tanggung jawab. Berbagai arsip (ruang) untuk membangun dan memperbaiki dan ketat menegakkan aturan dan peraturan, sering melakukan pemeriksaan diri berkas keamanan dan kerahasiaan, untuk menemukan dan menghilangkan bahaya yang tersembunyi, pasang lubang untuk mencegah file korupsi dan hilangnya kebocoran terjadi.

    (XVI) untuk membangun sistem manajemen darurat keamanan file suara. Semua departemen dan unit untuk membentuk mekanisme koordinasi regional untuk keamanan file respon darurat dan keamanan file system manajemen darurat, pengembangan rencana kontingensi, arsip (ruang) termasuk dalam rentang kunci perlindungan, penyelamatan dan memastikan pembuangan yang tepat diberikan prioritas ketika file keamanan terganggu, untuk mengurangi kerugian seminimal mungkin.

    (Xvii) secara efektif memperbaiki kondisi pencatatan kerahasiaan. Sesuai ketat dengan norma-norma dan standar untuk mempercepat rekonstruksi atau pembangunan baru, penyimpanan catatan ekspansi, standar pencegahan bencana untuk lebih meningkatkan penyimpanan catatan keselamatan, dan penggunaan teknologi keamanan yang canggih, peralatan dan bahan-bahan untuk memperbaiki kondisi kerahasiaan dan pencatatan untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan file yang relevan.

    (Xviii) pelaksanaan heterogen penyimpanan offsite backup file penting. Tingkat di atas county arsip nasional yang komprehensif untuk partai tingkat yang sama dan organ-organ pemerintah, perusahaan, lembaga, organisasi sosial file penting (termasuk kategori berita film, televisi, foto, audio, video dan file audio dan video lainnya) untuk melaksanakan penyimpanan backup offsite, penting pelaksanaan file elektronik heterogen offsite penyimpanan backup, memastikan partai dan negara benar-benar file penting aman.

    (Xix) untuk melindungi keamanan informasi file. Menetapkan standar, untuk mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa dokumen elektronik, file elektronik pelestarian jangka panjang dan penggunaan. Buat keamanan sistem informasi manajemen file dan sistem proteksi kerahasiaan sesuai dengan peraturan negara, untuk mempromosikan tingkat sistem informasi klasifikasi keamanan arsip perlindungan dan konservasi. Lebih meningkatkan kriteria evaluasi arsip digital, pelaksanaan yang ketat dari sistem manajemen keamanan file di dokumen Internet, file pemeriksaan ketat, untuk mencegah penularan dari dokumen rahasia, file pada jaringan non-rahasia. Memperkuat sistem informasi rahasia, komputer, dan rahasia manajemen keamanan operator rahasia, menurut informasi yang melibatkan negara perlindungan rahasia sistem persyaratan penilaian untuk mencegah dokumen, file hilang selama transmisi kebocoran. Pada file rahasia, file penting media penyimpanan inspeksi dan sertifikasi untuk memastikan ketersediaan jangka panjang.

     Kelima, untuk meningkatkan dukungan bagi upaya-upaya untuk melindungi arsip

    (Dua puluh) untuk memperkuat kepemimpinan kerja arsip. Semua daerah dan departemen dan unit harus menunjuk penanggung jawab arsip, untuk memastikan file kerja ke daerah ini perencanaan pembangunan ekonomi dan sosial, departemen dan unit termasuk dalam rencana pembangunan dan rencana kerja tahunan, penilaian meliputi pemeriksaan isi pekerjaan; teratur mendengarkan arsip departemen laporan kerja, pengawasan dan pemeriksaan rutin, belajar dan bekerja dalam koordinasi untuk memecahkan masalah utama dalam file, pekerjaan file yang lancar untuk menyediakan manusia, keuangan, material dan aspek lain dari keamanan, dan mempromosikan pengembangan arsip selaras dengan pembangunan ekonomi dan sosial.

    (Xxi) file suara menyebabkan mekanisme input. Komite partai dan pemerintah di semua tingkatan harus arsip bangunan ke proyek-proyek infrastruktur, perencanaan keseluruhan, bersatu konstruksi. Sesuai dengan ketentuan yang relevan dari persiapan dan pengelolaan anggaran departemen, arsip ilmiah dan rasional menyetujui pendanaan untuk arsip (ruang) dalam koleksi arsip, perlindungan penyelamatan, keamanan, digital, manajemen modern, menyediakan pembelian akses, mengedit, display dan pameran peralatan dan pemeliharaan tingkat yang sama pendanaan dan aspek lain yang termasuk dalam anggaran. Memperkuat dukungan untuk penelitian dan file pekerjaan pendidikan. Dana proyek untuk memperkuat pengawasan dan kinerja audit file appraisal untuk memastikan mengalokasikan penggunaan ilmiah.

    (Xxii) memperkuat kader berkas. Semua daerah dan departemen dan unit harus mengajukan pelatihan kader, pertukaran, pelatihan dan penggunaan seleksi dan pengangkatan kader termasuk perencanaan terpadu, pengaturan koordinasi, penelitian dan pelatihan kader untuk file, latihan akar rumput pengujian, seperti untuk menciptakan kondisi untuk pertukaran bekerja untuk terus meningkatkan profil dari kader kualitas, departemen untuk file dengan tim kepemimpinan yang kuat, pertumbuhan kader berkas perawatan, bantuan praktis mereka memecahkan masalah praktis dan kekhawatiran, menyimpan file-file kader stabil. Gunakan sistem teoritis sosialisme dengan karakteristik Cina, pikiran file kader bersenjata dan mendorong mereka untuk bekerja keras, rela berkorban, terus maju, membangun mekanisme ilmiah yang dikutip hanya Yucai, pengenalan dan file pelatihan profesional, aktif menggunakan kader berkas untuk melaksanakan pendidikan jarak jauh melanjutkan pendidikan, biarkan file tersebut untuk menerima pelatihan profesional kader, dan berusaha untuk menciptakan, gaya kerja politik yang kuat keras, berkualitas tinggi file kader disiplin.

    (Xxiii) untuk memperkuat publisitas profil. Membuat penuh penggunaan semua jenis media berita di semua tingkat, dan penuh semangat mempromosikan arsip departemen untuk menerapkan inisiatif baru dari kebijakan partai dan negara, baru kerja file hasil untuk melayani masyarakat, untuk bergabung dengan semangat zaman arsiparis modernisasi. Sepenuhnya memanfaatkan realitas file sumber daya dan nilai sejarah, desain promosi tema, bentuk-bentuk inovatif dari propaganda, pengenalan sejumlah karakteristik berkas, pengaruh sosial, dicintai oleh massa mengajukan kualitas kerja publisitas, memberikan dukungan publik yang kuat untuk pengembangan ilmiah arsip. Memperkuat kerja arsip devisa, dan terus-menerus meningkatkan kerja arsip kami dalam pengaruh internasional.

Editor: SAAC

Sumber: http://www.saac.gov.cn/zt/2014-05/04/content_44880.htm

Mendambakan Sosok Presiden Yang Peduli Dengan Nasib Kearsipan

BERHARAP PRESIDEN YANG NANTINYA TERPILIH PERDULI DENGAN KEARSIPAN?

Sumber: http://www.kearsipanonline.com/2014/06/Mendambakan-Sosok-Presiden-Yang-Peduli-Dengan-Nasib-Kearsipan.html?spref=tw

Mendambakan Sosok Presiden Yang Peduli Dengan Nasib Kearsipan

Monday, June 16, 2014  Artikel Kearsipan  No comments

Jakarta - Indonesia saat ini sedang diramaikan dengan hiruk pikuk Pemilihan Presiden dan Wakil Presiden yang sedianya akan diselenggarakan pada 9 Juli 2014. Dua pasangan calon yang akan memperebutkan kursi Presiden dan Wakil Presiden Indonesia Tahun 2014-2019 antara lain Prabowo Subianto, Ketua Partai Gerindra bersanding dengan Hatta Rajasa, Ketua Umum PAN sedangkan lawannya adalah Joko Widodo, Gubernur DKI Jakarta non aktif dan pasangannya Jusuf Kalla mantan wakil presiden Tahun 2004-2009.

Dari dua pasangan calon yang telah disebutkan diatas, telah memaparkan berbagai visi dan misinya dari bidang perekonomian hingga urusan keseahteraan rakyat, tetapi belum ada yang secara spesifik dari kedua calon yang menyinggung mengenai perbaikan di sektor kearsipan.

Wajar kiranya insan kearsipan di Indonesia berharap akan adanya perhatian yang lebih dari pemerintah untuk perbaikan sistem kearsipan nasional. Dimulai dari sumber daya manusia yang kurang pembinaan karena minimnya dana dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan hingga pengadaan anggaran bagi sektor kearsipan baik di pusat maupun daerah yang tergolong sangat kecil.

Kalau dikupas lebih dalam, urusan kearsipan ini sebenarnya sangat potensial, sisi fleksibilitas kearsipan yang dapat masuk ke semua urusan pemerintahan menjadi nilai tambah tersendiri bagi kearsipan.

Isu sentral mengenai arsip aset yang terbengkalai tidak diurus dengan benar sehingga menimbulkan potensi hilangnya aset-aset negara yang vital, arsip kontrak karya yang hingga kini belum dapat diakuisisi oleh Arsip Nasional selaku lembaga kearsipan nasional yang bertanggung jawab mengelola memori kolektif bangsa hingga minimnya kesadaran pengelolaan arsip perbatasan negara yang berpotensi hilangnya bukti vital jika terdapat negara yang mengklaim batas wilayah negara kita.

Dari apa yang telah disebutkan diatas, apakah para calon pemimpin bangsa tersebut masih bisa menyepelekan kearsipan? Kalau bicara tentang disintegrasi bangsa, kebocoran anggaran, rendahnya pertumbuhan ekonomi dan lain sebagainya, hendaknya mereka menengok melalui kearsipannya terlebih dahulu.

Digital Depot di Negara Belanda

izin shared

Aktif Digital Arsip Depot: Arsip Negara Belanda e-Depot 

Pada tahun 2007, pemerintah Belanda dan Arsip Negara Belanda mengambil pendekatan terhadap pelestarian arsip aktif digital dan akses luas oleh perkembangan apa yang mereka sebut sebagai "e-Depot." Daripada bertindak sebagai banyak organisasi AS telah, Belanda ingin memulai semacam penyimpanan dan pusat distribusi untuk bahan arsip digital untuk memungkinkan konsumsi bahan dan akses antar departemen / kepada masyarakat umum. AS memiliki organisasi ini "catch-up" mentalitas, yang berusaha untuk mendapatkan dokumen kertas ke format digital sambil mengelola bahan digital saat ini sedang dibuat pada saat yang sama, dengan hasil bahwa kita terus mencoba untuk terjebak dengan teknologi dan volume bahan digital. The Arsip Negara Belanda telah bergeser fokusnya dari mentalitas ini menuju "realisasi depot digital yang lengkap, dimana aksesibilitas berkelanjutan arsip digital dapat dipastikan, dimana catatan arsip digital dapat lebih efektif disampaikan kepada khalayak luas, dan dimana transfer arsip digital dari departemen pemerintah ke Arsip Negara Layanan dapat dibuat lebih efisien. Depot digital akan memungkinkan Arsip Negara Layanan untuk menerima dan mengelola bahan-bahan arsip digital " (http://en.nationaalarchief.nl/information-management-and-creation-of-archives/sustainable-management-of-digital-archiva-4). 

Sebuah repositori terpusat diakses untuk semua - apakah pemerintah, warga negara, atau arsip. Sekarang yang terdengar sangat demokratis bagi saya, jauh lebih daripada keadaan saat ini sistem arsip digital AS. Banyak hal seperti ini harus dilakukan dengan jelas perbedaan antara pemerintah / masyarakat Belanda dibandingkan dan AS Namun, Presiden Obama baru-baru ini telah mengumumkan memo yang menunjukkan Presiden ingin AS untuk mengembangkan rencana pada April 2012 untuk memiliki repositori digital yang lebih terpusat yang akan dikelola oleh Arsip Nasional dan Administrasi Records (meskipun anggaran pemotongan oleh Presiden telah memotong pekerjaan atau program NARA untuk tahun mendatang). Kepala Pemerintah AS Petugas Rekor Paul Wester "kata hukum dan peraturan baru mungkin diperlukan untuk memindahkan proses menciptakan sistem catatan elektronik lebih bersatu maju" (http://www.computerworld.com/s/article/9222248/Obama_wants_feds_to_digitize_all_records). Tapi seperti Computerworld, kelompok yang melakukan wawancara dengan Wester mencatat, NARA telah resmi mengakhiri proyek 10 tahun untuk membuat repositori catatan elektronik online yang akan dapat diakses oleh semua warga negara. Heck, catatan sejarah bahkan tidak tersedia Belum melalui database terpusat, biarkan catatan saat ini saja. Jika itu diambil 10 tahun untuk sebuah proyek jatuh melalui, apa harapan di bawah pendekatan saat AS untuk manajemen catatan elektronik warga akan masa depan dan pemerintah negara ini memiliki ketika melihat kembali ke tahun 1990-an-2010-an? Kami tidak akan memiliki catatan, dan warga negara kita tidak akan memiliki akses ke catatan Konstitusi memberi mereka hak untuk karena - tidak untuk menutupi up atau isu-isu redaksi pemerintah - tetapi tidak mampu mengikuti perkembangan teknologi (sangat teknologi AS Pemerintah mempromosikan untuk arsip untuk mulai menggunakan melalui hibah dan program negara yang sedikit dana yang tersedia). Kami memiliki lebih banyak uang yang dialokasikan untuk mengembangkan teknologi baru untuk militer daripada kita lakukan untuk akses bangsa kita catatan internal, pelestarian, dan keamanan. 

Belanda Arsip Negara Digital Depot mulai beroperasi pada tahun 2010, dan sekarang bangsa memiliki sarana untuk melestarikan catatan elektronik dari titik ini ke depan, memberikan waktu Belanda untuk mengejar ketinggalan pada melestarikan catatan dalam format yang lebih tua / format elektronik usang. The National Library of The Netherlands (KB) telah bekerja sama dengan Arsip Negara dengan menyimpan publikasi ilmiah dan ilmiah bangsa di e-Depot: "Sebelah koleksi deposit nasional, e-Depot berisi arsip digital dari Belanda akademik repositori institusional, arsip web Belanda dari 2008 dan seterusnya dan arsip master proyek digitalisasi nasional "(http://www.openplanetsfoundation.org/members/national-library-netherlands). Tujuannya KB untuk koleksi mereka dalam e-Depot adalah bergerak dari 15 terabyte artikel pada tahun 2008 menjadi tahun 2013 memiliki 700 terabyte. Belanda e-Depot telah menjadi pusat penyimpanan digital untuk publikasi jurnal elektronik, dan hal ini tidak mengherankan bahwa sebagian besar penerbit jurnal ilmiah di Inggris dan Belanda telah menggunakan Arsip Negara Belanda untuk menyimpan masa lalu dunia dan penelitian ilmiah baru elektronik. 

Mengapa AS tertinggal sejauh ini dalam penghargaan mereka atas catatan manajemen digital? Mengapa Belanda bergerak begitu jauh di depan dunia ketika AS pada dasarnya mengembangkan komputer pribadi dan begitu banyak teknologi dunia dari Silicon Valley? Salah satu masalah adalah bahwa AS adalah bangsa yang relatif muda yang belum datang untuk menghargai pentingnya catatan nasional dan negara sebagai negara-negara lain yang telah menghadapi perang, pembagian wilayah, penghancuran catatan, dan isu-isu lain seperti Belanda hadapi. Antara tahun 1600-an dan Perang Dunia II, Belanda menderita besar dari konflik dan perpecahan teritorial yang membuat informasi tentang negara dan penduduknya menjadi lebih penting dalam kesadaran nasional dari US melihatnya di negeri ini. AS kehilangan banyak catatan mereka oleh kelalaian sederhana, dengan keamanan yang buruk, dan dengan kurangnya fokus pada manfaat informasi. Ironisnya, di era informasi baru, kita sekarang khawatir tentang kehilangan informasi, tetapi hanya berlaku untuk informasi digital - media informasi saat ini. AS masih memiliki penghargaan terhadap pelestarian informasi masa lalu. Bisnis AS telah menjadi kontributor terbesar untuk ini kehilangan informasi nasional sebagai merger dan tuntutan bisnis lebih besar daripada melestarikan identitas. Perusahaan dan lembaga negara mempengaruhi masyarakat begitu banyak, mempekerjakan sebagian besar warga AS, dan merupakan bagian yang besar dalam pengembangan interaksi sosial. Perusahaan-perusahaan dan lembaga catatan 'menjelaskan perkembangan ini, tapi banyak dari catatan ini hilang sekarang atau dalam keadaan rusak yang membangun kembali identitas organisasi atau budaya akan menyebabkan tidak lengkap views r pengetahuan tentang bagian tertentu dari pembangunan AS . Ini adalah rasa malu informasi yang hilang dan dianggap baik untuk menyimpan, tapi ada tidak cukup waktu untuk kembali dan mengelola semua catatan masa lalu dari perusahaan atau pemerintah. 

Saya percaya ini menjadi jenius dari sistem Belanda: mulai sekarang dalam pelestarian, tidak peduli seberapa tidak memadai karena perubahan teknologi, dan mampu tidak perlu khawatir 20 tahun dari sekarang tentang waktu yang diperlukan untuk kembali lebih digital catatan. Di AS, setelah bekerja di sebuah pusat catatan kabupaten dan arsip, masyarakat umum dan bahkan pejabat pemerintah tidak mengerti atau mengetahui informasi apa yang tersedia, bagaimana memanfaatkan itu, dari mana asalnya, atau bagaimana untuk mengaksesnya. Ini tidak sedikit baik untuk memiliki catatan didigitalkan tanpa konteks, yang adalah apa yang banyak proyek digitalisasi pemerintah lakukan sekarang: mendigitalkan koleksi ini atau lembaga, dan menyatukannya dengan catatan instansi lain '. Apa Belanda telah dilakukan adalah negara penting dari semua catatan yang dibuat dalam suatu negara - baik oleh pemerintah maupun oleh warga negara sendiri (baik peneliti, pengusaha, dll) - harus dikaitkan bersama dalam sistem yang terstruktur. Catatan-catatan ini mendefinisikan bangsa dan orang-orang dalam bangsa. Ini juga penting untuk diingat bagi AS bahwa jika repositori terpusat digital dimulai hari ini, kita tidak akan memiliki sebagai besar dari biaya untuk mencoba melestarikan dan menelan catatan dalam format lama di jalan. Meskipun kita berada dalam resesi, saya percaya pemerintah AS perlu mengambil pendekatan catatan mereka seperti pemerintah lakukan selama Depresi dengan WPA untuk melestarikan informasi sejarah, tanah, prestasi artistik, dan hal-hal lain seperti itu yang akan memberikan bangsa menderita secara finansial beberapa kebanggaan dalam dirinya sendiri dan dasar informasi untuk membangun kembali setelah masa sulit. 

Saya tidak percaya pemerintah AS akan kecepatan sampai dengan Belanda sampai dengan tahun 2020, oleh dari mana miliaran dokumen akan di format usang, dan - seperti masalah yang saya hadapi sekarang di institusi saya saat ini dengan U- kaset video yang matic yang mendokumentasikan pendekatan iklan organisasi - biaya untuk mentransfer catatan lebih lanjut di jalan sangat meningkatkan dan menjadi menantang sebagai peralatan yang hilang. Bahkan Arsip Nasional Estonia, bekas Republik Soviet pada tahun 1989, adalah di tengah-tengah menyelesaikan sebuah proyek untuk repositori arsip digital nasional mereka, mirip dengan Belanda dalam beberapa hal (http://riigi.arhiiv.ee/en/ digital-archive-pembangunan / & i = 6). Sentralisasi catatan digital deposit harus dikembangkan di Amerika Serikat (apakah terpusat pada negara atau tingkat nasional). Kedua terdekat sistem negara bagian AS yang saya ingat yang memiliki beberapa sentralisasi catatan digital mereka di Ohio (OhioLink) dan di California (Online Archive of California). Bahkan ini, meskipun, tidak dari skala sedang dicoba oleh Belanda. Jika AS tidak dapat menyetujui standar metadata dan infrastruktur segera, akan ada beberapa catatan digital untuk menggambarkan atau toko. Meskipun ada profesional informasi dan arsiparis digital bekerja pada masalah ini, ada terlalu banyak divisi dalam sistem informasi nasional untuk memungkinkan depot digital terpusat sekarang.

Standar untuk sistem manajemen arsip

Standar untuk sistem manajemen arsip

Persyaratan fungsional untuk aplikasi catatan manajemen telah dikembangkan oleh sejumlah organisasi. Berbeda dengan standar NEN-ISO 15489 untuk manajemen catatan, ini biasanya dirancang di sekitar fase tertentu dari perkembangan teknologi.

Belanda Archives Sekolah (Archiefschool) mengembangkan seperangkat persyaratan fungsional untuk informasi dan manajemen arsip dalam organisasi pemerintah. Set ini didirikan kondisi mainstream dengan yang archivies harus mematuhi dalam penyediaan layanan informasi, dengan memperhatikan hukum arsip Belanda, dan sesuai dengan standar ISO 15489-1 NEN-. Ini set persyaratan fungsional dibentuk berdasarkan spesifikasi perangkat lunak yang Archiefschool dikembangkan dalam proyek ReMANO - Manajemen Arsip Aplikasi untuk Pemerintah Belanda '. ReMANO menggunakan standar MoReq sebagai titik awal (lihat di bawah), dan struktur digunakan dengan sangat sedikit perubahan. Informasi lebih lanjut tersedia dari www.archiefschool.nl/onderzoek/publicaties/. Standar ISO 2082 NEN-on functionaliity dalam sistem manajemen arsip juga penting dalam konteks ini (Persyaratan untuk fungsi informasi dan arsip perangkat lunak manajemen).

Baik Komisi Eropa dan Departemen Pertahanan Amerika telah mengeluarkan persyaratan dan spesifikasi dengan yang sistem informasi dan manajemen informasi harus mematuhi:

MoReq - Persyaratan Model untuk pengelolaan catatan elektronik. MoReq dikembangkan atas permintaan dari Komisi Eropa. MoReq adalah spesifikasi model persyaratan untuk sistem manajemen catatan elektronik yang menggambarkan hubungan antara klasifikasi, catatan, dokumen, dan periode retensi. Hal ini berlaku untuk kedua sistem manajemen arsip digital dan hybrid (sistem yang terdiri dari baik kertas dan file digital) dan menjelaskan bagaimana sistem tersebut harus berfungsi. Selain itu, MoReq juga menjelaskan sejumlah persyaratan non-fungsional, seperti manajemen dokumen, alur kerja, pelestarian digital dan aspek-aspek terkait lainnya. MoReq kini telah diganti oleh Moreq2, update dan versi panjang dari MoReq spesifikasi asli. Informasi lebih lanjut tentang MoReq tersedia dari situs Komisi Eropa.
Departemen Pertahanan Amerika Standard DoD 5.015,2 (2002). Versi pertama (1998) telah diterjemahkan ke dalam bahasa Belanda oleh Departemen Lalu Lintas dan Pengelolaan Air. Standar berorientasi terutama di sekitar aplikasi perangkat lunak manajemen catatan elektronik.
Dirks (Merancang dan Menerapkan Sistem Pencatatan) adalah sebuah metodologi alternatif yang dibuat oleh pemerintah Australia untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi dokumenter dan implementasi aplikasi manajemen arsip.

Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan 

Dokumen Perusahaan

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. 

• Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

• Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penyerahan
2. Keterangan tentang pelaksanaan penyerahan
3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

• Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
• Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 
• Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.

Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal ini;

1. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
2. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan perusahaan yang telah dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.

 Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan
2. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan
3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang melaksanakan pemusnahan. 

Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip

Pentingnya Penyusutan Arsip

Pentingnya implementasi/pelaksanaan penyusutan arsip; perlu diketahui bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan kehidupan bangsa dan rangka meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan serta untuk menjamin bahan pertanggungjawaban nasional. 

Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara; 

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. 

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 

3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. 

Pengelolaan arsip inaktif pada lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan merupakan bagian tugas dari unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. 

Jadwal Retensi Arsip

Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaan dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional Republik Indonesia menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip. Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.  Jadwal Retensi Arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah ditetapkan dengan memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri. 

Pemindahan Arsip

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh mesing-masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. 

Pemusnahan Arsip

Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip masing-masing.

Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan Lembaga lembaga negara dan badan badan pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan. 

Untuk melakukan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip

Penyerahan Arsip 

Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut;

a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan ditingkat             Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat;

b. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga Lembaga Negara atau Badan Badan Pemerintahan di tingkat           Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. 

Penyerahan Arsip dilakukan sekurang kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip arsip yang diserahkan.  

Dokumen Perusahaan

Dokumen Perusahaan

Bahwa dalam upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang bersandikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. 

Bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan Nasional di bidang ekonomi, yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat. 

Bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan, dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat, beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan. 

Bahwa dalam ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan administratifyang memberatkan perusahaan.

Pembuatan dan penyimpana dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanan. 

Kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat diatas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik. 

DOKUMEN PERUSAHAAN

Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus- menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perseorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Indonesia. 

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis maupun di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. 

Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. 

Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. 

Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. 

Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan

Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal. 

Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan. Terdiri atas Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan dan Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan. 

  

Campur tangan politik akan membuat krisis arsiparis?

Campur tangan politik akan membuat krisis arsiparis?

Tak pelak lapangan profesi Kearsipan di negara-negara berkembang seperti Indonesia belum menerima pengakuan yang signifikan. Arsip masih dipandang rendah dan kadang-kadang dilupakan oleh publik sehingga tidak sedikit orang yang tahu dan mengerti apa arti dari catatan arsip bagi mereka yang mengerti hanya jenis terbatas atau berbentuk ijazah. Hanya berarti hanya mereka catatan masih awam arsiparis sangat berarti.

Tidak hanya di masyarakat, lembaga, organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah atau pemerintah sumber daya tidak banyak memahami arti arsip atau arsiparis ketika setiap instansi pemerintah di negeri ini harus memegang arsip.

Kebutaan adalah beban yang sama pada motivasi bagi kaum muda untuk mempublikasikan arsip arsip arsip. Karena jika lapangan prosefi arsip yang tidak dipublikasikan secara otomatis mengenali masyarakat akan semakin tidak hanya melihat bidang arsip dan catatan tidak penting,

Dalam ruang publik, lembaga, organisasi, perusahaan, dan bahkan instansi pemerintah masih sangat sedikit negara yang memiliki sumber daya manusia atau arsip profesional. Ketakutan di sini ketika semua pihak atau unsur-unsur tidak menganggap bidang ini penting kemudian akan diambil di mana dokumen-dokumen yang dimiliki oleh para pihak? mendokumentasikan apa yang akan dilakukan ke dokumen, apakah itu disimpan selamanya, jika demikian berapa banyak ruang yang akan digunakan untuk menyimpan? Bagaimana jika itu terjadi paling lambat dokumen sengketa hukum?

Tidak sedikit unsur-unsur yang tidak memiliki ahli dalam bidang kearsipan Indonesia. Tidak beberapa instansi pemerintah asing yang mempekerjakan orang untuk menangani arsip di institusi tersebut. Sebagian besar proses arsip hanya mereka yang tahu sedikit tentang arsip. Orang-orang yang menggeluti arsip kebanyakan hanya mengalami sekali atau dua kali mengikuti pelatihan, yang digunakan sebagai pengganti instansi pemerintah benar-benar memiliki kompetensi atau tidak ahli dalam bidang kearsipan. Apa yang terjadi maka mereka tidak dapat mengoptimalkan, memaksimalkan, mengembangkan sistem kearsipan di institusi tersebut. Mereka hanya menyimpannya tanpa mengetahui langkah-langkah apa yang harus diambil untuk dokumen. Ini akan mempengaruhi akses dan jasa di instansi atau lembaga.

Mengapa tidak menggunakan arsip ahli?

Kembali ke awal, pengajuan belum populer di semua kalangan. Yang terjadi di bidang kearsipan di lembaga atau instansi di Indonesia? mungkin atau ditakuti oleh para pengembang arsiparis, instansi pemerintah bahwa pemerintah ada untuk mengeksploitasi tidak populernya bidang arsip ".

misalnya;

bupati atau gubernur atau pemimpin dan lembaga atau organisasi lain percaya bidang ini tidak terlalu penting sehingga mereka jelas posisi yang akan diisi arsiparis, mereka menggantinya dengan bidang lain misalnya menambahkan sekretaris bidang profesional, apalagi bahwa adalah mungkin setiap 5 tahun pergantiaan pemerintah daerah tidak dapat bergeser atau pemecatan staf pindah bahkan karyawan yang bekerja di bidang arsiparis pindah ke tingkat yang lebih rendah, maka posisinya telah bergeser atau pindah untuk menempatkan orang-orang yang dikenal oleh bupati atau gubernur atau pemimpin dan lainnya organisasi atau lembaga tidak menganggap bidang kearsipan 

Kompetensi Profesi Arsiparis

Kompetensi Profesi Arsiparis

Posisi atau profesi adalah kompetensi pekerjaan yang menuntut. Arsiparis kompetensi dasarnya mengacu pada keterampilan atau kemampuan profesional untuk melakukan pekerjaan profesinya. Kompetensi juga memiliki kapasitas, kapabilitas, kompetensi, dan arsiparis kinerja profesional untuk mencapai tujuan yang diinginkan berdasarkan kondisi nya.

Arsiparis kompetensi dasarnya tidak hanya mengandalkan pada masalah teknis, tetapi juga terkait dengan sikap profesional dan perilaku. Sehubungan dengan kompetensi yang bersifat teknis dapat dibentuk melalui pendidikan, baik pra dan pasca pendidikan yang ada di layanan traning.

Arsiparis secara umum dituntut memiliki kompetensi dasar, yaitu; kompetensi teknis; kompetensi profesional; kompetensi pribadi; dan kompetensi sosial.

Kompetensi Teknis

Kompetensi teknis mengacu pada kemampuan untuk mengelola organisasi arsip. Arsiparis dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan teknis yang berkaitan dengan pengelolaan catatan penciptaan tahap ke tahap penyusutan. Arsiparis harus menguasai kompetensi tersebut.

Kompetensi Profesional

Kompetensi teknis mengacu pada kemampuan menguasai teori arsip secara luas dan mendalam. Kemampuan ini lebih bergantung pada aspek kognitif arsiparis profesional pembawa. Tidak terbatas pada penguasaan teori kearsipan, tetapi lebih dari itu adalah mungkin untuk mengembangkan teori-teori yang berlaku untuk pengembangan arsip arsip.

Kompetensi Kepribadian

Kompetensi terkait dengan kemampuan untuk mengendalikan kepribadian yang mantap, cerdas, bermartabat, memiliki moralitas yang tinggi, serta memiliki teladan. Kompetensi ini menekankan bagaimana sebuah arsip mampu menyelaraskan diri antara impuls yang muncul dari masing-masing individu dengan tuntutan profesinya.

Kompetensi sosial

Pada dasarnya tugas yang paling arsiparis profesional memiliki makna adalah untuk melayani masyarakat. Oleh karena itu, diperlukan kemampuan yang memungkinkan seorang ahli arsip untuk berkomunikasi dengan orang secara efektif dan efisien sementara mempromosikan norma-norma sosial sesuai dengan konteks masyarakat. Kompetensi sosial mengacu pada kemampuan arsiparis untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara efektif dan efisien dengan pengguna jasa, sesama arsiparis, serta dengan profesi lain.

Lembaga Kearsipan

Lembaga Kearsipan 

Lembaga Kearsipan terdiri dari; 

a. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai lembaga kearsipan nasional; 

b. Arsip provinsi; 

c. Lembaga kearsipan kabupaten / kota; dan 

d. Perguruan arsip. 

Lembaga Kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat yang memiliki kompetensi di bidang arsip struktural yang diperoleh melalui pendidikan formal dan / atau pendidikan dan pelatihan arsip. 

a. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional berbentuk lembaga pemerintah non-kementerian yang melaksanakan tugas-tugas di bidang arsip negara. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional wajib melaksanakan pengelolaan arsip nasional yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan individu. Dalam menjalankan kewajibannya, ANRI dapat membentuk unit dan / atau penyimpanan catatan aktif yang memiliki nilai berkelanjutan depot. Pembentukan arsip depot ditetapkan oleh ANRI Kepala setelah persetujuan tertulis dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemanfaatan aparatur negara dan reformasi birokrasi. 

    Dalam rangka melaksanakan tugas untuk meningkatkan kualitas organisasi arsip, perilaku ANRI penelitian dan pengembangan serta memberikan pendidikan dan pelatihan arsip. 

           -------------------------------------------------- ----------------------------------------------- 

b. Pemerintah provinsi harus menetapkan lembaga kearsipan provinsi yang melaksanakan tugas-tugas di bidang kearsipan administrasi pemerintah provinsi. Lembaga kearsipan Provinsi wajib menerapkan manajemen arsip skala besar provinsi yang diterima unit kerja dan administrasi pemerintah provinsi provinsi, kabupaten dan / atau kota, perusahaan, organisasi politik, organisasi sosial, dan individu. Lembaga kearsipan provinsi memiliki tugas; 

          Pengelolaan catatan aktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari satuan kerja Profinsi dan administrasi pemerintahan provinsi; dan 

         Pengembangan pencipta catatan arsip dalam lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten / kota. 

          * Pembentukan lembaga kearsipan provinsi dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 

         --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

c. Pemerintah kabupaten / kota harus menetapkan arsip kabupaten / kota tugas administrasi di bidang kabupaten administrasi arsip / kota. Lembaga kearsipan kabupaten / kota harus menerapkan skala besar kabupaten manajemen arsip / kota yang diterima dari unit kerja kabupaten / kota dan pemerintahan daerah kabupaten / kota, desa atau yang disebut dengan nama apapun yang serupa, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan individu. Archives kabupaten / kota memiliki tugas; 

           Pengelolaan catatan aktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari unit kerja kabupaten / kota dan penyelenggara pemerintahanan kabupaten / kota. 

           Pengembangan pencipta catatan arsip di kabupaten / kota. 

* Pembentukan lembaga arsip kabupaten / kota dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 

 -------------------------------------------------- -------------------------------------------- 

d. Perguruan Tinggi Negeri yang diperlukan untuk membentuk arsip perguruan tinggi dalam bentuk universitas unit organisasi yang melakukan tugas-tugas administrasi dalam arsip perguruan tinggi. 

Lembaga kearsipan harus melaksanakan perguruan tinggi negeri unit pengelolaan arsip yang diterima dari rektor, dosen, civitas akademika, dan unit lain di perguruan tinggi negeri. 

Arsip universitas negeri memiliki tugas; 

                Pengelolaan catatan aktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari unit pada rektor, dosen, civitas akademika, dan unit lain di perguruan tinggi negeri. 

                              Coaching dalam komunitas lingkungan perguruan arsip yang bersangkutan. 

* Pembentukan struktur organisasi, fungsi, dan tugas arsip perguruan tinggi dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

Arsip Bisnis

Pentingnya arsip Bisnis dalam siklus hidup perusahaan sangat penting mengingat nilai arsip bisnis. Arsip adalah track record bisnis untuk sejarah perusahaan, semakin besar perusahaan lebih catatan yang akan dibuat di perusahaan. Jika terjadi kesalahan manajemen dan pengolahan usaha arsip itu akan berakibat fatal dan akan ada banyak pecundang yang baik dari sudut perusahaan, pencipta arsip, arsip memiliki akses, pelanggan dan perusahaan orang lain. Pentingnya Archive bisnis untuk arsip mengandung nilai sejarah, informasi, keuangan, ekonomi, hukum dan lain-lain. Mengingat pentingnya bisnis dalam Archives pemeliharaan dan perlindungan harus profesional dalam rangka untuk menghindari kerusakan fisik atau kebocoran isi arsip informasi dalam Arsip Bisnis. Semakin baik pengolahan, manajemen dan perlindungan catatan bisnis perusahaan, maka akan semakin banyak pelanggan serta kerja sama dari perusahaan lain akan datang ke perusahaan. Perusahaan harus mampu mengatur catatan bisnis

ARSIP BISNIS

Apa catatan bisnis?
- Sebuah aset unik yang memiliki setiap perusahaan
- Arsip menangkap pengetahuan bisnis dan pengalaman untuk bekerja bagi perusahaan
- Arsip Bisnis berupa dokumen, film, foto, kesaksian, iklan, arsip elektronik
- Arsip diciptakan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari bisnis dan perusahaan merupakan bagian integral dari perusahaan

Mengapa perusahaan harus mengelola arsip?
- Sekitar 20% dari FTSE 100 perusahaan dan banyak perusahaan swasta mempekerjakan arsiparis profesional untuk aktif mengeksploitasi catatan bisnis mereka.

Pertumbuhan
- Arsip dapat digunakan dalam hubungan pemasaran dan pelanggan untuk meningkatkan pengetahuan dan kesadaran merek.
- Arsip nilai komersial langsung sebagai sumber inovasi produk baru.
- Arsip menyimpan ide-ide yang dapat dipulihkan dan dikemas untuk pasar saat ini dengan menyediakan produk otentikasi; klasik, retro, dan gaya vintage.

Diferensiasi
- Setiap perusahaan adalah unik - memiliki cerita tersendiri tentang prestasi, budaya perusahaan, reputasi, produk, dan Sumber Daya Manusia

Perlindungan
- Arsip merupakan memori dari bisnis, bukti pengetahuan dan kegiatan komersial
- Rekaman dapat memberikan bukti terhadap litigasi korporasi, pelanggaran merek dagang, atau serangan terhadap reputasi
- Arsip merupakan sumber informasi yang penting manajemen
Arsip sebagai perusahaan memori dapat menunjukkan kualitas dan kuantitas karyawan, perubahan, situasi politik dan ekonomi, perubahan teknologi dan organisasi, pertumbuhan dan resesi.

Manajemen Bisnis Rekaman
- Banyak organisasi bisnis telah mempertahankan catatan perusahaan dan arsip informasi selama bertahun-tahun
- Pengelolaan catatan bisnis adalah proses bisnis yang benar mencakup seluruh organisasi untuk memfasilitasi tiga tujuan;
- Untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan isu-isu tata kelola perusahaan
- Memungkinkan efisiensi penggunaan aset perusahaan
- Membangkitkan nilai melalui penggunaan kembali aset informasi

Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pentingnya arsip dinamis dalam hidup dan organisasi masyarakat sangat penting mengingat nilai ke Arsip Dinamis. Jika terjadi kesalahan pengelolaan dan pengolahan catatan itu akan berakibat fatal dan akan ada banyak pecundang yang baik dari pencipta arsip, orang yang berhak mengakses arsip, atau lembaga / organisasi. Pentingnya Dinamis Arsip untuk arsip berisi informasi dari nilai, keuangan, ekonomi, hukum dan lain-lain. Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam pemeliharaannya harus profesional untuk menghindari kerusakan fisik atau kebocoran isi arsip informasi dalam Arsip Dinamis.

Arsip Pemeliharaan Dinamis

Catatan perawatan dilakukan untuk menjaga auntetik, integritas, keamanan, dan catatan keselamatan. Catatan pemeliharaan meliputi pemeliharaan catatan penting, arsip aktif dan catatan aktif yang termasuk dalam kategori arsip publik dan rekamannya dipelihara. Pemeliharaan catatan dilakukan melalui kegiatan;
- Pengajuan
- Mengelola aktif arsip
- Penyimpanan arsip; dan
- Selama arsip media yang
Catatan pemeliharaan merupakan tanggung jawab pimpinan unit pengolahan. Catatan aktif kegiatan pemeliharaan dilakukan melalui pengajuan dan penyimpanan. Pengajuan dilakukan untuk catatan yang dibuat dan diterima. Pengajuan catatan arsip aktif dipegang oleh klasifikasi. Menghasilkan pengajuan yang terorganisasi dengan baik arsip aktif secara fisik dan informasi arsip serta perumusan daftar arsip aktif. Daftar arsip aktif terdiri dari daftar file dan isi file. Daftar berkas harus mengandung setidaknya; (Unit Pengolahan, nomor file, kode klasifikasi, deskripsi informasi file, periode, jumlah, dan deskripsi).
Daftar isi dari file minimal; (Jumlah file, arsip nomor item, kode klasifikasi, informasi deskripsi berkas, tanggal, jumlah, dan deskripsi).
Unit pengolahan untuk menyerahkan daftar aktif Unit arsip arsip selambat-lambatnya 6 bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
Catatan aktif pemeliharaan merupakan tanggung jawab kepala unit kearsipan. Pemeliharaan catatan aktif diciptakan melalui penataan dan penyimpanan

depresiasi ARSIP DI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

depresiasi ARSIP

 DI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

Terletak di "TRANSPORTASI MENTERI REPUBLIK INDONESIA", No PM.94 Tahun 2013. Kebutuhan dilakukan penyusutan arsip secara berkala di lingkungan Departemen Perhubungan catatan manajemen untuk realisasi yang efektif dan efisien di Kementerian Perhubungan.

Apakah Archive tujuan Penyusutan

- Mengontrol penambahan catatan dan menjamin keamanan dan integritas berharga arsip permanen / tetap sebagai barang bukti akuntabilitas nasional.

- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi arsip sebagai bahan dalam pembuatan kebijakan di lingkungan Departemen Perhubungan;

Sumur-Aktif dan Tidak aktif Rekaman di lingkungan Departemen Perhubungan;

- Memperkuat dan meningkatkan kinerja sistem dalam pengelolaan Satuan Archives Arsip terecana aktif dan secara teratur serta yang sedang berlangsung di Kementerian Perhubungan, untuk mewujudkan efisiensi waktu, ruang penyimpanan, daya, dan biaya dalam hal pencatatan.

Dalam pelaksanaan kegiatan Arsip Penyusutan Kementerian Perhubungan meliputi;

a. Pindah Rekaman aktif dari Processing Unit Kearsipan ke Unit.

b. Catatan yang tidak merusak nilai dalam rangka; dan

c. Kirim Arsip Arsip Satuan Static oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip Resources,

terdiri dari;

a. Unit Filing

b. Processing Unit

c. Filing Sumber Daya Manusia; dan

d. Arsip Manajemen Infrastruktur.

Penyusutan Prosedur Arsip

a. Transfer ke Unit Kearsipan Arsip Nonaktif.

    - Catatan yang telah memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan undang-undang adalah kegiatan perpindahan of Records Satuan Aktif Kerja (Central file) ke Arsip Central (Record Center).

    - Penghapusan Kondisi Arsip aktif menggunakan format; Daftar Arsip Arsip untuk dipindahkan.

    - Arsip Pemindahan Kegiatan aktif Rekor Satuan disertai Daftar Arsip dipindahkan dan dituangkan dalam Berita Acara Pengalihan Records.

  Prosedur transfer Arsip Aktif

  A. Pemeriksaan of Records

       Pemeriksaan ini dilakukan pada daftar Archives dipindahkan, dan arsip untuk menentukan apakah catatan harus ditransfer sudah memasuki masa aktif Catatan Jadwal Retensi berbasis.

 B. transfer of Records

     Hasil diuraikan dalam laporan catatan inspeksi inspeksi yang kemudian menjadi dasar pembuatan Berita Acara (BA) transfer of Records dilakukan dengan memperhatikan keamanan informasi dan catatan fisik arsip, baik dalam perjalanan atau dalam proses pengajuan proses pengajuan.

Arsip C. Arrangement

       Arsip aktif yang telah dipindahkan dari unit k Arsip Processing Unit diselenggarakan dan dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan, dan Arsip dipindahkan dari unit ke unit Pengolahan Arsip harus diatur dan dikelola sesuai dengan daftar terlampir dalam Berita Acara Arsip (BA) transfer catatan sehingga arsip dapat dirujuk kembali baik oleh unit atau oleh Processing Unit Kearsipan.

D. Membuat Menit

       Arsip Pemindahan adalah transfer wewenang dan tanggung jawab dari Processing Unit Kearsipan ke Unit, dan sebagai bukti perpindahan dalam bentuk yang ditetapkan Arsip Arsip Berita Acara Pemindahan.

E. Pelaksanaan transfer of Records

         Arsip Pemindahan dilakukan sesuai dengan kondisi dan dengan memperhatikan bentuk organisasi serta arsip media agar tidak menyebabkan kerusakan pada arsip baik secara fisik maupun dalam hal informasi.

b. Pemusnahan Arsip sesuai dengan prosedur dan ketentuan.

- Penghancuran of Records sesuai dengan prosedur dan ketentuan perundang-undangan Arsip Penyusutan pemusnahan arsip adalah kegiatan yang dilakukan dengan menghancurkan dan meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.

- Penghancuran Arsip Agenda Arsip Daftar usulan harus disertai Hancur-balik di menit Annihilation.

- Penghancuran Acara Komite Penasehat Arsip harus didasarkan pada ketentuan Penilai Records sebagai persetujuan penghancuran usulan catatan dan meminta pertimbangan untuk beberapa file yang perlu diperhatikan agar tidak dihancurkan dengan alasan memiliki nilai sekunder,

Penghancuran Prosedur Rekaman

a. Pemeriksaan catatan

          Pemeriksaan dilakukan untuk menentukan apakah arsip harus dihancurkan periode rak-benar habis atau tidak ada nilai titik dengan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b. Arsip Pendaftaran

           Arsip yang telah diperiksa, harus dilakukan dengan diusulkan binasa Daftar Arsip proposal Hancur.

c. Pembentukan Komite Rekaman Destruction

           Penghancuran Komite Rekaman terbentuk jika arsip akan menghancurkan masa retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih. yang terdiri dari Unit Pengolahan, Arsip Unit dan Control Unit Bagian dan UU Ketenagakerjaan.

             Penghancuran Records untuk memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun yang dilakukan oleh Archives Unit dan Komite Rekaman Destruction perlu dibentuk.

d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Archives

             Penilaian Arsip Arsip usulan pemusnahan untuk mendasarkan pelaksanaan ditentukan oleh Keputusan Menteri Perhubungan.

e. Membuat Menit

             Masing-masing harus dilengkapi dengan Destruction Arsip Arsip Daftar usulan Hancur dan tertuang dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip Arsip berfungsi sebagai pengganti untuk dihancurkan,

f. Pelaksanaan Destruction Archives

             Informasi Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat diimplementasikan dengan cara dibakar, rusak dan / atau bubur yang dibuat pada prinsip fisik dan informasi arsip tidak dapat diakui mencakup hasil atas arsip media, dan pemusnahan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan unit mereka tetapi harus mesing masih belum diketahui dan disetujui oleh arsip Unit I.

g. Rekaman yang dibuat oleh kegiatan penghancuran catatan, diperlukan sebagai Vital Records dan Arsip menghancurkan Pengganti

c. Penyampaian kepada Arsip Nasional Rekaman Static Republik Indonesia.

Prosedur

- Memeriksa dan meneliti Rekaman berakhir rak dan jadwal retensi catatan informasi permanen (JRA) dan masih memiliki nilai guna untuk tujuan akuntabilitas

- Pengelompokan Rekor yang telah dipelajari berdasarkan jenis / seri Arsip;

- Mencatat seri tipe / Arsip yang akan diserahkan dalam Daftar Archives;

- Menambahkan Records untuk bos dan diberi label sesuai dengan isi kotak

- Rekor untuk disampaikan kepada ANRI, berkonsultasi dengan ANRI

- Penyampaian of Records dipegang oleh Keputusan Menteri Perhubungan atau pejabat lain yang ditunjuk dengan menciptakan statis Arsip Berita Acara Penyerahan dan disertai dengan daftar arsip statis yang akan diserahkan kepada masing-masing ANRI dibuat dalam 2 (dua) yang dimaksudkan untuk menduplikasi pertama Instance Pencipta; dan dalam 2 ditujukan ANRI.

- Arsip diciptakan dari Arsip kegiatan Submission, diperlukan sebagai Vital Rekaman

Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi ini dilakukan melalui arsip verifikasi langsung maupun tidak langsung. Akuisisi ini merupakan tanggung jawab dari kepala arsip arsip. Jika verifikasi tidak ada catatan yang memenuhi kriteria sebagai arsip statis, kepala hak untuk menolak arsip arsip yang akan disampaikan.

Prosedur akuisisi arsip

a. Pemantauan catatan fisik dan daftar arsip

b. Verifikasi daftar arsip oleh lembaga kearsipan

c. Menentukan status arsip oleh lembaga kearsipan

d. Persetujuan untuk menyerahkan oleh pencipta arsip

e. Penentuan catatan arsip yang diserahkan oleh pencipta kepemimpinan

f. Pelaksanaan serah terima arsip arsip pemimpin pencipta pleh kepala disertai dengan lembaga kearsipan dan acara daftar arsip berita yang disampaikan

Pelaksanaan akuisisi wajib arsip yang tercantum dalam laporan dan daftar resmi arsip. Penerimaan arsip ditandatangani oleh kepala arsip dan catatan pencipta pemimpin, individu, atau pihak yang mewakili. Penerimaan setidaknya arsip; (Waktu Handover, tempat, jumlah record, tanggung jawab dan kewajiban para pihak, tanda tangan para pihak).

Daftar yang disusun oleh pencipta catatan arsip yang mengandung setidaknya; (Pencipta arsip, nomor file, kode klasifikasi, deskripsi informasi arsip, jangka waktu, jumlah record, informasi).

Dalam pelaksanaan akuisisi arsip, lembaga kearsipan harus membuat daftar Arsip Pencarian arsip yang belum diserahkan oleh pencipta arsip. Daftar Arsip Pencarian arsip diumumkan oleh masyarakat baik melalui media cetak atau media elektronik yurisdiksi yang tepat.

Daftar Pencarian Arsip berisi setidaknya; (Pencipta arsip, nomor file, kode klasifikasi, deskripsi informasi arsip, jangka waktu, jumlah record, informasi).

Dalam rangka untuk menyelamatkan arsip, pemerintah dapat memberikan imbalan atau manfaat bagi masyarakat. Penghargaan ini diberikan kepada orang-orang yang membiarkan mereka tahu di mana dan atau menyerahkan arsip yang termasuk dalam Daftar Pencarian Arsip arsip. Hadiah yang diberikan kepada orang-orang yang menyerahkan arsip yang dimiliki atau dikendalikan oleh arsip implementasi yang dapat dilakukan dengan negosiasi. Penghargaan atau reward yang ditetapkan oleh pimpinan negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri atau lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Ketentuan lebih lanjut mengenai kriteria penghargaan atau imbalan arsip diatur oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Disposal Of Record

Disposal Of Record

Disposal records vital role in the institution, company or organization, disposal of records must be made in order to achieve the purpose of the efficiency and effectiveness of the use of storage space as well as the record. Disposal of records can be done in various stages or various ways to follow from any company, institution, or organization. In the disposal of records in supporting equipment needed to destroy records. Culling the record is done in a way that is easy and inexpensive to make it more effective. Culling record must eliminate or physically damage the contents of records and information in the record.

The last step in the life cycle of a record is its disposal. A variety of methods may be used to the destroy records. These range from simply crhusing records and throwing them into a wastebasket to the use complex, expensive machines. Some methods which could be used include; 

a. Burning

b. Macerating

c. Shredding

d. Chemically Treating 

e. Burying

Firm may elect to purchase equipment to dertroy record or use the service of a commersial records disposal firm. Records that contain confidential content should be carefully disposed of by a method that insures they are completely destroyed. For these records, an organization may choose to use a "Records Disposal" form showing when, where, and how records have been disposed of. However, for most records, documentationis not necessary and such control need not be used.

Disposal of records should occur in a timely fashion which can be easily determined according to retention schedules. Records may be batched or stored for a short time prior to destruction rather than having singel documents disposed of on a perpectual basis. However care should be taken to insure that records do not accumulate beyond control or present a safety or security problem for the organitation.