Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan 

Dokumen Perusahaan

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. 

• Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

• Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penyerahan
2. Keterangan tentang pelaksanaan penyerahan
3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

• Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
• Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 
• Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.

Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal ini;

1. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
2. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan perusahaan yang telah dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.

 Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan
2. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan
3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang melaksanakan pemusnahan. 

Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.