depresiasi ARSIP
DI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
Terletak di "TRANSPORTASI MENTERI REPUBLIK INDONESIA", No PM.94 Tahun 2013. Kebutuhan dilakukan penyusutan arsip secara berkala di lingkungan Departemen Perhubungan catatan manajemen untuk realisasi yang efektif dan efisien di Kementerian Perhubungan.
Apakah Archive tujuan Penyusutan
- Mengontrol penambahan catatan dan menjamin keamanan dan integritas berharga arsip permanen / tetap sebagai barang bukti akuntabilitas nasional.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi arsip sebagai bahan dalam pembuatan kebijakan di lingkungan Departemen Perhubungan;
Sumur-Aktif dan Tidak aktif Rekaman di lingkungan Departemen Perhubungan;
- Memperkuat dan meningkatkan kinerja sistem dalam pengelolaan Satuan Archives Arsip terecana aktif dan secara teratur serta yang sedang berlangsung di Kementerian Perhubungan, untuk mewujudkan efisiensi waktu, ruang penyimpanan, daya, dan biaya dalam hal pencatatan.
Dalam pelaksanaan kegiatan Arsip Penyusutan Kementerian Perhubungan meliputi;
a. Pindah Rekaman aktif dari Processing Unit Kearsipan ke Unit.
b. Catatan yang tidak merusak nilai dalam rangka; dan
c. Kirim Arsip Arsip Satuan Static oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Resources,
terdiri dari;
a. Unit Filing
b. Processing Unit
c. Filing Sumber Daya Manusia; dan
d. Arsip Manajemen Infrastruktur.
Penyusutan Prosedur Arsip
a. Transfer ke Unit Kearsipan Arsip Nonaktif.
- Catatan yang telah memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan undang-undang adalah kegiatan perpindahan of Records Satuan Aktif Kerja (Central file) ke Arsip Central (Record Center).
- Penghapusan Kondisi Arsip aktif menggunakan format; Daftar Arsip Arsip untuk dipindahkan.
- Arsip Pemindahan Kegiatan aktif Rekor Satuan disertai Daftar Arsip dipindahkan dan dituangkan dalam Berita Acara Pengalihan Records.
Prosedur transfer Arsip Aktif
A. Pemeriksaan of Records
Pemeriksaan ini dilakukan pada daftar Archives dipindahkan, dan arsip untuk menentukan apakah catatan harus ditransfer sudah memasuki masa aktif Catatan Jadwal Retensi berbasis.
B. transfer of Records
Hasil diuraikan dalam laporan catatan inspeksi inspeksi yang kemudian menjadi dasar pembuatan Berita Acara (BA) transfer of Records dilakukan dengan memperhatikan keamanan informasi dan catatan fisik arsip, baik dalam perjalanan atau dalam proses pengajuan proses pengajuan.
Arsip C. Arrangement
Arsip aktif yang telah dipindahkan dari unit k Arsip Processing Unit diselenggarakan dan dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan, dan Arsip dipindahkan dari unit ke unit Pengolahan Arsip harus diatur dan dikelola sesuai dengan daftar terlampir dalam Berita Acara Arsip (BA) transfer catatan sehingga arsip dapat dirujuk kembali baik oleh unit atau oleh Processing Unit Kearsipan.
D. Membuat Menit
Arsip Pemindahan adalah transfer wewenang dan tanggung jawab dari Processing Unit Kearsipan ke Unit, dan sebagai bukti perpindahan dalam bentuk yang ditetapkan Arsip Arsip Berita Acara Pemindahan.
E. Pelaksanaan transfer of Records
Arsip Pemindahan dilakukan sesuai dengan kondisi dan dengan memperhatikan bentuk organisasi serta arsip media agar tidak menyebabkan kerusakan pada arsip baik secara fisik maupun dalam hal informasi.
b. Pemusnahan Arsip sesuai dengan prosedur dan ketentuan.
- Penghancuran of Records sesuai dengan prosedur dan ketentuan perundang-undangan Arsip Penyusutan pemusnahan arsip adalah kegiatan yang dilakukan dengan menghancurkan dan meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
- Penghancuran Arsip Agenda Arsip Daftar usulan harus disertai Hancur-balik di menit Annihilation.
- Penghancuran Acara Komite Penasehat Arsip harus didasarkan pada ketentuan Penilai Records sebagai persetujuan penghancuran usulan catatan dan meminta pertimbangan untuk beberapa file yang perlu diperhatikan agar tidak dihancurkan dengan alasan memiliki nilai sekunder,
Penghancuran Prosedur Rekaman
a. Pemeriksaan catatan
Pemeriksaan dilakukan untuk menentukan apakah arsip harus dihancurkan periode rak-benar habis atau tidak ada nilai titik dengan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b. Arsip Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa, harus dilakukan dengan diusulkan binasa Daftar Arsip proposal Hancur.
c. Pembentukan Komite Rekaman Destruction
Penghancuran Komite Rekaman terbentuk jika arsip akan menghancurkan masa retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih. yang terdiri dari Unit Pengolahan, Arsip Unit dan Control Unit Bagian dan UU Ketenagakerjaan.
Penghancuran Records untuk memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun yang dilakukan oleh Archives Unit dan Komite Rekaman Destruction perlu dibentuk.
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Archives
Penilaian Arsip Arsip usulan pemusnahan untuk mendasarkan pelaksanaan ditentukan oleh Keputusan Menteri Perhubungan.
e. Membuat Menit
Masing-masing harus dilengkapi dengan Destruction Arsip Arsip Daftar usulan Hancur dan tertuang dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip Arsip berfungsi sebagai pengganti untuk dihancurkan,
f. Pelaksanaan Destruction Archives
Informasi Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat diimplementasikan dengan cara dibakar, rusak dan / atau bubur yang dibuat pada prinsip fisik dan informasi arsip tidak dapat diakui mencakup hasil atas arsip media, dan pemusnahan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan unit mereka tetapi harus mesing masih belum diketahui dan disetujui oleh arsip Unit I.
g. Rekaman yang dibuat oleh kegiatan penghancuran catatan, diperlukan sebagai Vital Records dan Arsip menghancurkan Pengganti
c. Penyampaian kepada Arsip Nasional Rekaman Static Republik Indonesia.
Prosedur
- Memeriksa dan meneliti Rekaman berakhir rak dan jadwal retensi catatan informasi permanen (JRA) dan masih memiliki nilai guna untuk tujuan akuntabilitas
- Pengelompokan Rekor yang telah dipelajari berdasarkan jenis / seri Arsip;
- Mencatat seri tipe / Arsip yang akan diserahkan dalam Daftar Archives;
- Menambahkan Records untuk bos dan diberi label sesuai dengan isi kotak
- Rekor untuk disampaikan kepada ANRI, berkonsultasi dengan ANRI
- Penyampaian of Records dipegang oleh Keputusan Menteri Perhubungan atau pejabat lain yang ditunjuk dengan menciptakan statis Arsip Berita Acara Penyerahan dan disertai dengan daftar arsip statis yang akan diserahkan kepada masing-masing ANRI dibuat dalam 2 (dua) yang dimaksudkan untuk menduplikasi pertama Instance Pencipta; dan dalam 2 ditujukan ANRI.
- Arsip diciptakan dari Arsip kegiatan Submission, diperlukan sebagai Vital Rekaman
No comments:
Post a Comment